Как организовать холдинговый документооборот
Вопросы постановки целей и способов их достижения для выбора оптимальной системы документооборота, преимущества и недостатки вариантов информационных систем и различные способы реализации процессов документооборота холдинговых структур
А.А. Кузнецова, руководитель по развитию направления документальных систем, компания NAUMEN
В наше время, когда процессы слияний и поглощений особенно распространены и постоянно образуются новые холдинги, вопрос организации документооборота внутри холдинга беспокоит многих руководителей. В этой статье мы осветим вопросы постановки целей и способов их достижения для выбора оптимальной системы документооборота, рассмотрим преимущества и недостатки вариантов информационных систем и различные способы реализации процессов документооборота холдинговых структур, чтобы каждая компания смогла определить наиболее подходящий для нее вариант.
Для начала определимся с терминами: что будем понимать под холдингом. Холдинг (от англ. holding – «владение») – совокупность материнской компании и контролируемых ею дочерних компаний. В контексте нашей темы – организация холдингового документооборота – не так важно, связаны ли все предприятия холдинга в единый производственный процесс (интегрированный холдинг) или каждое предприятие ведет собственный независимый бизнес (конгломератный холдинг). В первую очередь нам важно, что головная компания холдинга контролирует свои дочерние предприятия, а дочерние предприятия, в свою очередь, могут взаимодействовать как с головной компанией, так и между собой.
|
Нужен быстрый обмен актами, счетами и другими юридически значимыми документами? Воспользуйтесь специальным решением для холдинговых компаний! |
Цели оптимизации документооборота и способы их достижения
Итак, мы имеем группу компаний, связанных финансовыми интересами совместных владельцев. Давайте последовательно проанализируем цели этих компаний, способы их достижения, плюсы и минусы каждого способа и оптимально возможные результаты. На этапе постановки цели могут быть задействованы следующие субъекты:
● руководство холдинга / управляющей компании холдинга (совет директоров);
● руководство дочерних предприятий холдинга;
● сотрудники, ответственные за делопроизводство на всех предприятиях холдинга;
● рядовые сотрудники-исполнители.
Для совета директоров на первом месте – обеспечение максимальной эффективности работы всего холдинга в целом, направленной на получение прибыли.
Для председателя совета директоров холдинг должен работать как слаженный механизм, вне зависимости от сложности его структуры и географического расположения подчиненных компаний. Деятельность подчиненных компаний должна быть прозрачна и подконтрольна. Все поручения должны уходить адресатам оперативно, а информация об исполнении всей цепочки поручений должна быть доступна по требованию, на ее получение должны уходить секунды, а не часы или дни. В свою очередь, прозрачность процесса для всех участников должна обеспечивать большую скорость и качество выполнения поручений.
Для руководства дочерних компаний холдинга важно вовремя узнавать круг задач, поступающих от головной компании. Возможность отслеживать ход исполнения процессов, в которых задействовано сразу несколько компаний холдинга, также необходима. Благодаря этой возможности менеджмент дочерней компании лучше понимает свой круг задач, а также может оперативно решать перекрестные вопросы с руководителями других предприятий холдинга.
Кроме обеспечения совместных процессов, для руководителя важно наладить процессы в собственной организации, выстроить цепочку исполнения для получения быстрого и качественного результата.
Для сотрудников, ответственных за делопроизводство, важно наличие информационной системы, позволяющей, с одной стороны, реализовать в электронном виде нормы делопроизводства, с другой – предоставить инструменты для быстрого поиска документов, удобной работы с ними, а также эффективного контроля исполнительской дисциплины.
Для делопроизводителей, работающих в одной из компаний холдинга, не столь важен единый холдинговый процесс, для них важно, чтобы выполнялись установленные на их предприятии нормы. Они всегда должны иметь под рукой шаблоны документов, номенклатуру дел, отчеты и т. д.
Рядовым сотрудникам важно получать четко сформулированные задачи, с понятными сроками исполнения и перечнем участников. При работе по межхолдинговым процессам сотрудникам нужно видеть конечных исполнителей по всем цепочкам поручений даже в других компаниях, чтобы можно было быстро определить ответственное лицо по каждому вопросу и обратиться к нему напрямую.
