Вопрос эксперту: как передать в СХЭД документы с просроченной эл. подписью

Вопрос пользователя

Светлана, руководитель отдела документооборота

«Согласно типовым функциональным требованиям к СЭД и СХЭД, в случае отрицательного результата проверки электронной подписи при приеме документов в СХЭД система должна сформировать уведомление отправителю об отказе в приеме документов.

Предположим, что в системе-источнике есть документы, у которых истек срок действия сертификата ЭП, штамп времени отсутствует, формат ЭП не соответствует стандарту CAdES. Документы надо передать в СХЭД. Какие могут быть варианты?»

Ответ эксперта

Светлана Азарова

методолог-аналитик, эксперт направления «Электронные архивы» Directum

При выявлении в организации электронных документов с истекшим сроком действия сертификата электронной подписи (ЭП) необходимо провести анализ по определению сроков их хранения.

Для документов временных сроков хранения (до 10 лет включительно) передача в систему архивного хранения электронных документов (СХЭД) не требуется. Такие документы продолжают храниться в системе электронного документооборота (СЭД) до истечения установленного срока.

Документы длительных и постоянных сроков хранения (свыше 10 лет, «Постоянно») подлежат передаче в СХЭД независимо от состояния сертификата ЭП.

На данный момент вопрос о подтверждении просроченной ЭП на законодательном уровне не урегулирован. Нет четких требований и указаний, как подтверждать валидность такой подписи. В подобных случаях организация должна самостоятельно оценить риски и определить подход к порядку обращения с такими документами.

Что делать?

Рекомендуется провести инвентаризацию и аудит электронных документов для оценки объема подобных случаев. Практика организаций различается: некоторые после проверки не выявили подобных документов; другие приняли решение о переподписании действующей ЭП с последующей передачей в архив; третьи — оформили бумажные копии, удостоверенные подписями уполномоченных лиц.

До момента появления единых нормативных разъяснений каждая ситуация должна рассматриваться индивидуально — с участием юристов, специалистов по делопроизводству и архивному делу, а также ответственных подразделений-владельцев документов.

Следует учитывать, что истечение срока действия сертификата ЭП не делает сам документ недействительным, однако усложняет подтверждение юридической значимости подписи при внешней проверке (в судах, надзорных и контролирующих органах и т. п.). При проверке на сторонних ресурсах ЭП будет отображаться как недействительная. Для подтверждения подлинности подписи можно обратиться в удостоверяющий центр (УЦ), выдавший сертификат, и запросить сведения о его статусе на дату подписания.

При отсутствии метки доверенного времени (МДВ) организации необходимо заранее продумать, каким образом будет подтверждаться дата подписания документа — например, ссылкой на данные регистрационных журналов или логов СЭД. Существует также риск утраты информации со стороны ликвидированных УЦ: часть из них уже не передала сведения о выданных сертификатах в Минцифры России.

В связи с этим рекомендуется заблаговременно обеспечивать подписание документов с проставлением МДВ и сохранением данных о валидности ЭП — это следует делать на этапе формирования документа в СЭД.

Как это работает в информационных системах

В решении «Долговременный архив» компании Directum процессы работы с подобными ситуациями реализованы следующим образом: при установленном запрете на передачу документов с просроченной ЭП процесс передачи в СХЭД автоматически приостанавливается, а ответственному лицу направляется уведомление. Если запрет не установлен, факт передачи фиксируется в учетных сведениях о поступлении и выбытии документов.