Единый формат кадрового электронного документа: основные элементы и последние изменения
Не успели HR-специалисты привыкнуть к новому формату кадрового документа, утвержденному приказом Минтруда № 578н, как в него уже планируют внести изменения. Какие именно — читайте в статье. Бонус — подробная шпаргалка о ключевых элементах электронного документа, связанного с работой.
Министерство труда и социальной защиты РФ подготовило проект приказа «О внесении изменений в единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, утвержденные приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20 сентября 2022 г. № 578н».
Документ разработали на основе предложений и обращений, поступающих в Минтруд России от работодателей и от системных интеграторов, предлагающих комплексные решения для кадрового электронного документооборота (КЭДО). Накопленную практику по применению положений единых требований тоже учли.
Что в планах
Проект предполагает несколько основных изменений:
- расширение переченя символов, которые допустимы в наименовании структурных элементов электронного документа, связанного с работой. Конкретнее — можно будет использовать кириллицу, букву «ё» и специальные символы (пробел, дефис, точку);
- включение в состав кадрового электронного документа электронной подписи работодателя, которой была заверена машиночитаемая доверенность;
- внесение изменений в перечень структурных элементов описания электронного документа, связанного с работой.
Пока это только проект. Регулятор не дает точной информации, когда будут введены в действие изменения, которые появились в результате использования на практике единых требований к составу и форматам кадровых электронных документов.
На сегодняшний день приказ № 578н продолжает действовать без имений.
Памятка по формату электронного кадрового документа
Что важно знать о новом формате кадрового электронного документа уже сегодня Мы разобрали действующие нормы в статье «Что важно знать о новом формате кадрового электронного документа уже сегодня». Сегодня немного детальнее коснемся структуры документа и требований к его элементам.
Приказ № 578н содержит описание электронного документа, формат и шаблоны наименований его структурных элементов. Рассмотрим состав контейнера:
Что важно знать и применять в работе?
1. Документ, связанный с работой, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее — электронный документ), должен состоять из следующих структурных элементов:
- основная часть — электронный документ, оформленный в соответствии с едиными требованиями и имеющий название по шаблону «[a-zA-Z0-9_]{1,250}.pdf»;
- приложения к основной части (при наличии) — файл в электронном виде, формат которого соответствует требованиям, а название — шаблону «[a-zA-Za-яА-Я0-9_]{1,250}.[a-z0-9]{3,4}»;
- электронная подпись (или подписи) основной части и приложения к ней (при наличии) — файлы ЭП, соответствующие статье 22.3 Трудового кодекса РФ и требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа, сформированная в соответствии с приказом Минцифры России № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях» (при наличии);
- описание электронного документа, формат которого соответствует единым требованиям; название описания — «wredc_data.xml».
2. Основная часть электронного документа должна представлять собой файл в формате PDF/A-1а.
3. Файлы приложений к основной части в случае их наличия должны быть представлены в форматах для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.
4. Описание электронного документа формируется в структурированном виде в отдельном файле формата XML.
5. XML-схема описания электронного документа приводится отдельным файлом и размещается на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации.
6. Описание электронного документа должно быть оформлено в кодировке «utf-8» без «BOM» (Byte Order Mark).
7. Все файлы элементов электронного документа должны быть расположены в корневом каталоге.
Активное участие компании Directum во всех инициативах Минтруда, связанных с КЭДО, дает возможность заранее узнавать об изменениях, которые готовит регулятор. Поэтому любые новинки оперативно находят свое отражение в системе для цифровизации кадровых процессов и документов Directum HR Pro. Еще до вступления приказа Минтруда № 578н в силу документы здесь создавались в корректных форматах. Сегодня система полностью соответствует нормам действующей редакции приказа.
Комментарии 0