Привыкаем к хорошему: тренды кадрового ЭДО, которые останутся с нами надолго

Устроиться на работу онлайн

Уверены, что разбираетесь в КЭДО? Проверьте себя! Дистанционными собеседованиями уже никого не удивишь. Однако для подписания трудового договора все равно приходилось посещать офис лично или отправлять документы курьером. С ноября 2021 года ТК РФ разрешает вести кадровый электронный документооборот (КЭДО), в том числе заключать трудовой договор с соискателями при приеме на работу в цифровом виде.

Как работает онлайн-трудоустройство

Для удаленного приема компании нужна информационная система. Будущий сотрудник получает доступ в личный кабинет, куда загружает сканы или фото документов для трудоустройства. Там же он заполняет заявление на сертификат неквалифицированной электронной подписи (ЭП) — это занимает несколько минут, если в ИС предусмотрена аутентификация через ЕСИА (Госуслуги).

Полученной ЭП сотрудник подписывает согласие на КЭДО, а затем — трудовой договор и остальные документы, связанные с работой.

Какой эффект дает

• работодатель снижает затраты на трудоустройство, в том числе на печать, пересылку, хранение документов;
• в компаниях с большой текучкой кадров можно пойти еще дальше и подключить искусственный интеллект к обработке документов новых сотрудников. В результате кадровые специалисты тратят меньше времени на рутину;
• HR-процессы становятся прозрачнее для всех работников;
• электронные документы не теряются и быстрее согласуются;
• трудоустройство без единого бумажного документа играет на руку имиджу компании, особенно в условиях дефицита специалистов.

Оформить командировку без бумаг

Несложно вспомнить (а кому-то — представить), сколько кругов бумажного ада нужно пройти для оформления всех документов для командировки. Современные проблемы требуют современных решений — больше не нужно писать от руки служебные записки и лично относить в бухгалтерию авансовые отчеты.

Как работают онлайн-командировки

Законодательство разрешает переводить «в цифру» приказы, служебные задания на командировку, авансовые отчеты. Создавать, согласовывать и подписывать их можно в ИС работодателя.

Все процессы проходят для сотрудника «в фоновом режиме»: он создает заявку на командировку, заполняет нужные поля, отправляет на согласование. Система подскажет, если где-то не хватает информации или превышен лимит по расходам. Думать о том, кто должен подписать документ, тоже не надо: ИС сама отправляет его по установленному в компании регламенту.

Электронный авансовый отчет формируется автоматически на основе данных из приказа и реквизитов, полученных из билетов, чеков, счетов. Сотруднику остается подписать АО и передать оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.

Какой эффект дает

специалисты тратят меньше времени на оформление командировок, авансовых отчетов и сопутствующих документов; бизнес-процессы становятся прозрачнее на всех этапах; компания экономит на печати бумажных документов.

Использовать «Госключ» и другие бесплатные сервисы

Государство активно поддерживает цифровизацию трудовых отношений: появились электронные трудовые книжки, больничные листы, наконец, 377-ФЗ закрепил право на создание, оформление и хранение кадровых документов в электронном виде.

Как это работает

С 1 сентября 2022 года появится возможность использовать Госуслуги для обмена электронными кадровыми документами. Например, сотрудник может попросить работодателя размещать на Госуслугах документы, связанные с работой, даже если в компании уже используется своя информационная система.

На развитие единой цифровой платформы «Работа в России» правительство планирует потратить более 1,15 млрд рублей. К 2024 году кроме единой базы вакансий, она должна стать системой электронного документооборота для организации стажировок и сервисом для независимой оценки квалификации соискателей.

Другая инициатива — технология мобильного подписания электронных документов «Госключ». Каждый гражданин РФ может скачать приложение на смартфон и бесплатно получить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) для удаленного оформления различных документов. Уже сейчас с помощью «Госключа» можно заключить договор на услуги сотовой связи или оформить куплю-продажу автомобиля через Госуслуги.

Подписывать «Госключом» кадровые документы пока можно только в рамках эксперимента Минцифры (Постановление Правительства РФ № 1207), но постепенно такая возможность появится у всех работодателей и сотрудников.

Какой эффект дает

За подписи «Госключ» не платят работодатели, а именно они по закону должны обеспечить сотрудников сертификатами ключей ЭП при организации кадрового электронного документооборота. Используя «Госключ» при текущих ценах на сертификаты, работодатель сэкономит порядка 300 тыс. руб. в год на тысячу работников.

Есть одно «но»: использование государственных сервисов в КЭДО не означает, что можно полностью отказаться от информационных систем. Для согласования, хранения, массового ознакомления с кадровыми документами по-прежнему нужна ИС. Только при ее выборе обязательно учитывайте возможность интеграции с госсервисами.

Избавиться от бумажных архивов

HR-процессы не будут полностью цифровыми, пока остается последний «бумажный след» — архивное хранение. Законодательство требует, чтобы кадровые документы оставались юридически значимыми спустя десятки лет, а некоторые — бессрочно. Эти требования распространяются и на электронное делопроизводство.

Как это работает

В отличие от бумажных, в электронных документах информация отделена от носителя, а для её прочтения нужны специальные средства. Чтобы через пару лет кадровые документы в архиве не превратились в «цифровой мусор», необходимо выполнить ряд условий:

• обеспечить юридическую значимость электронной подписи на протяжении всего хранения. Для этого используют технологию усовершенствования формата ЭП, которая собирает доказательства действительности сертификата ЭП и достоверности момента подписания, таких как проставление метки доверенного времени или механизм «перештамповки»;
• позаботиться о том, чтобы документ можно было выгрузить из информационной системы даже спустя десятилетия, например, в формате PDF/A. Только в этом случае получится воспользоваться сторонними сервисами проверки подписи.

Какой эффект дает

Создать электронный долговременный архив — значит хранить документы централизованно, с быстрым и удобным поиском. Решается проблема устаревания цифровых кадровых документов. Ускоряется работа архивистов и делопроизводителей, снижаются затраты на формирование отчетов и другие процедуры.

Всматриваемся в цифровое кадровое будущее

Требования сотрудников к электронному взаимодействию с работодателем постепенно меняются. Квалифицированные специалисты хотят видеть HR-сервисы простыми, удобными, доступными 24/7 — как в случае с онлайн-трудоустройством.

Для компании переход на КЭДО — это в первую очередь история про эффективность и сокращение затрат. Снижаются расходы на бумагу и пересылку документов, исключаются лишние и рутинные задачи, упрощаются регламенты.

Конечно, экономия — дело добровольное. Но пока государство не сделало кадровый ЭДО обязательным для всех, у работодателей есть время, чтобы перестроить процессы и адаптировать ИТ-решения к цифровому «завтра».