Выбор информационной системы для организации холдингового документооборота
В достижении поставленных целей организации холдингового документооборота значительную роль играет выбор информационной системы, наиболее подходящей для предприятия с учетом его особенностей. По данным портала www.doc-online.ru, на сегодняшний день на российском рынке представлено около 70 систем электронного документооборота. О специализированном решении для построения холдингового документооборота в той или иной степени заявляют 10% производителей СЭД.
Какие же возможные варианты существуют? Попытаемся сначала рассмотреть все доступные варианты, а далее попробуем определить плюсы и минусы каждого.
Одним из наиболее распространенных вариантов является применение СЭД с полной или частичной репликацией данных. При выборе этого варианта на каждом предприятии холдинга разворачивается свой сервер с системой документооборота. Серверы объединены через каналы связи, и при изменении данных на одном сервере информация об изменениях передается на другие серверы. При использовании режима полной репликации данные на всех серверах идентичны.
При частичной репликации возможны варианты, когда между системами передаются только учетные карточки документов (РКК), а наиболее ресурсоемкая часть данных – файлы – хранятся на сервере-источнике. В этом случае каждое региональное представительство работает с файлами из своей сети, не перекачивая большие объемы данных с центрального сервера.
Также возможны варианты, когда все данные поступают с серверов дочерних компаний на центральный сервер, а в дочерних обновляется только информация, касающаяся каждого из них. В результате на центральном сервере доступна полная база данных по всем компаниям, а на дочерних серверах – только данные по их организации. С точки зрения технической реализации, репликация может выполняться средствами системы документооборота или средствами СУБД.
Довольно экзотическим является вариант пересылки документов в филиалы при помощи электронной почты. В этом случае документы, которые необходимо довести до сведения/исполнения определенных лиц в филиале, пересылаются в виде специально сформированного почтового сообщения, содержащего сам документ и кнопки, необходимые для выполнения действий по задаче.
Еще одним вариантом организации холдингового документооборота можно считать вариант применения единой системы для всех предприятий.
О наличии такого решения, с некоторыми ограничениями, могут заявить все производители СЭД. В этом случае все предприятия подключаются к единой системе и работают в общем информационном пространстве.
Если все-таки требуется вариант с распределенными системами, то другим распространенным решением будет механизм, при котором на каждом предприятии разворачивается своя СЭД от одного и того же производителя. При возникновении ситуации, требующей передачи данных в СЭД другого предприятия, между системами происходит автоматизированный обмен сообщениями, содержащими информацию по документам и задачам во внутреннем формате СЭД. При таком варианте сохраняется уникальность процессов внутреннего документооборота компании, при этом обеспечивается сквозное выполнение процессов, охватывающих сразу несколько предприятий.
В зависимости от способа реализации возможна автоматизированная передача информации между СЭД напрямую либо вариант, когда в передаче информации участвует оператор, осуществляющий маршрутизацию сообщений, поступающих из СЭД разных предприятий.
Еще одним возможным вариантом можно назвать организацию холдингового электронного документооборота в соответствии с требованиями ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Данный стандарт описывает требования к электронному сообщению, которое будет передаваться между системами документооборота при возникновении межорганизационных процессов.
Несомненным преимуществом этого способа является его универсальность и, в общем случае, независимость от производителя. В теории, если в организациях холдинга установлены СЭД от разных производителей, поддерживающие обмен по этому ГОСТу, можно организовать сквозные процессы между этими предприятиями. На практике на сегодняшний день ни одна из компаний – производителей СЭД не декларирует готовых решений, соответствующих данному стандарту, даже среди тех производителей, кто активно участвовал в разработке стандарта. И даже если такой вариант будет реализован, итоговый обмен будет требовать участия специализированных операторов для обработки сообщений, поступающих от других СЭД, так как формат, описанный в ГОСТе, универсален и не учитывает особенности работы с документами и задачами в конкретной СЭД
Преимущества и недостатки вариантов информационных систем
Теперь рассмотрим преимущества и недостатки каждого из вариантов для того, чтобы определиться, какой из них подходит для того или иного случая.
Объединение целей участников процесса документооборота и возможных вариантов их реализации
А теперь попробуем наложить цели участников процесса организации холдингового документооборота на возможные варианты реализации и посмотрим, какие цели достигаются при том или ином решении.
Рассмотрев преимущества и недостатки каждого из способов организации холдингового документооборота, а также проанализировав достижение поставленных целей в каждом варианте, можно сделать выводы, для каких организаций подходит тот или иной вариант.
