Как оценить риски, связанные с переходом на ЭДО?

Среди опасений заказчика можно выделить три наиболее ярких

1.   Отсутствие ожидаемого эффект от внедрения ЭДО (работать станет хуже, чем раньше).

2.   Увеличение юридических проблем с документами, в следствие сложности применения электронных документов при доказательстве в суде.

3.   Неуспешное завершение проекта внедрения.

В риск-менеджменте основная идея в том, что нужно принять, что риски всегда будут, и нужно ими грамотно управлять – контролировать и предотвращать. При чем акцент нужно делать на те, у которых сумма факторов вероятность наступления и степень влияния (последствия) наиболее высока.

Первый риск компенсируется при правильном выборе поставщика ИТ-решения, команды внедрения и регулярном участии представителей заказчика в процессе внедрения.

А второй риск компенсируется подходами, которые используются при внедрении, и опять же квалификацией команды внедрения, знанием законодательства, подготовкой плана внедрения (например, начинать автоматизацию с внутренних документов и далее переходить к более критичным).

Законодательство движется к большему использованию электронных документов, в судах создаются положительные прецеденты. Ну и кроме того, необходимо повышать грамотность своих сотрудников, в том числе юридической службы, при работе с электронными документами.

Успех проекта внедрения электронного документооборота сопряжен со множеством рисков, которые не всегда заметны и очевидны, но могут перечеркнуть все затраченные на это силы и ресурсы и не позволят получить желаемый результат. Грамотная команда внедрения имеет опыт работы с рисками и список типовых, которые оценивают в конкретном случае.

Условно риски, возникающие при внедрении СЭД, можно разделить на несколько групп.

Риски, связанные с организацией процесса перехода на ЭДО

●    Отсутствие бизнес-целей. Когда у руководства организации нет четкого понимания, какие проблемы или вопросы они хотят решить внедрением СЭД и какой результат получить. Часто в такой ситуации цель формулируется как «Перевод документооборота в электронный вид». Но сама по себе автоматизация не может быть целью, она является лишь инструментом.

●    Неправильное восприятие процесса перехода на ЭДО и отсутствие заинтересованности со стороны руководства. Среди руководителей компании иногда бытует мнение, что достаточно установить СЭД на рабочие места сотрудников, и все заработает. Или достаточно внедрить СЭД у делопроизводителей и дальше система распространится сама собой. То есть автоматизация воспринимается как чисто ИТ-задача, не требующая участия. Но внедрение СЭД – это сложный процесс, состоящий из множества отдельных компонентов, и наибольший эффект достигается, когда автоматизируются все рабочие места сотрудников, задействованных в документообороте. А комплексное внедрение невозможно без участия и заинтересованности руководства.

Проще говоря, если руководство не может сказать, какую бизнес-задачу оно хочет решить с внедрением и полностью игнорирует его, то это серьезный повод задуматься целесообразности автоматизации.

Готовность персонала компании

Следующая группа рисков связана с персоналом компании, а именно с теми сотрудниками, которые непосредственно участвуют в документообороте:

●    Неприятие нового. Отторжение является естественной реакцией большинства людей на все новое, непонятное. Им необходимо меняться, перестраиваться, а это требует значительных усилий. А для чего это нужно делать, многие сотрудники просто не понимают.

●    Недоверие электронному документообороту. Этот момент связан с привычкой людей работать с бумагой, незнанием и непониманием новых технологий и законодательства. До сих пор часто встречается мнение, что только бумажный документ с живой печатью и подписью считается юридически значимым.

●    Боязнь прозрачности. Многие сотрудники, понимая преимущества ЭДО для руководства, и, в первую очередь, повышение прозрачности деятельности, видят в этом риски именно для себя. Возникают опасения, что они могут стать ненужными, т.к. процессы будут оптимизироваться, либо наоборот – нагрузка увеличится и на них будут возложены дополнительные задачи.

Эти проблемы, как в совокупности, так и по отдельности, могут привести к саботажу работы в СЭД всеми сотрудниками. Выявить основных недовольных переменами обычно достаточно просто. Часто это либо сотрудники подразделений, через которые проходят основные потоки документов (канцелярия, юридический отдел), либо старые, опытные сотрудники, которые считают, что в их работе итак полный порядок. Все они как правило имеют влияние на другой персонал и, если вовремя не провести с ними работу, могут настроить значительную его часть негативно.

Внутренние процессы компании

Также значительное влияние на успешность перехода на ЭДО имеют риски, связанные с процессами компании, наличием регламентной базы:

●    Частые изменения организационной структуры компании. Как следствие постоянные изменения бизнес-процессов. В такой ситуации формализовать документооборот практически невозможно, что очень затрудняет комплексную автоматизацию.

●    Отсутствие процессов, хаос. Это та ситуация, когда автоматизировать просто нечего. В этом случае либо сначала необходимо выстроить и формализовать бизнес-процессы, а уже потом переходить на ЭДО, либо автоматизировать частями, закрывая сначала наиболее проблемные участки.

●    Отсутствие нормативной базы использования СЭД. Многие руководители забывают, что мало внедрить СЭД, нужно придать электронному документообороту юридическую значимость, разработав и утвердив соответствующие регламенты. Пока этого не будет сделано СЭД может восприниматься сотрудниками как нечто необязательное и документы будут ходить по старинке.

Техническая оснащенность

Еще одна группа рисков связана с технической оснащённостью компании. Переход на ЭДО зачастую требует модернизации компьютерного парка, сетей, докупки различного периферийного оборудования. Начиная внедрение СЭД, нужно определить архитектуру будущей системы, изучить требования к ПО и оборудованию. Стоимость этого оборудования может превышать стоимость покупки и внедрения самой СЭД, и руководители не всегда готовы на такие траты. Не имея всего необходимого оборудования, нельзя обеспечить комплексный переход на электронный документооборот, а, следовательно, внедрение не даст ожидаемого эффекта.

Риски, приведенные выше, являются наиболее общими и часто встречающимися. Кроме них каждая компания может столкнуться со своими уникальными проблемами, связанными с ее спецификой деятельности, формой управления и т.д.

Для того чтобы выявить наиболее полный список рисков необходимо составить идеальный план внедрения, декомпозированный до отдельных работ, т.е. четко представлять себе, что вам нужно сделать, чтобы достичь поставленной цели. Под идеальным здесь понимается такой план, при котором у заказчика нет никаких помех на пути достижения результата. А затем, используя любой из методов идентификации рисков (мозговой штурм, метод Дельфи и т.д.), который вам более удобен и понятен, постараться выявить все неприятности, которые могут возникнуть при внедрении. Затем необходимо оценить вероятность возникновения каждого риска и степень его влияния, как правило это делается просто экспертной оценкой.

Самое важное в работе с рисками – это то, что она должна вестись постоянно, на протяжении всего процесса автоматизации. Должно обеспечиваться выполнение мероприятий по предотвращению рисков или минимизации их последствий, актуализации перечня рисков и методов реагирования на них. Соблюдая эти просты правила, процесс перехода на ЭДО возможно сделать безболезненным и быстрым.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"