Как интернет-магазину усовершенствовать бизнес-процессы, не совершая революций?

Ранее мы уже описывали пользу и выгоды, которые получают ритейлеры, переходя на электронный документооборот со своими поставщиками и контрагентами. В этой статье мы уделим внимание отдельной группе ритейлеров – интернет-магазинам. В особенности тем из них, кто еще не использует услуги Операторов ЭДО и продолжает обмениваться с поставщиками бумажными документами.

Существует досужее мнение, что с внедрением ЭДО интернет-магазинам приходится ломать устоявшиеся бизнес-процессы – перекраивать работу с поставщиками, складом, клиентами… Это не совсем так. Имея за плечами определенный опыт работы с интернет-магазинами, у нас было время изучить характерные для e-commerce процессы и найти такие пути их автоматизации, которые бы не ломали годами складывающиеся процессы, а только улучшали их.

Процессы интернет-магазина сквозь призму ЭДО

Процессы, о которых пойдет речь далее, прекрасно знакомы всем, кто имеет отношение к e-commerce. Давайте посмотрим на них сквозь призму ЭДО, и вы увидите, что повысить эффективность бизнеса можно и не совершая революций.

Рассмотрим, как происходит обмен между интернет-магазином и его поставщиком.

Этап №1. Отправка документов на поставку

Документы генерирует поставщик. Основу трафика составляют: товарная накладная ТОРГ-12, акт об установленном расхождении ТОРГ-2, счет-фактура. Поставщик формирует пакет документов – ТОРГ-12 и счет-фактуру. При этом доставка документов в адрес покупателя может осуществляться двумя способами:

1.   Отправка бумажных документов вместе с товаром. Срок доставки может исчисляться неделями.

2.   Отправка электронных документов с помощью сервиса обмена юридически значимыми электронными документами. Срок доставки – мгновенный.

Первый способ встречается чаще. Однако он сопряжен с рядом неудобств.

Поставщик, отгрузивший товар и отправивший документы на бумаге вместе с водителем-экспедитором, в первую очередь, сталкивается с необходимостью ожидания денег от покупателя. По сути, пока поставщик не получит на руки подписанных документов о приемке, это будет означать, что товары еще не приняты покупателем, следовательно, и не оплачены. В бухучете даже существует понятие «товары в пути». Поставщику между тем нужны средства, чтобы закупить сырье или следующую партию товаров, выплатить налоги, перечислить зарплату работникам. Тем не менее, он вынужден ждать, когда бумажные документы по поставке дойдут до интернет-магазина, и тот произведет оплату. Ситуация усугубляется еще и тем, что в течение всего того времени, пока бумага будет «ходить» между поставщиком и покупателем, может вырасти курс денежной валюты, или произойдет другой форс-мажор.

Рано или поздно, но документы на поставку товара доходят до покупателя (интернет-магазина), и тот приступает к приемке.

Этап №2. Приемка товара покупателем

В этом процессе также могут быть варианты.

●    Если товар принят в полном объеме, покупатель подписывает бумажные ТОРГ-12 и принимает к учету счет-фактуру, после чего отправляет экземпляр ТОРГ-12 обратно поставщику.

●    Если товар не приняли на месте в присутствии водителя-экспедитора, то товарную накладную ТОРГ-12 отправляют в следующий раз, когда водитель привезет новую партию товара. Если поставки случаются крайне редко, документы отправляют почтой. Как вы понимаете, этот вариант наиболее затяжной по времени.

Если же интернет-магазин и поставщик обмениваются электронными документами, все упрощается в разы. Покупатель получает пакет документов на поставку мгновенно, через сервис Оператора ЭДО. Когда сами товары прибудут на оперативный склад, останется лишь проверить количество и качество и оформить приемку.

Этап №3. Обнаружение расхождений и корректировка первички

А теперь рассмотрим ситуацию, когда при приемке товара фиксируются расхождения. Это головная боль для обеих сторон, так как возникает необходимость в дополнительных действиях, которые затормаживают процесс согласования основных документов на поставку и оплату. В частности, приходится составлять акт об установленном расхождении ТОРГ-2, что в свою очередь тормозит оплату, а это совершенно не в интересах поставщика.

