Как логистическая компания ПДК внедрила ЭТрН. Вопросы и ответы по итогам онлайн-семинара

На онлайн-семинаре Synerdocs «Профессионалы грузоперевозок переходят на ЭТрН. Реальный кейс» эксперты рассказали об опыте компании ПДК, которая осенью 2019 года перешла на обмен электронными транспортными накладными со своими перевозчиками и грузополучателями. По традиции, мы собрали вопросы участников и подготовили развёрнутые ответы.

Электронная подпись и ЭТрН

Омельченко Елена: Уточните, как будет происходить подписание такой транспортной накладной при доставке груза покупателю – физическому лицу?

Яна Миллер: Вопрос про подписание при доставке физическому лицу. Водитель подписывает накладную посредством SMS. Возможен ли аналогичный вариант подписания физическим лицом? Без покупки им КЭП.

Алиса Муратова: Для работы физическому лицу необходимо приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Тогда он может являться полноценным участником документооборота. Сейчас наше решение по работе с электронными транспортными документами ориентировано на работу с юридическими лицами.

Николай Козин: На кнопочном телефоне подписываем ЭТрН. При этом водитель/кладовщик увидит, что именно он подписывает с помощью SMS?

Евгений Федоров: Водитель при подписании ЭТрН с помощью SMS увидит основные реквизиты документа (место загрузки и выгрузки, номер транспортной накладной, количество грузовых мест и др.), которые позволят ему принять решение о её подписании. После того как водитель подпишет электронную транспортную накладную с помощью SMS, ему придет сообщение с оповещением о подписании документа. При необходимости он или кладовщик сможет зайти по логину и паролю и ознакомиться с документом, а также просмотреть все подписи участников процесса.

Максим Федотов: В какой момент ТК подписывает квалифицированной ЭП получение груза от грузоотправителя – после сдачи груза грузополучателю?

Марина Рудакова: Согласно логике обмена транспортная компания подписывает квалифицированной электронной подписью после того как полностью завершена разгрузка, и водитель подписал простой ЭП, что груз сдал. После этого транспортная компания подписывает документ КЭП.

Иван Агапов: Есть ряд случаев, когда клиенты просят сделать реализацию подписания КЭП после проставления подписи водителем, например, в момент приемки груза. Некоторые просят, чтобы это происходило автоматически. Такая возможность включена в RoadMap нашего сервиса, и мы планируем это реализовать в ближайшие месяцы.

Всеволод Федерякин (ПДК): Расскажу о практике нашей компании. Многие ТК подписывают ЭТрН квалифицированной электронной подписью раз-два в неделю. Например, КЭП физически находится у логиста, директора или бухгалтера, и он по какому-то удобному ему расписанию заходит в web-кабинет и подписывает ТрН, чтобы получить оплату от ПДК как от заказчика перевозок.

Иван Костин: Водитель должен подписать транспортную накладную два раза? В момент получения груза на складе грузоотправителя и в момент сдачи товара грузополучателю? Или по другой схеме?

Марина Рудакова: Согласно схеме водитель подписывает документ точно так, как это происходило раньше на бумаге. В момент получения груза он подписывает ЭТрН, подтверждая приёмку, в момент сдачи груза подписывает документ, нажимая кнопку по сдаче груза ГП. Другой схемы нет – всё аналогично логике подписания ТрН на бумаге.

Юлия Матюшенко: А если клиент не подписал ТрН, то водитель или грузоотправитель увидит это в системе?

Иван Агапов: Конечно, увидит. Решение реализовано так, что водитель подписывает ЭТрН только после того, как документ подписывает ГП.

Всеволод Федерякин (ПДК): Так как у водителя есть с собой 1 экземпляр бумажной ТрН, то видя сложности в подписании ЭТрН получателем, он подписывает бумажный экземпляр и уезжает. Далее офисные сотрудники грузополучателя и перевозчика решают проблему с подписанием этой накладной в ЭДО.

Отношение ведомств к ЭТрН

Natalia Firsova: С каким документом будет ехать водитель, если его остановит ГИБДД и попросит документы на груз? Например, товарная накладная и счет-фактура тоже будут электронными. Спасибо.

Омельченко Елена: Что и как предъявлять по требованию инспектора ГИБДД?

