Электронный документооборот для предприятий энергетического комплекса

На вопросы портала ICT-Online для обзора «СЭД в энергетике с точки зрения интегратора» ответила Ольга Федорова, бизнес-аналитик DIREСTUM.

Почему использование электронного документооборота перспективно для предприятий энергетического комплекса (включая сбытовые, сетевые, управляющие компании)?

Сектор предприятий энергетического комплекса велик. Причем велик и в плане количества предприятий, и в плане числа сотрудников – миллионы человек трудится в этой отрасли. Это достаточно прогрессивные предприятия, энергетика – высокотехнологичная отрасль, отрасль развивается и идет в ногу со временем. Таким образом «идеологически» они готовы к электронному документообороту. А из целого ряда «практических» причин заинтересованности во внедрении СЭД, можно выделить три основных.

Первая – это огромные объемы документов. Компаниям приходится в авральном режиме согласовывать оптовые тарифы на электроэнергию, тарифы для потребителей, первичную документацию как по основной деятельности, так и по хозяйственной. Надо сказать, где рождается много документов, там много и «погибает», иными словами, теряется. Системы электронного документооборота могут помочь навести порядок в потоках документации, и не только энергетическим предприятиям. 

Вторая причина, почему предприятия энергетического сектора заинтересованы во внедрении СЭД, – ограниченные сроки подготовки, согласования и подписания документов. Например, для сбытовых компаний сроки предоставления документов своим потребителям регламентированы государством. СЭД, конечно, не сможет помочь в сокращении этапов согласования, но сократить сроки и сделать так, чтобы ничто не потерялось, – вполне.

И, наконец, третья причина связана непосредственно с документооборотом. Для многих компаний стал характерен гибридный документооборот, когда работа ведется параллельно с бумажными и электронными экземплярами документов. В таких случаях компании нуждаются в «квалифицированной помощи» и имеют общие особенности и узкие места. Системы электронного документооборота позволяют гармонично сочетать работу с бумажными документами и электронный документооборот. Например, документы могут существовать в бумажном экземпляре, но именно в системе ведется номенклатура дел и журналы регистрации, и именно через систему можно контролировать их местонахождение.

Какую специфику внедрений у такого рода заказчиков Вы бы отметили?

Из нашего опыта проекты внедрения в компаниях энергетического комплекса имеют две важные особенности – это распределенная работа и интеграция со сторонними системами.

Для большинства компаний отрасли свойственна филиальная организационная структура.  Параллельное использование различных учетных систем в подразделениях, наличие слабых каналов связи между филиалами и головной организацией накладывают свои ограничения, поэтому при выборе СЭД необходимо обращать особое внимание на то, что вендор может предложить для организации распределенной работы.

Сложная филиальная структура может также стать причиной возникновения трудностей в синхронизации данных между учетной системой и внедряемой системой электронного документооборота, и между учетными системами в филиальных организациях.

Предприятиям энергетического комплекса часто необходима интеграция как минимум с двумя системами: учетные системы для осуществления хозяйственной деятельности и специализированные комплексы программ, например, автоматизирующие бизнес-процессы биллинга электрической энергии. Выше в качестве особенности был выделен смешанный документооборот, поэтому актуальна интеграция и с сервисами обмена электронными документами.

Какова практика Вашей компании в работе с предприятиями энергетики?

У нашей компании накоплен положительный опыт внедрения СЭД в энергосбытовых компаниях. Здесь и организация работы с распределенными базами данных, и интеграционные решения. Так, например, в одной из организаций налажена интеграция системы DIRECTUM с биллинговой системой СТЕК-ЭНЕРГО, учетной системой 1С, системой обмена документами Synerdocs.

В одном из случаев предприятие имело сложную распределённую филиальную структуру. В каждом филиале была своя учетная система, и на этапе внедрения мы столкнулись с необходимостью синхронизации данных между учетными системами в филиалах и системой DIRECTUM. Благодаря комплексному подходу получилось выстроить простой и удобный процесс по согласованию первичных учетных документов, а также наладить обмен документами с контрагентами через сервисы обмена. Это позволило сократить время на внутреннее согласование документов, прямые издержки на доставку документов контрагентам, упростить контроль возврата документов контрагентами и многое другое.

Практика работы с различными учетными системами позволила нашей компании создать универсальный инструмент и методику интеграции практически с любой учетной системой. Что позволило нам сократить не только продолжительность проектов внедрения, но и их стоимость для конечного потребителя.

Источник: ICT-Online