Как использовать приложения к новым правилам хранения документов?

Ответ

Светлана Азарова

методолог, эксперт направления Электронные архивы компании Directum

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях вступили в силу сентябре 2023 года. Они содержат 19 разделов и 31 приложение.

Напомним, что Росархив в новых правилах регламентировал порядок работы с электронными архивными документами. Правила распространяются на архивные документы разных сроков хранения.

Приложения содержат 31 рекомендуемую форму документов: актов, описей, номенклатуры и т. д. Формы документов носят рекомендательный характер.

Действия Правил распространяется на все организации. Вы можете использовать эти формы в своей работе. Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то вам необходимо связаться со своим куратором и обсудить использование этих приложений.

При разработке своего внутреннего регламентирующего документа (например, положение о хранении документов), вам необходимо оформить приложение к нему, в котором указать используемые в вашей организации формы. Для этого вы можете использовать приложения из 77 приказа.

Как правильно разработать внутренние нормативные акты для электронных архивов, мы рассматриваем на курсе Методология организации электронного архива. Участники получают комплект шаблонов и рекомендаций по подготовке этих документов.