Алиса Муратова: На сегодняшний день законодательство не предусматривает решения данного вопроса с возможностью предоставления электронной ТрН инспектору ГИБДД, поэтому пока инспекция принимает только бумажные документы. Мы предлагаем распечатать один экземпляр транспортной накладной на стороне грузоотправителя, проставить необходимые печати и подписи со стороны грузоотправителя и водителя, а по месту прибытия на стороне грузополучателя бумажный экземпляр уничтожить. Наши клиенты именно так и работают.

Николай Козин: Можно увидеть ответ от налоговой, в которой разъясняется о ЭТрН?

Алиса Муратова: Таких ответов в сторону наших клиентов очень много. Вы и сами можете написать письмо в свою инспекцию и получить положительный ответ в законодательно установленные сроки. Мы можем вам помочь в составлении грамотного письма. Обращайтесь! Одно из писем в адрес нашей компании опубликовано на нашем сайте.

ЭТрН в грузоперевозках. Общие вопросы

Юлия Матюшенко: А если водитель ошибочно нажал на кнопку? Например, нажал «Принять», но хотел «Принять с замечаниями» или наоборот?

Муратова Алиса: Интерфейс решения позволяет добавить оговорки и примечания в документ с использованием дополнительного подтверждения. Если вдруг водитель случайно нажал кнопку «Принять», то он может вернуться к подписанию документа и выбрать нужный вариант и указать замечание. 

Всеволод Федерякин (ПДК): Мы тоже опасались таких случаев, но на текущий момент их не было.

Роман Платонов: Скажите, пожалуйста, когда водитель принимает товар, он должен видеть список и количество товара, который принимает? Как это реализуется на практике с применением ЭДО? Водитель держит в руках бумажную версию накладной или смотрит на экран?

Муратова Алиса: Товары по транспортной накладной принимаются по грузовым местам, в этом документе нет построчной номенклатурной части. Водителю не нужно держать при себе бумажную копию, вся необходимая информация по количеству грузовых мест, адресам получателей и отправителей содержатся в окне Viber. При этом водитель может скачать документ в PDF-формате и открыть на мобильном устройстве.

Natalia Firsova: В качестве какого участника грузооборота транспортная компания на последнем этапе подписывает ЭТрН квалифицированной ЭП?

Алиса Муратова: Наталья, транспортная компания является полноценным участником документооборота. По факту оказания услуги она ставит свою КЭП. В этой части схема аналогична работе на бумаге.

Natalia Firsova: Мы правильно понимаем, чтобы всё заработало, то у грузоотправителя, грузополучателя и у водителя должно быть установлено программное обеспечение Synerdocs?

Евгений Федоров: Для того, чтобы документооборот транспортной накладной был совершён, все участники процесса должны быть подключены к сервису Synerdocs.

Всеволод Федерякин (ПДК): Перевыпускать КЭП не нужно. Процесс подключения к сервису Synerdocs по своему смыслу аналогичен с регистрацией на любом сайте — нужно открыть сайт Synerdocs и зарегистрироваться на нем с помощью уже имеющегося сертификата КЭП.

Максим Федотов: Транспортная компания (экспедитор) пользуется услугами другой транспортной компании или ИП, которых нанимает для перевозки груза. Как это оформляется и отражается в ЭТрН?

Муратова Алиса: Водителя идентифицирует та компания, которая нанимает его на перевозку груза. То есть она и отвечает за доставку груза. Решение позволяется работать с экспедиторами, но на текущий момент – по ограниченному количеству кейсов. Формирует накладную экспедитор, а грузоотправитель может принять роль наблюдателя. Сейчас мы прорабатываем различные кейсы с использованием в цепочке обмена экспедиторов и будем рады, если вы опишете свой кейс более подробно, написав мне на почту Muratova_ar@synerdocs.ru.

Всеволод Федерякин (ПДК): Транспортная компания, с которой заключен контракт у ПДК, регистрирует в своем личном кабинете конечного водителя.

Элеонора Шапкина: Что делать, если в процессе движения автомобиля произошла переадресация груза, поломка и перегруз в другой автомобиль?

