Ответ неверный! Развенчиваем мифы о СЭД для среднего и малого бизнеса

СЭД — это всего лишь цифровизация канцелярии

В основе этого мифа — неверное представление о системе электронного документооборота. Многие под этим подразумевают обработку и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции в электронной почте компании. На самом деле СЭД — это информационная система, которая позволяет работать с электронным документом в самых разных бизнес-процессах: создавать, отправлять, получать, редактировать его совместно с коллегами, направлять контрагентам или в контролирующие органы. То есть, это среда, в которой проходит жизненный цикл документа.

А потому СЭД полезна не только канцелярии. Например, благодаря системе электронного документооборота Directum Lite можно:

• навести порядок в переписке и внутренних нормативных документах, оформить поручения и задачи с четким сроком и прозрачно контролировать их выполнение;
• удобно работать с договорами и счетами на оплату, согласовывать их по маршрутам и заверять электронной подписью, не покидая своего рабочего места, даже если согласующие и подписанты находятся в разных зданиях и даже городах;
• организовывать совещания, повышать эффективность деловых встреч, создавать повестки и протоколы по готовым шаблонам и отправлять поручения исполнителям;
• хранить документы в цифровом архиве с понятной системой папок и быстрым поиском, при этом не тратить бюджет на содержание помещений для бумажного архива и экономить время на подготовке документов к различным проверкам;
• планировать проекты на диаграмме Ганта, контролировать загрузку сотрудников и этапы работ на Agile-досках, фиксировать накопленный опыт и технологии компании в Базе знаний.

СЭД сложна для рядовых пользователей

Это не так. Разработчики ПО стремятся дать пользователям систему, которую сможет освоить любой сотрудник компании. Поэтому у СЭД максимально простой и интуитивно понятный интерфейс (внешний вид): удобно расположенные кнопки, их читабельность на мобильном устройстве, возможность совершать много действий в одном окне без дополнительных переключений.

Кроме того, многие разработчики сами обучают своих клиентов работе с системой.

Алина Рожина

руководитель проектов развития бизнеса Directum

В нашем учебном центре мы обучаем ведущих пользователей и администраторов по разработанным компанией курсам, проводим семинары для руководства заказчика, даем рекомендации, основанные на нашем опыте и опыте наших клиентов.
Перед началом опытной эксплуатации — обучаем и рядовых пользователей. Дальше осваивать технологию помогает уже сама система, у нас она насыщена различными вспомогательными материалами, обширной справкой, инструкциями в задачах и мастерах действий, объясняющими роликами.

СЭД нужна только крупному бизнесу

Если в компании трудятся 15 человек, которые занимают 3 соседних кабинета, то, конечно, проще организовать регистрацию и учет входящих-исходящих документов в Excel, отправлять их по нужному маршруту через Outlook, и согласовывать, например, договоры, просто сев за один стол.

Но даже если в небольшой компании нет сложных процессов и необходимости обрабатывать более 100 документов в день, СЭД все равно полезна: она в разы ускоряет поиск нужных файлов, помогает избегать ошибок благодаря шаблонам и экономит время сотрудников, избавляя их от рутинной работы. Кроме того, вся рабочая информация хранится не на разрозненных компьютерах, а в одной системе.

И еще момент: почти все компании планируют со временем расти и расширяться, у них будет больше процессов, увеличится документооборот. Для эффективной работы понадобится цифровизация, которую проще начать на этапе становления организации: так проще обучить сотрудников и выстроить работу в системе.

СЭД долго и дорого внедрять

Действительно, если у клиента много пожеланий к СЭД, которые требуют модификации системы, получится долго и дорого. Но такой подход, как показывает практика внедрения, оправдан, если требуется перевести в цифру много процессов большой компании со штатом от 500 и до нескольких десятков тысяч сотрудников. Если же речь о среднем и малом бизнесе, автоматизацию лучше начинать с «коробки» — в большинстве систем в базовую функциональность заложено почти все, что организации может потребоваться на начальном этапе цифровой оптимизации.

Алина Рожина

руководитель проектов развития бизнеса Directum

Например, Directum Lite — это система с обширным набором базовых функций и ее можно внедрить без рисков увеличения стоимости и сроков проекта. Экономия времени начинается еще на этапе сбора требований к СЭД, потому что все аспекты четко прописаны в типовом техническом задании. А внедрение по типовому ТЗ — это защита от ненужных на этом этапе доработок и перерасхода финансов. Дополнительные можно оставить на следующий этап цифровизации, когда пользователи уже уверенно работают в системе, а у компании появились новые процессы.

СЭД не подходит для официального документооборота

Увы, но многие до сих пор считают, что юридически значимые документы — это те, где стоит ручная подпись ответственного, заверенная круглой печатью организации. А электронный документооборот, якобы, подходит только для обмена несущественной информацией. Это не так!

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», документы можно заверить тремя видами ЭП:

1. Простая электронная подпись. «Поставить» ее можно с помощью кодов и паролей, которые приходят в СМС или любом другом сообщении.
2. Усиленная неквалифицированная ЭП.Её получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи. УНЭП подтверждает, что документ подписал имеющий на это права пользователь, и защищает информацию от изменений после подписания.
3. Усиленная квалифицированная ЭП.Соответствует всем признакам неквалифицированной, но для создания и проверки ЭП используются средства криптозащиты, которые сертифицированы ФСБ РФ.

Этот же закон устанавливает, что подписанные электронной подписью документы можно применять в любых правоотношениях. Исключение — ситуации, когда правовые отношения могут фиксироваться только на бумажном носителе.