Как расширить возможности бизнеса с помощью унифицированных коммуникаций

Джонатан Мак-Кормик

Многие представители СМБ утверждают, что им необходимо решение в области унифицированных коммуникаций (unified communications, UC), чтобы их компании могли полностью реализовать свой потенциал и более успешно конкурировать с крупными организациями. Однако аббревиатура UC навевает воспоминания о головной боли и всех сложностях, связанных с применением ИТ.

Если вам приходится поддерживать отношения с множеством производителей, используя различные системы связи, то с точки зрения управления ИТ это не только требует больших затрат времени, но и сопряжено со значительными трудностями. Кроме того, компании СМБ хотят сократить время, необходимое для принятия более продуманных бизнес-решений подразделениями и отдельными людьми.

При нынешней конкуренции у сотрудников нет ни времени, ни ресурсов, чтобы обрабатывать голосовую почту, разыскивать контактную информацию и проверять, на месте ли их коллеги и можно ли к ним обратиться. Более того, установка и обслуживание традиционной коммуникационной системы вроде АТС обходится недешево.

До сих пор UC использовались только крупными компаниями из-за сложностей, связанных с организацией согласованной работы продуктов различных производителей. Но хостовые решения в области UC могут сделать их доступными для СМБ со всеми их возможностями и преимуществами, такими как повышение эффективности работы, снижение затрат и упрощение управления.

Во избежание путаницы давайте определим, что мы понимаем под UC, и в общих чертах обрисуем, как они могут положительно отразиться на операциях, производительности труда и успешности ключевых направлений деятельности СМБ.

Определение унифицированных коммуникаций

UC представляют собой интеграцию важнейших коммуникационных сервисов, таких как электронная почта, передача голоса, календарные планы коллективного доступа и мгновенные сообщения, в рамках единой целостной коммуникационной системы. Системы UC обладают следующими пятью основными возможностями.

1. Электронная почта. Система UC должна предоставлять вам доступ к электронной почте через Outlook или другой аналогичный интерфейс.

2. Передача голоса. Система UC может расширить возможности стандартной телефонии. Например, она позволяет делать звонки с помощью настольной гарнитуры или использующего Интернет ПО и быстро получить доступ к голосовым сообщениям.

3. Мгновенные сообщения. Деятельность как малых, так и крупных предприятий зависит от неформального общения сотрудников и быстрого принятия решений, которые предопределяют надлежащую реализацию операций и функций бизнеса в течение дня. Поскольку ПО для обмена мгновенными сообщениями встроено в систему UC, персоналу компаний СМБ нет необходимости пользоваться предназначенными для частных лиц программами, которые хуже защищены.

4. Календарные планы коллективного доступа. Распорядок дня владельцев и сотрудников предприятий СМБ строится на основе их служебных обязанностей, отдельных связанных с работой проектов и личной жизни. UC помогает согласовать все эти графики и легко составлять несколько календарных планов.

5. Службы каталогов. Каталоги, например список телефонов сотрудников или важнейших контактов, очень важны. UC позволяют не только получать доступ к чужим календарным планам, но и поддерживать различные каталоги.

Хотя многие компании СМБ хотели бы обладать перечисленными возможностями, они не догадываются, что благодаря UC могут получить их все сразу. Внесем ясность: UC не требуют от предприятия перестройки инфраструктуры ИТ или внесения больших изменений в уже имеющиеся системы. Все, что необходимо, это доступ в Интернет, компьютер и IP-телефон.

Но сочетание различных важнейших систем связи — не единственное преимущество. Есть и другие, которые в гораздо большей степени влияют на краткосрочные и долгосрочные успехи СМБ.

Преимущества унифицированных коммуникаций

Благодаря использованию UC на предприятиях СМБ лица, принимающие решения в области ИТ, и рядовые пользователи получают многочисленные выгоды.

Преимущество № 1: долгосрочное снижение затрат.

Электронная почта и телефония — два важнейших и наиболее дорогостоящих вида связи — получают единую систему управления, что снижает затраты на оборудование и ПО.

Преимущество № 2: повышение эффективности.

Поскольку благодаря UC потребности в ПО и оборудовании, а также соответствующие затраты сводятся к минимуму, у лиц, принимающих решения в области ИТ на вашем предприятии СМБ, высвобождается время, которое они могут посвятить решению других задач и принести больше пользы вашей компании.

Преимущество № 3: рост производительности труда.

Избавляя сотрудников компаний СМБ от необходимости использовать различные программы для чтения электронной почты, назначения встреч и совершения телефонных звонков, UC позволяют им работать более эффективно и более результативно.

Преимущество № 4: повышенная гибкость.

Решения в области UC не привязывают людей к определенному месту, поэтому даже находясь в отеле или дома сотрудники предприятий СМБ могут трудиться столь же продуктивно, как и на своем рабочем месте.

Преимущество № 5: экологическая чистота.

Уменьшение количества оборудования и ПО ведет к снижению потребления электроэнергии. Кроме того, сокращается число сотрудников, которым необходимо приезжать на работу. А это уменьшает выброс углекислого газа автомобилями и сводит к минимуму занимаемую компанией площадь.

Эти преимущества не только подчеркивают важнейшую роль различных видов связи для СМБ, но и демонстрируют бесспорную ценность UC с точки зрения тех предприятий СМБ, которые хотят сосредоточить свои усилия на том, что умеют делать лучше всего, — на своем основном бизнесе, а не на инфраструктуре коммуникаций.

Для СМБ больше подходят хостовые решения в области UC

Чем меньше предприятие СМБ и чем дальше друг от друга размещены его подразделения, тем выгоднее ему воспользоваться услугами провайдера хостовых сервисов. Поскольку услуги такого провайдера, как правило, обходятся дешевле и он берет на себя управление всеми необходимыми системами, это делает хостовые UC еще более выгодными и сводит к минимуму заботы, связанные с управлением.

Хостовые UC гарантируют, что важнейшая информация попадет к тем, для кого она предназначается, и что будут приниматься более продуманные решения, увеличивающие прибыль. Кроме того, хостовые решения проще. Они требуют лишь наличия доступа в Интернет, компьютера и IP-телефона. Если воспользоваться услугами провайдера хостовых UC, отпадет необходимость покупать и обслуживать серверы, а также АТС и услуги IP-телефонии (VOIP).

Одним словом, ценность UC с точки зрения бизнеса, особенно СМБ, и их преимущества — бесспорны. Не обращайте внимания на утверждения, будто UC слишком сложны, и осознайте ту роль, которую играют коммуникации в обеспечении общего успеха и в повседневных операциях вашего предприятия. С помощью провайдера хостовых сервисов UC становятся еще более привлекательными, приемлемыми по цене и стратегически важными для успеха вашего бизнеса.

Читайте так же: Вы все еще совещаетесь?

Опрос: Какими средствами мгновенных сообщений пользуются участники сообщества? А вы?

Источник: PCWeek, 07.05.2010