Муратова Алиса: Постановление № 272 не регламентирует переадресовку как таковую. Но мы, опираясь на проект внесения изменений в указанный НПА, разработали реализовали эту возможность в нашем сервисе. Инициировать переадресовку может грузоотправитель, создавая дополнительный титул «Переадресовка». Аналогично остальным он подписывается КЭП грузоотправителя. Уточнения по новому адресу, месту выгрузки выясняются сторонами по мобильной связи/ почте и др. способами.

Ирина Маслова: В случае технического сбоя (1. у водителя, 2. у грузополучателя) на стадии разгрузки: водитель разгружает ТС и в силу вступает бумажный вариант ТрН? Что происходит с ЭТрН?

Иван Агапов: В зависимости от того, что за технический сбой произошёл, есть разные варианты решения. Здесь надо смотреть, что конкретно может быть у вас применимо.

Если сбой произойдет по причине того, что у водителя будет отсутствовать интернет-связь, он не сможет воспользоваться Viber-ботом. Но у него останется вариант подписать ЭТрН с помощью SMS.

А если вообще нет ни интернета, ни мобильной связи, то водитель сможет подписать документ в веб-клиенте сервиса Synerdocs. Этот вариант наша команда сейчас как раз реализует – к концу 2019 года он будет полностью доступен. Если у вас в зонах погрузки или разгрузки часто не бывает связи, водитель может зайти в веб-клиент. Доступ в этом случае может быть получен в рамках отдельного рабочего места или через рабочее место сотрудников склада. Имея под рукой свои данные (логин и пароль), он сможет зайти через компьютер и подписать документ. Или же подписать ЭТрН водитель может, обратившись к своим коллегам в офисе: он звонит, они заходят в личный кабинет под своей учетной записью и подписывают квалифицированной электронной подписью.

Есть варианты, когда клиенты самостоятельно начинают реализовывать свои решения, в том числе для работы водителя (API сервиса это позволяет). Например, у нас есть партнеры, которые предоставляют веб-сервисы для решения разных логистических задач. Перевозчики и водители в рамках этих сервисов могут работать с заявками. Они встраивают функциональность по работе с ЭДО через API Synerdocs.

Всеволод Федерякин (ПДК): Мы работаем с отгрузкой и получением товаров в режиме 24/7, когда в офисе перевозчика зачастую никого нет:

В случае сбоя на загрузке ПДК, как грузоотправитель, поддерживает формирование бумажных ТрН по старой технологии:

●    если не получается выгрузить ЭТрН, у диспетчера ПДК загорается красная лампочка, что документ не сформировался в ЭДО, он нажимает кнопку печати бумажных документов;

●    если не получается подписать у водителя, диспетчер не видит факта подписания ЭТрН в системе и не даёт разрешения на выезд; если водитель ссылается на технические сложности, диспетчер печатает бумажные документы;

В случае сбоя на сдаче водитель подписывает у грузополучателя бумажную ТрН (1 экземпляр который у него с собой для ГИБДД), далее вопрос подписания ЭТрН решается между офисными сотрудниками ГП и перевозчика

Надо отметить, что технические сложности — это, скорее, исключение, чем системное явление.

Олеся Блинова: Акт расхождений также можно прикрепить к ЭТрН?

Иван Агапов: Акт можно связать с ЭТрН. Те контрагенты, с которыми вы работаете (ваши ГО), увидят акт расхождений у себя во входящих, и он будет связан с ЭТрН, отправленной в ваш адрес (если вы выступаете грузополучателем). Возможность связывания есть через API или веб-клиент. То есть если используется интеграция с вашей учетной системой, это можно сделать.

Алиса Муратова: Также к ЭТрН могут прикрепляться все фото расхождений и порчи.

Vera Shantalova: Если я правильно поняла, основная сложность – убедить грузополучателей в необходимости использования ЭТрН. Есть примеры применения ЭТрН федеральными сетями в качестве грузополучателей?

Иван Агапов: Всеволод Федерякин рассказал про опыт компании ПДК, когда грузополучатель ощутимых выгод от использования ЭТрН не получал и необходимо было придумать дополнительный стимул для него. У вас могут быть аналогичные ситуации и тогда нужно подумать, как замотивировать ГП получать эти документы в электронном виде.

