Как решать проблему длительного хранения документов с учетом устаревания форматов и носителей?
Действительно, состояние физических носителей вызывает ряд сомнений. На сегодняшний день вечных вариантов хранения цифровых данных практически нет...
Вопрос
читателя: Как решить проблему длительного хранения документов с учетом
устаревания форматов и носителей?
Ответ:
Действительно, состояние физических носителей вызывает ряд сомнений. На сегодняшний день вечных вариантов хранения цифровых данных практически нет: магнитные диски размагничиваются со временем, полупроводниковые накопители теряют заряд, а оптические диски, записанные в обычных условиях, тоже приходят в негодность. Мы пока не сталкивались с проблемой носителей, ведь история электронных документов еще слишком коротка. А пока компаниям придется тщательно планировать хранение: обеспечивать резервное копирование и мониторинг.
Что касается форматов, то тут ситуация аналогичная. Следует помнить, что форматы хранения данных тоже устаревают и надо выбирать тот вариант, который теоретически может быть более долговечен. Сегодня важные документы преимущественно создаются в форматах, которые являются открытыми, то есть сохраняют возможность прочитать документ даже без приложения, в котором его создали изначально. Например, для текстовых документов это форматы .xml, .pdf, .txt и некоторые другие. Мы можем просмотреть эти файлы почти в любом современном редакторе.
Пока в России нет устоявшейся практики работы с электронными документами длительного срока хранения, мы можем только предлагать ряд рекомендаций:
● Во-первых, использовать в электронном виде документы, чьи сроки хранения не превышают 15 лет. Для остальных документов внимательно оценивать целесообразность их перевода в электронный вид, посчитать затраты на их длительное хранение в электронном виде.
● Во-вторых, использовать для документов общераспространённые открытые форматы документов, которые уже используются в течение нескольких лет.
● В-третьих, позаботиться заранее о резервном копировании и наличии устройств считывания тех носителей, на которых вы храните документы.
Думаю, что следуя этим рекомендациям, вы обеспечите себе минимальные гарантии хранения электронных документов.
Рекомендуем почитать:
на ECM-Journal
● Архивное хранение электронных документов (обзор ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»).
На сайте Росархива
● Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. (Исполнитель – Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
● Сравнительный
анализ форматов электронных документов постоянного (долговременного) хранения.
Отчет о НИР. (Исполнитель – Российский государственный гуманитарный
университет (РГГУ).
Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Комментарии 3
Всё было бы гораздо проще, если бы при проработке архивного хранения электронных документов не сделали кальку с бумажного, а основывались на хранении содержания, а не носителей. Ведь куда проще определить ряд форматов для разных видов информации (например, документы, изображения, видео, аудио итп.) и хранить их в единой базе данных, периодически проводя перекодирование в более современные форматы, чем десятилетиями хранить ПО и железо только потому, что иначе никак не получится считать архивный документ.
Сергей, есть еще одна проблема, о которой Вы забыли упомянуть: обеспечение неизменности хранимой информации. В таком случае запись документов на однократно-записываемые носители поможет отчасти решить эту задачу. Изолировав носители (от устройств записи) и обеспечив физическую защиту, в том числе от несанкционированного физического доступа (с целью порчи, кражи, подмены носителей), мы сможем с какой-то надежностью гарантировать неизменность хранимых документов. В базе данных это будет сделать сложнее, если, скажем, речь не идет о программно-аппаратных комплексах CAS (Content Addressable Storage). Я сейчас несколько выпал из контекста, но лет 5-6 назад существовали решения типа EMC Centera.
Другой аспект: при миграции документов на более новые носители или форматы тоже нужно позаботиться, чтобы не было потерь и искажений. Сама процедура должна быть регламентирована, а также осуществляться под управлением соответствующих служб.
Сергей, безусловно. Только не забыл, а намеренно не упомянул. Как вы правильно указали, все телодвижения по актуализации должны проводиться под надзором компетентных служб и с использованием спецсредств. Всё это должно решаться и при текущем порядке, и само по себе тема большая и сложная, поэтому и умолчал.