Как отправить в отпуск 50 тысяч человек: изучаем систему КЭДО под нагрузкой

Directum HR Pro представляет собой совокупность ИТ-решений для профильных задач кадровой службы — КЭДО, приема сотрудников, организации отпусков, командировок и других. Блоки эффективно работают как вместе, так и по отдельности.

Система разработана в соответствии с российским законодательством, платформа в основе Directum HR Pro включена в Единый реестр отечественного программного обеспечения. Доступны локальный и облачный варианты поставки.

Автоматизация процессов

Прием на работу

Оформлять новых работников можно полностью удаленно через интеграцию с порталом Госуслуг с подписанием электронной подписью всех документов, включая трудовой договор. Сроки трудоустройства прозрачно контролируются, а данные работников автоматически заносятся в учетную систему.

Кадровый ЭДО

Отправлять сотрудникам кадровые документы и локальные нормативные акты на ознакомление можно в электронном виде, в том числе массово — одновременно большому количеству получателей. Сотрудники ознакамливаются с документами с проставлением электронной подписи в интерфейсе системы или личного кабинета. Там же они могут оформлять кадровые заявления.

Отпуска

Отпуска всех сотрудников планируются параллельно в интуитивно понятном интерфейсе, система следит за соблюдением требований законодательства и внутренних правил организации. График отпусков формируется автоматически с моментальной проверкой пересечений. В несколько кликов в системе можно отправлять заявления на перенос отпусков.

Командировки

Заявки на командировки создаются в системе, согласуются по настроенному маршруту со всеми ответственными. В ходе согласования можно быстро менять параметры командировки (например, в случае превышения расходов или переносе сроков) или вообще отменить ее. После подписания приказа на командировку в системе автоматически формируются предзаполненные авансовые отчеты.

Из Directum HR Pro можно быстро выгружать электронные документы для налоговых и аудиторских проверок, представления в ФНС и другие надзорные органы.

Электронное подписание документов

Легитимность кадровых документов обеспечивают усиленные электронные подписи: УКЭП со стороны работодателя и УНЭП — со стороны работников. Неквалифицированные ЭП для сотрудников генерируются автоматически прямо в системе. Настроена интеграция с Госключом — для подписания можно использовать эту государственную технологию.

После внедрения КЭДО в компании ESTEL 1200 сотрудников компании обмениваются с работодателем кадровыми документами в цифре. В Directum HR Pro создаются и обрабатываются заявления и приказы о предоставлении или переносе отпуска, заявления на изменение персональных данных, ЛНА, приказы о командировке, должностные инструкции. Время на подписание документов сократилось с 4 часов до 30 минут, благодаря чему компания экономит порядка 7200 человеко-часов в год.

Доступ к системе

В Directum HR Pro можно работать с любых устройств. Для сотрудников разработан личный кабинет (ЛК), в который легко зайти через телефон или планшет. При этом скачивать дополнительное приложение не придется: ЛК доступен по ссылке в любом привычном браузере.

Интерфейс личного кабинета Directum HR Pro

На крупных режимных предприятиях, где сотрудники не могут пользоваться личными мобильными устройствами в течение рабочего дня, можно развернуть ЛК в информационных киосках. За счет вариативности доступа к системе в цифровые кадровые процессы вовлекаются 100% сотрудников — офисных, производственных и дистанционных.

Directum HR Pro предлагает возможности гибкой настройки в режиме no-code. Это значит, что без погружения в код и без навыков программирования ведущий пользователь или аналитик, который знает «внутреннюю кухню» корпоративных процессов, в интуитивно понятном редакторе может настроить основные параметры системы:

• порядок и сроки согласования документов;
• шаблоны документов с автоподстановкой данных;
• вычисляемые ролей пользователей;
• оповещения на различные события.

Настройка бизнес-процесса по согласованию отпуска в Directum HR Pro

Создавать новые или дорабатывать уже существующие объекты системы, а также адаптировать Directum HR Pro под сложные бизнес-процессы можно в low-code-среде разработки.

Интеграционные возможности

В состав системы входят решения для интеграциии с 1С, порталом «Работа России» и открытый API для работы с другими учетными и HRM-продуктами — информацию не нужно дублировать, синхронизация данных происходит бесшовно.

Для организации найма сотрудников «под ключ» — от публикации вакансии до трудоустройства — разработана интеграция с системой «Поток Рекрутмент».

Масштабируемость и отказоустойчивость

Для крупных организаций, в которых трудятся тысячи сотрудников, важно, чтобы система была стабильна под высокими нагрузками и готова к подключению всё большего числа пользователей.

Платформа, на которой разработана Directum HR Pro, прошла нагрузочное тестирование, которое подтвердило ее отказоустойчивость при одновременном подключении 50 тыс. пользователей. Это значит, что систему могут использовать организации со штатом 100-200 тыс. человек. Directum HR Pro готова к высоким нагрузкам за счет горизонтального масштабирования: при необходимости достаточно добавить вычислительные мощности и распределить по ним сервисные службы.

Хранение юридически значимых документов

Настраивая работу с кадровыми документами в цифре, важно не забыть, что их нужно не только создавать, отправлять и подписывать, но и легитимно хранить. Архивные сроки для них — десятки лет, при этом ключ проверки электронной подписи действует всего 1 год. Возникает вопрос, как спустя, к примеру, 10 лет подтвердить законность подписания документа?

Directum HR Pro обеспечивает долгосрочное хранение юридически значимых документов. Электронная подпись в системе дополнена меткой доверенного времени, которая продляет срок действия сертификата ЭП на 5 лет. Дополнительно используется механизм «перештамповки» — проставления следующей метки. Всё это помогает подтвердить действительность документа через десятки лет.

Подключение искусственного интеллекта

Некоторые рутинные операции по плечу искусственному интеллекту. Например, он может распознать документы, удостоверяющие личность, и занести данные в систему при трудоустройстве. В Directum HR Pro эту функциональность можно подключить по запросу клиента.

Экспертиза вендора и методологическая поддержка

Кадровое законодательство меняется постоянно — компаниям приходится разбираться в нюансах и трактовках, обращаться к регуляторам за разъяснениями, тратить время и ресурсы. Право переходить в цифру в трудовых отношениях было закреплено только в 2021 году, а значит, все законы в этой сфере новые и «необкатанные».

Чтобы заказчикам не приходилось самостоятельно разбираться в хитросплетениях нормативных актов, в Directum работает целая команда методологов-аналитиков, которые отслеживают все изменения. В результате новинки сразу же находят свое отражение в Directum HR Pro.

Узнайте больше о возможностях Directum HR Pro для вашей компании.

Источник: cnews.ru