Либо может быть противоположная ситуация, когда грузополучатель заинтересован в ЭТрН. Обратимся к кейсу компании Wildberries, которая получила ряд выгод при переводе транспортной накладной в электронный вид, хоть и выступает для своих поставщиков грузополучателем. Договоры с поставщиками, УПД, другие первичные документы компания давно перевела в электронный вид. На бумаге оставалась только ТрН. Процесс работы с документами у сотрудников раздвоился: часть подписывали на бумаге, часть в электронном виде.

Переход на ЭТрН совпал с тем, что компания Wildberries запустила новые складские площадки, в рамках которых решалась задача создания электронной очереди. Сейчас машина подъезжает к месту разгрузки распределительного центра, у шлагбаума считывается её номер и сравнивается с тем, который указан в электронной транспортной накладной. Система идентифицирует автомобиль вплоть до того, какой груз он везёт, в каких объёмах (по ЭТрН)) и т.д. На экране перед шлагбаумом водителю высвечивается номер окна разгрузки, в которое нужно подъехать. Таким образом, с помощью ЭТрН реализована электронная очередь разгрузки поставщиков, иначе это называется управление двором. А электронная транспортная накладная – одно из важных звеньев реализации этой задачи.

Надо смотреть индивидуально, какие выгоды могут быть у грузополучателя от использования ЭТрН.

Дмитрий Савосин: Как решается проблема «вычерков»?

Иван Агапов: Проблему можно решать по-разному. Грузополучатель и водитель как участники документооборота могут написать свои комментарии в ЭТрН. Например, «Привезли не девять коробок, а восемь» или «Одна из коробок была помята». У водителя есть возможность сфотографировать коробки и отправить снимки через Viber-бот – они будут связаны с электронной транспортной накладной.

Клиенты могут составлять отдельные акты расхождений. Всё зависит от ситуации – может, это приёмка товаров в момент разгрузки по паллетам или коробкам, а может, поштучная приёмка товаров. У части клиентов эти ситуации проходят в разное время, у другой части – они совпадают. У большинства, с кем мы работаем сегодня, происходят в разное время. Если это происходит в момент разгрузки, комментарии вносятся в ЭТрН. Если это происходит дальше и приёмка происходит на основании товарной накладной, то там может быть составлен акт о расхождении в том виде, в котором в компании это принято.

Валерия Тищенко: Дата и время получения груза в какой момент заполняется в ЭТрН?

Муратова Алиса: Дата и время получения могут проставляться вручную во время получения груза к перевозке. Если такой необходимости нет и заработная плата водителя рассчитывается вне зависимости времени прибытия и убытия, то временем принятия груза к перевозке можно считать время подписания документа.

Электронная товарно-транспортная накладная

Наталья Столярова: Правильно я понимаю, что переход на ЭДО возможен только по транспортной накладной, а не товарно-транспортной накладной.

Алиса Муратова: Осенью этого года выпущено решение по обмену электронной ТТН. Сейчас разработана 1-я версия решения, есть возможность подписания сторонами – грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком. Дорабатывается мобильное решение для водителей, которое выйдет в конце ноября 2019 года. Т.е. решение для ЭТТН появилось и его можно использовать.

Максим Федотов: При транспортировке алкоголя обязательно использование ТТН, в чем смысл использовать ЭТрН?

Евгений Федоров: Максим, всё верно. При транспортировке алкогольной продукции обязательно использовать ТТН. Решение по обмену электронными ТТН в Synerdocs уже реализовано, также мы ведем переговоры с РАР.

Роуминг и другие решения на рынке

Тимур Ягафаров: Оператор должен быть готов работать с вашим форматом или вы готовы работать с чужими форматами?

Иван Агапов: Решение Synerdocs по обмену ЭТрН – единственное полноценное решение на рынке, в котором могут работать все участники грузоперевозки, в том числе водители. Его можно использовать не только для внутренних перевозок, когда, например, грузоотправитель и грузополучатель это одно юридическое лицо, но и когда это разные компании.

У других операторов ЭДО на текущий момент либо нет аналогичных решений, либо они на стадии разработки, либо они есть, но не обладают всей необходимой функциональностью. Поэтому сейчас реализовывать роуминг не с кем. Это задача будущего и, возможно, она будет решаться в 2020 году.

Наше решение многотитульное, сама ЭТрН реализована в XML-формате. Все участники по мере обработки документа могут заносить в него данные. Если другой оператор предлагает вам работу, например, в каком-то неформализованном виде – допустим, в виде Excel-документа – это будет неполное решение, которое не позволит в полной мере реализовать все необходимые задачи. Роуминг с таким решением сделать не получится.

