Как снизить финансовые и временные затраты на внедрение электронного документооборота?

Все помнят принцип Парето – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Он справедлив и для процесса внедрения СЭД. Можно и нужно исключать «лишние усилия», например:

1.     Не оптимизировать процессы на этапе внедрения СЭД.

2.     Минимизировать объем доработок СЭД.

3.     Исключить малоэффективные работы при внедрении

Не оптимизировать процессы на этапе внедрения СЭД

По тем или иным причинам встречаются случаи, когда оптимизация бизнес-процессов выполняется параллельно внедрению СЭД. Зачастую эти два процесса взаимно усложняют друг друга, что приводит к увеличению стоимости и длительности обоих проектов.

При необходимости оптимизировать процессы реинжиниринг должен завершиться до начала этапа исследования проекта внедрения СЭД. Наличие актуальных регламентов и/или описаний бизнес-процессов до начала внедрения в разы ускорит и сократит стоимость первых этапов внедрения СЭД.

Минимизировать объем доработок СЭД

Практически все современные СЭД в стандартной поставке позволяют автоматизировать типовые бизнес-процессы – канцелярия, договорной процесс и т.п., возможно, с некоторыми ограничениями.

Обычно пользователи на этапе внедрения системы заваливают команду проекта требованиями, повышающими удобство их работы, что вполне логично с их стороны. Однако именно реализация подобных требований на этапе внедрения и является теми «остальными 80% усилий, дающими 20% эффекта». Поэтому рекомендуется реализовывать требования, повышающие удобство работы пользователей, после внедрения СЭД с постоянным анализом их необходимости и эффективности.

Исключить малоэффективные работы при внедрении

Часто проекты внедрения СЭД сопровождаются значительным объемом накладных расходов, т.е. работами, напрямую не влияющими на результат – например, детальное документирование результатов исследования и проектных решений, с последующим длительным согласованием, при этом зачастую эти документы в ходе проекта значительно изменяются и становятся бесполезными. Поэтому нередко подобные работы заменяются на менее затратные и более эффективные. Например, вместо детальных проектных решений проводится ряд демонстраций внедряемой системы с подписанием протокола готовности системы к внедрению.

Выше приведен далеко не полный перечень возможных точек повышения эффективности процесса внедрения СЭД. Например, можно рассмотреть и внедрение типовой облачной СЭД, где внедрение ограничивается настройкой и обучением пользователей. Этот вариант будет самым быстрым и недорогим, но имеет ряд ограничений.

Обращаю ваше внимание на то, что любая оптимизация или упрощение процесса влечет за собой возникновение тех или иных рисков. Поэтому при применении методов снижения стоимости и длительности проекта внедрения СЭД необходимо регулярно проводить работу с организационными и техническими рисками.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"