Для крупных холдингов с развитой территориально распределенной сетью подчиненных организаций больше подойдет вариант с репликацией данных либо обмен данными во внутреннем формате СЭД. Выбор между этими двумя технологиями зависит от преследуемой цели – усиление централизации внутри холдинга или сохранение независимости управления на уровне дочерних компаний.
Для небольших холдинговых компаний, не имеющих удаленных филиалов с плохими каналами связи, подойдет вариант единой системы. Если в таких небольших холдингах перед управляющей компанией стоит только одна задача – довести решения до подчиненных компаний, то можно остановиться и на варианте с пересылкой по электронной почте.
Для холдингов, на предприятиях которых уже используются СЭД разных производителей, подошел бы вариант обмена данными в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010 при условии, что производители СЭД обеспечат поддержку обмена сообщениями согласно требованиям этого стандарта.
Если рассматривать опыт нашей компании, то в рамках разных проектов внедрения нашей системы документооборота Naumen DMS были примеры реализации как распределенной схемы (через репликацию или обмен сообщениями), так и централизованной единой СЭД. В качестве основного варианта для крупных холдингов мы предлагаем решение, построенное на обмене сообщениями в нашем внутреннем формате. Для реализации этой возможности у нас разработан специализированный веб-сервис, позволяющий объединить все предприятия холдинга в единый сквозной процесс. В этом варианте в полной мере реализуются все цели различных групп участников холдингового документооборота. По итогам реализации проекта каждое предприятие холдинга получает независимую полнофункциональную систему, для сотрудников предприятия процессы реализованы таким образом, что им не важно, с кем они взаимодействуют – с сотрудником своего или другого предприятия. В свою очередь, руководство холдинга получает полную картину по исполнению запущенных им процессов.
В заключение хочется порекомендовать специалистам, занятым в настоящий момент подбором СЭД для организации холдингового документооборота, выбирать решение строго под свои задачи. В ряде случаев лучше отдать предпочтение более простому варианту, но если достижение конечной цели требует полной прозрачности процессов документооборота в холдинге и высокой степени вовлеченности сотрудников разных предприятий, тогда стоит ориентироваться на более дорогое, полнофункциональное решение, позволяющее сохранить вложенные средства при изменении масштаба и сложности задач.
Мнение экспертаИ.В. Баранова, руководитель секретариата холдинговой компании В настоящее время многих руководителей волнует вопрос организации документооборота как внутри организации, так и в территориально-распределенном холдинге. Внедрение СЭД обусловливается необходимостью упорядочивания бумажного документооборота и введения единых базовых бизнес-процессов, а также усиления контроля над расходами и финансовыми потоками на предприятии. По большому счету, с установкой системы электронного документооборота меняется стиль управления бизнесом. Из опыта последнего места работы: по мере расширения сферы деятельности холдинга и в особенности с появлением филиалов у нас возникла проблема эффективного обмена финансовыми и организационными документами (приказами, распоряжениями, бланками и т. д.); потребовалось исключить влияние так называемого человеческого фактора и добиться, чтобы прохождение бумаг занимало минимальное время. Введение системы электронного документооборота упростило процедуры оформления, согласования, утверждения документации. Первоначально автоматизация проходила только на головном предприятии холдинга, затем постепенно была проведена и в филиалах. В итоге СЭД объединила документооборот между сотрудниками головного офиса и дополнительных офисов. В результате при использовании систем электронного документооборота производительность труда персонала, по подсчетам, увеличилась на 25–30%, затраты на хранение бумажных документов уменьшились почти на 50%. На согласование документов стало уходить намного меньше времени: вместо нескольких дней – несколько часов. Так, после запуска системы автоматизации финансового документооборота время прохождения платежей сократилось до одного дня независимо от территориальной отдаленности филиалов холдинга. |
