Как остаться в ресурсе и с ресурсами при планировании проекта?

«Не важно, сколько у вас ресурсов — если вы не умеете правильно их использовать, их никогда не будет достаточно».

Приходилось ли вам видеть проект, который не требует человеческих ресурсов и материальных затрат? Мы представляем его примерно так:

Ни один, даже самый маленький проект не может быть реализован без ресурсов, материальных, человеческих или временных. Управление ресурсами — важнейшая область знаний проектного менеджмента. В примерах чаще всего встречается проблема их нехватки, но избыток не менее плох, ведь тогда проект становится нерентабельным.

Где золотая середина и как управлять ресурсами, чтобы не нарушить баланс?

Виды ресурсов

В управлении проектом понятие «Ресурс», как правило, применяется для:

• кадровых и материально-технических ресурсов;
• оборудования;
• финансов.

Очевидное и безусловное средство достижения целей проекта — это люди. Несмотря на то, что искусственный интеллект развивается семимильными шагами, заместить человека полностью, по крайней мере в проектном управлении, ему не удалось. Планирование кадров — задача не из легких, важно учитывать их профиль и компетенции, необходимые для успешного достижения целей проекта. Кроме того, не стоит забывать и о развитии навыков и повышении уровня экспертизы команды, профессиональном росте сотрудников, а также непрерывно работать над тем, чтобы все участники вовремя и неуклонно исполняли вверенные им задачи. Все это лежит на плечах руководителя проекта и требует особых навыков.

Вторая задача «со звездочкой» — планирование материалов и оборудования. Часто провалы проектов объясняют нехваткой сырья или проблемами с поставками, поэтому крайне важно планировать их точно также, как и человеческие ресурсы, включая в сетевой график.

Нередко без внимания остается планирование оборудования. Особенно пренебрегают этим неопытные руководители проектов, полагая, что имеющихся пяти грузовиков и необходимости использовании одного из них на проекте точно хватит. Но в условиях, когда компания реализует одновременно несколько десятков проектов, такой подход не работает. Транспорт или любое другое оборудование необходимо резервировать и рассматривать как возможное ограничение при реализации проекта.

Финансовые ресурсы не требуют долгих представлений. Именно они формируют бюджет проекта и сигнализируют нам о его рентабельности.

Пять причин, почему руководителю стоит тщательно планировать ресурсы

1. Контроль над ситуацией

Умышленное или случайное незнание о доступных ресурсах делает вас слепым. Невозможно оценить сроки и вероятность реализации задачи, если мы ничего не знаем о ресурсах, которые сможем задействовать для ее выполнения.

2. Прозрачность

Наполеоновские планы могут быть не только у вас, а ценного сотрудника могут запланировать для работ и другие подразделения компании. Своевременное планирование и уведомление о недоступности ресурса всех заинтересованных лиц поможет избежать недопонимания и борьбы за кадры.

3. Минимизация рисков

Когда вы планируете ресурсы заранее, вам доступен любой сценарий развития событий, который только можно вообразить. Заблаговременное планирование позволит сохранить холодный ум в ситуации, когда что-то пошло не так и не отклониться от первоначального вектора проекта.

4. Профилактика выгорания сотрудников

Доказано, что ощущение неопределенности приводит к выгоранию сотрудников. При грамотно спланированной загрузке участники процесса уверены, какую задачу и в какие сроки они будут выполнять.

5. Реальные цели и объем работ

Нет смысла в целях, которые не становятся реальностью. Управление ресурсами позволит определить именно тот объем работ, который доступен для реализации в рамках проекта. Уже на этапе планирования вы сможете отсечь задачи, ресурсов на которые недостаточно.

Как планировать ресурсы эффективно?

Идея заблаговременного планирования для большинства экспертов — аксиома, как и то, что контролировать ресурсы «на коленке» — крайне сложно. Поэтому такую задачу лучше решать в системах управления проектами.

В Directum Projects мы комплексно подходим к этому вопросу, уделяя внимание не только этапу планирования ресурсов, но и контролю исполнения намеченного плана.

Например, после назначения ресурсов на этап вы сразу видите их в панели снизу и можете оценить, как количество уже запланированных, так и количество оставшихся доступных часов сотрудника.

С помощью цветовой индикации легко понять, в какой день и у какого ресурса случился перегруз. Это поможет своевременно выровнять ситуацию

При необходимости можно отфильтровать и оценить ресурсы по конкретному этапу работ или же, наоборот, выбрать только этапы, где задействован ресурс.

Если требуется глубже проанализировать загрузку сотрудников в разрезе нескольких проектов или подразделений, то на помощь придет сводный отчет.

Планирование финансовых показателей доступно в табличной части диаграммы Ганта, а на вкладке «Структура» в проекте, портфеле или программе легко визуально оценить соответствие запланированных бюджетов и фактических затрат ранее утвержденным лимитам.

Управление ресурсами — важный этап достижения намеченных целей и неотъемлемая часть искусного управления проектами. Отсутствие его организации ведет к раздражению, путанице и краху проекта. В то время, как продуманный сценарий развития событий и резерв ресурсов сохранит нервные клетки всей команде.