В перспективе, когда у операторов появится некое общее решение и единый формат ЭТрН, роуминг станет возможен. Уже сегодня в рамках сообщества ECR (и других рабочих групп) обсуждается, каким должен быть формат электронной транспортной накладной. Мы, как участники ECR-сообщества и представители оператора ЭДО, также вносим свои предложения. В частности, ратуем за использование нашего решения, так как оно абсолютно готовое и находится в эксплуатации, как минимум, у нескольких тысяч клиентов (если, например, говорить о поставщиках Wildberries). Другие варианты формата ЭТрН, которые обсуждаются участниками ECR, по своей сути соответствуют тому, что есть у нас. При разработке решения мы основывались на унифицированной форме ТрН, а титулы, которые фигурируют сейчас в документе, отражают регламенты работ реальных участников, начиная от ГО, продолжая ТЛК, водителями, ГП и т.д.

Никита Бессмертный: Что вы думаете насчет решений ваших конкурентов Контура и Э-КОМа?

Иван Агапов: Может быть, решение у Контура и существует, однако нам о нем не известно. Никакой официальной информации об этом нет. Коллеги из Контура говорят, что сейчас ничего не делают, однако думают в этом направлении, от клиентов есть информация что им что-то предлагают

Всеволод Федерякин: Мы рассматривали решение от Контура. Примерно два месяца назад оно находилось на этапе разработки и можно было пользоваться только веб-версией. Продуктива тогда еще не было, веб-интерфейса – тоже. Предполагалось работать только через интеграцию. Мы такой вариант сразу отмели, потому что наши перевозчики и грузополучатели – как правило, некрупные компании, которым неудобно делать интеграцию. Также нам не понравилось достаточно тяжелое решение для водителей, требующее установки на телефон специального программного обеспечения, чтобы подписывать ЭТрН квалифицированной ЭП.

Иван Агапов: Дополню ответ Всеволода. Почему мы реализовали варианты Viber-бот и SMS. Во-первых, Viber-бот – это удобный и простой способ для водителя, чтобы полноценно работать с электронной транспортной накладной. Во-вторых, этот мессенджер зачастую уже бывает на телефонах водителей. А если нет, его легко установить. В-третьих, Viber поддерживается практически всеми мобильными устройствами, так как поставщик решения реализовывает его поддержку.

Почему была выбрана простая подпись для водителя? Она проще в использовании и дешевле, чем КЭП, как минимум в несколько раз. КЭП стоит около 1000 рублей и больше (понятно, что под большие объемы могут дать скидку), ПЭП в базовом варианте вместе с лицензией на мобильное решение для водителя выйдет дешевле. Плюс при заказе больших объемов можно получить скидку.

Что касается решения Э-КОМа. Оно позволяет работать с внутренними перевозками, когда ГО и ГП это одно юрлицо. Существенный минус в том, что реализация работы водителя с ЭТрН – это задача транспортно-логистической компании. Чьими силами она будет решаться – собственными или грузоотправителя, в ТЛК должны разобраться сами. В рамках кейса «Магнит», о котором неоднократно рассказывалось публично, решение работает только во внутренних грузоперевозках торговой сети и только на определенном РЦ и магазинах (на сколько нам известно). Мобильное решение реализовывал перевозчик «Магнита» – ООО «Сельта». Насколько нам известно, Э-КОМ просто предоставил API, а само приложение под задачи водителя «допиливалось» силами перевозчика.

Использование электронной подписи, даже простой, требует соблюдения норм законодательства (ФЗ № 63). Плюс не стоит забывать о реализации такой возможности, как выгрузка подписи, чтобы ее просмотреть. Сейчас в решении Э-КОМа эта процедура выглядит как некое логирование, которое происходит по кнопке, и нет отдельной физической простой ЭП. На наш взгляд, это существенная недоработка. Такое решение нельзя использовать в цепочках документооборота, где множество поставщиков или покупателей, и каждый работает в своих решениях.