Мнение экспертаМ.М. Алхутова, эксперт в сфере ДОУ и архивного дела Вопросы автоматизации процессов управления в организациях, имеющих сложную организационную структуру, вызывают неизменный интерес. Потребность в автоматизации различных аспектов их деятельности, в том числе организации работы с документами, заставляет специалистов со всей ответственностью подходить к выбору информационных систем, в полной мере отвечающих запросам каждой конкретной организации. Изучение опыта выбора и внедрения информационной системы (системы электронного документооборота – СЭД) на примере холдинговой структуры, как ни странно, может заинтересовать практически всех специалистов в данной области, т. к. в подобных структурах подход к внедрению СЭД решается комплексно и может рассматриваться как на примере его отдельных элементов, так и в их взаимодействии. Специфическая структура холдинговых организаций, как в их организационной части, так и функциональной, имеет решающее значение при выборе автоматизированной информационной системы, которая должна учитывать необходимость взаимодействия документопотоков разных систем документации и бизнес-процессов. В холдинге показательно представлены все возможные документопотоки, составляющие документооборот каждой организации и холдинга в целом. Следует отметить, что оптимизация документооборота (электронного документооборота) не должна стать единственной целью при внедрении СЭД – ее нужно рассматривать в качестве составляющего элемента общего понятия организации работы с документами, наряду с их хранением и использованием, а также собственно процессом документирования. Рассматривая данный вопрос применительно к холдинговым структурам, важно учитывать общие и специфические черты в организации работы с документами каждой организации (предприятия), входящей в холдинг, и всей структуры в целом. Представленный материал интересен тем, что затрагивает мало изученный аспект, оказывающий большое влияние на выбор той или иной информационной системы, – процесс обмена данными внутри информационной системы (систем) холдинга. При выборе СЭД данному аспекту не всегда уделяется должное внимание. Как правило, определяющими являются другие, более значимые характеристики – требования к платформе, архитектуре СЭД, безопасности хранения и передачи данных, возможность интеграции с другими информационными системами как внутри каждой организации, так и между организациями холдинга, возможности развития и настройки системы и оптимальные финансовые затраты. Предложенная в статье классификация систем по способу передачи информации с привязкой к определенным моделям холдинговых компаний представляется не вполне корректной. На выбор того или иного способа передачи данных, а в конечном итоге и СЭД, окажет влияние не только структура организации, но и такие факторы, как принятая система управления (авторитарная, демократическая и т. д.), видовой состав документов, функционирование определенных бизнес-процессов (согласование документов, отчетность, подготовка ответов на запросы и т. д.). В заключение хочется отметить, что основной целью внедрения СЭД в сложных холдинговых структурах должно стать создание единого электронного информационного пространства, настроенного под конкретные задачи, решаемые в рамках каждой организации (предприятия) и всего холдинга. |
Источник: Журнал "Современные технологии документооборота и делопроизводства"
Комментарии 3
ИТ-проблемы при автоматизации холдингов не новы, спасибо, Анастасия, что Вы их объединили в одной статье.
Однако есть куда более сложные проблемы, на которых эксперты почему-то не акцентируют внимание. Они скорей методологического характера (не в смысле "как написано", а в смысле "как же правильно").
Перечислю лишь несколько из них:
1. Множественность юридических лиц. С одной стороны все должны работать в единой СЭД, с другой у каждого юридического лица должна быть своя независимая зона для документов со своими правами, нумераторами и т.п.
2. Совмещение должностей. Человек в холдинге может совмещать несколько должностей, например, генеральный директор в одном юридическом лице и финансовый директор в другом. Соответственно и свою работу в СЭД он должен четко разграничивать по своим должностям. И если, например, можно допустить, что все служебки он согласует от одной своей "основной" должности, то приказы он обязан подписывать строго по должности конкретного юридического лица.
3. Наложение административной и функциональной структуры холдинга. Административная структуры выстроена строго по юридическим лицам, однако функциональная может иметь пересечения. Например, юрист, согласующий договоры, может быть один на весь холдинг для всех юридических лиц.
Я выпятил несколько проблем, а сколько еще вопросов возникает. Например, отчет по исполнительской дисциплине - в него нужно данные отражать по должности или по человеку (т.е. суммируя информацию по всем его должностям)? И таких вопросов очень много!!!
Кстати, что забавно, все что написано выше уважаемым автором и экспертами НИКАК не влияет на выбор конкретной СЭД :)
Согласна с Александром. Проблема, обозначенная в пункте 3, зачастую решается дублированием работников, один пользователь - несколько работников. Здесь возникают сложности не только с формирование корректной отчетности по работнику, но и проблемы выбора того или иного работника, например, при согласовании документов. Еще одной проблемой может быть специфичность протекания некоторых бизнес-процессов, характерных для отдельных организаций холдинга, работающих в единой системе документооборота. Например, регистрация документов может производиться в подразделении автора документа или на уровне филиала. Возможные способы решения - либо навязывание "сверху" регламента работы, характерного для большинства, либо доработка функционала под конкретный филиал.