Как действует интернет-магазин, обнаруживший количественные либо качественные расхождения при приемке продукции?

При бумажном документообороте

●    Вариант 1. Подписывает ТОРГ-12 с учетом расхождений, составляет ТОРГ-2 и отправляет документы одним из перечисленных маршрутов (с экспедитором сразу, с экспедитором со следующей поставкой, по почте).

●    Вариант 2. Производит вычерки в товарной накладной и с данными вычерками отправляет ТОРГ-12 обратно.

Данные варианты наиболее распространены в практике интернет-магазинов. Гораздо реже встречаются такие способы обработки расхождений, как, например, неподписание ТОРГ-12 с составлением ТОРГ-2, или перевыпуск ТОРГ-12.

При электронном документообороте

Последовательность в случае ЭДО будет той же самой. Разница в том, что при обнаружении расхождений интернет-магазин может практически мгновенно уведомить об этом поставщика, выслав ему подписанную с учетом расхождений ТОРГ-12 и составленный акт ТОРГ-2 прямо в сервисе.

Если вам интересна тема корректировки электронных документов, предлагаем ознакомиться с материалом аналитика Synerdocs Карины Кассис «Корректировочный счет-фактура или исправленный: когда и какой документ оформить».

Резюмируем: проблемы интернет-магазина и их решение

Итак, мы описали бизнес-процессы, связанные с поставкой товара в интернет-магазин, и определили круг проблем, которые зачастую возникают у поставщиков и покупателей:

1.   Доставка бумажных документов на поставку (с экспедитором сразу, с экспедитором со следующей поставкой, по почте) занимает длительное время.

2.   Покупатель не может начать реализацию товара без корректных документов от поставщика.

3.   Поставщик не может рассчитывать на оплату товара, пока всеми сторонами не будут подписаны корректные документы.

Как видите, необходим альтернативный способ взаимодействия поставщика и интернет-магазина, который бы снял все описанные выше проблемы, но при этом не перекраивал устоявшиеся процессы. Такой альтернативой является вариант работы в системе ЭДО.

Переход на обмен электронными документами с обеспечением юридической значимости не усложняет процессы документооборота между поставщиком и интернет-магазином. Напротив, процессы получают ускорение, так как появляется новый способ отправки документов – сервис Оператора ЭДО. Благодаря ему время согласования или подписания документов сокращается до ничтожно малой величины. А это означает, что покупатель быстрее может оплатить товар и приступить к его продаже. Выигрывает и поставщик, которому больше не приходится долго ожидать согласованных документов и поступления денег на счет.

Еще раз акцентируем ваше внимание на выгодах сторон при использовании услуг Оператора ЭДО:

1.     Покупатель быстрее начинает продавать товар и получать прибыль.

2.     Поставщик быстрее получает оплату за отгруженные товары.

Несомненно, есть и другие преимущества, которые извлекают интернет-магазины и их контрагенты, обмениваясь друг с другом электронными документами. Подробнее о них вы можете прочесть в прошлом материале спецпроекта «Для чего ритейлу юридически значимый электронный документооборот?».

Вывод

Какими бы специфичными ни были бизнес-процессы, характерные для e-commerce, цель нашей статьи – показать, что процессы могут не столько меняться, сколько подстраиваться под изменяющиеся условия рынка. Мы привели примеры, как переход с бумажного документооборота на электронный может избавить интернет-магазин и его многочисленных поставщиков от недостатков, связанных с движением документов между ними. И даже больше – как этот шаг может ускорить и упростить процессы документооборота.

Понятно, что инициативу первым должен проявить интернет-магазин, организовав обмен юридически значимыми электронными документами со своими контрагентами. Не нужно бояться объема работ. Их солидную часть готовы взять на себя сами Операторы ЭДО. Подробнее на эту тему вы можете прочитать в статье «Переходим на обмен электронными документами: как замотивировать контрагентов?».

Источник: Synerdocs