Это вся информация, которой мы можем сейчас поделиться относительно аналогичных решений у конкурентов. Мы наблюдаем за коллегами, интересуемся, какие решения у них разрабатываются, ведь в перспективе нам всем нужно будет решать задачу роуминга. А на текущий момент у нас единственное решение, которое с начала 2019 года работает в продуктивном режиме на внешних перевозках у нескольких тысяч клиентов и их число продолжает расти, а само решение развиваться. Мы также рассказывали на мероприятиях про кейс компании Wildberries и ВкусВилл, которые используют ЭТрН.

Интеграция Synerdocs с учётными системами

Никита Бессмертный: Есть ли опыт интеграции с другими учетными системами? Что для этого требуется?

Алексей Хегай: Интеграция с 1С Умная логистика?

Natalia Firsova: Есть ли опыт интеграции с SAP?

Олеся Блинова: Есть ли интеграция с 1С CARGO3?

Кирилюк Ивановна: Есть ли опыт интеграции с Axapta?

Юлия Матюшенко: Есть ли интеграция с ERP (AXAPTA)?

Евгений Федоров: У сервиса открытый API, благодаря которому мы можем интегрироваться практически с любой корпоративной информационной системой и примеров таких проектов в нашей практике очень много. Интеграцию можно настроить самостоятельно или с использованием консультаций наших разработчиков.

У нас есть несколько вариантов интеграции с SAP: прямая интеграция с использованием решения технологического партнера Terralink или обмен документов с помощью сервиса интеграции – через «горячую» папку (FTP/SFTP) с дальнейшим преобразованием документа.

Со всеми актуальными конфигурациями интеграционного решения 1С-Synerdocs, которые поддерживаются на текущий момент, можно ознакомиться на сайте техподдержки. Также, в рамках проекта может быть реализована интеграция с вашей 1С, детали необходимо обсуждать индивидуально.

Стоимость обмена ЭТрН

Никита Бессмертный: Есть ли у вас калькулятор расчета экономической эффективности внедрения ЭТрН?

Евгений Федоров: Никита, да, мы часто практикуем предоставление финансово-экономического обоснования для заказчика. Можем рассчитать индивидуально для вашей компании, исходя из особенностей процессов.

Алексей Хегай: Сколько стоит подписание 1 документа по SMS, Вайбер бот?

Тимур Ягафаров: Цены на сайте в части документов не совсем прозрачные. Потом, уже по факту, оказывается, что для ЭТрН другая цена (19 000 рублей за 1000 штук). Этот прайс на сайте, по сути, «закопан», плюс непонятно, кто этот пакет должен покупать? Отправитель? перевозчик? получатель? или все должны по пакету?

Евгений Федоров: Тимур, так как решение новое на рынке, стоимость обсуждаем с каждым участником в индивидуальном порядке, поэтому явная тарификация не обозначена. Обращайтесь – обсудим стоимость, проговорим процессы и продемонстрируем решение.

Тимур Ягафаров: Вопрос не в цене как таковой, а кто покупает, и кто платит за пакеты ЭТрН. НЭП так же подходит, и она дешевле ПЭП.

Алиса Муратова: Тимур, вопросы по цене обсуждаются с компаниями отдельно, в зависимости от схем работы. По нашим данным, стоимость ПЭП значительно ниже НЭП и КЭП.

Николай Козин: То есть так или иначе доступ к ПУ и интернету нужен для просмотра информации, что мы получили на борт либо что мы должны получить на склад?

Муратова Алиса: Если я правильно поняла ваш вопрос, то не обязательно использование интернет-соединения для просмотра и подписания транспортной накладной. В отсутствие связи можно воспользоваться SMS-подписанием.

Natalia Firsova: Мы заказываем транспорт через платформу OTM, транспортные накладные идут через SAP. Synerdocs может интегрироваться со всеми этими платформами, чтобы все было взаимосвязано?

Муратова Алиса: Повторюсь, у сервиса открытый API, интеграцию можно настроить самостоятельно или с использованием консультаций наших разработчиков. Аналогично и с SAP реализовать интеграцию вполне возможно. Так же, есть опыт интеграции с различными онлайн площадками, которые позволяют искать исполнителей перевозки. Конечно, предварительно необходимо исследовать ваши процессы более детально.

***

Чтобы получить запись онлайн-семинара «Профессионалы грузоперевозок переходят на ЭТрН. Реальный кейс», оставьте заявку на странице мероприятия.