Как строительной компании автоматизировать документооборот и процессы: пример РКС «Девелопмент»

ГК «РКС Девелопмент» — федеральная компания-застройщик, которая возводит многоквартирные жилые комплексы. Организация имеет матричную оргструктуру. Управляющая организация находится в столице, еще 5 офисов — в регионах. В ГК входит 27 юрлиц.

Риски при бумажном документообороте

До внедрения системы электронного документооборота в ГК «РКС Девелопмент» приходилось согласовывать договоры по электронной почте, а потом ждать, пока будут подписаны бумажные оригиналы. Это создавало ряд проблем:

• был риск подписать соглашение, не получив одобрения всех согласующих, и приступить к работе без ведома управляющей компании;
• при пересылке документов часто терялись данные. Чтобы уточнить информацию,
• приходилось тратить много времени;
• контрагент мог подписать одну версию документа, при этом уже была создана другая с внесенными правками;
• самое главное — всегда был риск получить штраф за срыв сроков проекта. Еще на этапе конкурсной процедуры девелопер и подрядчик согласуют график реализации с точными датами. Менять его нельзя — это грозит штрафами. Поэтому важно без промедления согласовать и подписать договор, чтобы не сдвигать сроки реализации проекта.

Стопроцентная автоматизация

В 2020 году руководство ГК «РКС Девелопмент» приняло решение внедрить систему электронного документооборота, чтобы взаимодействие между всеми юрлицами и подразделениями в них было эффективным.

Ключевыми критериями при выборе СЭД были удобство интерфейса и широкая функциональность без необходимости дорабатывать ПО под требования компании. Эти запросы удовлетворила СЭД для небольших компаний Directum Lite. Положительный эффект не заставил себя долго ждать благодаря нескольким принятым принципам.

К работе в системе должен быть подключен каждый сотрудник группы компаний

В организации трудится 250 человек, все они имеют доступ к системе. Для них это единое информационное пространство и место, где можно получить актуальные данные. Каждый сотрудник участвует в определенных процессах и работает с документами. В одних случаях он выступает заказчиком или стартует работы по документам, в других может быть согласующим, подписантом или исполнителем.

У компаний группы должны быть идентичные оргструктура и бизнес-процессы

В каждом юрлице по возможности выделили одинаковые структурные подразделения: бухгалтерию, технадзор, отдел капитального строительства, юридический отдел и т. д. Как и в случае с сотрудниками, отделы могут выступать и инициаторами, и согласующими. Ряд документов согласуется между разными юрлицами и директором в управляющей компании.

Оргструктура на примере одного юридического лица

Единство процессов также заключается в одинаковых видах и форматах создаваемых документов: договоров, дополнительных соглашений, актов выполненных работ, служебных записок, приказов.

Пример видов договоров, которые создаются в каждом юрлице

Регламенты согласования должны быть стандартными для всех проектных групп

Движение служебной записки — это один процесс, согласование договора — другой, работа с корреспонденцией — третий. Для каждой проектной группы процессы одинаковые и зависят от вида документа.

В каждом маршруте прописываются не только этапы движения документа, но и задачи, которые необходимо сделать. Это помогает исполнителям сориентироваться в том, какое именно действие им нужно выполнить.

Сотрудники должны пройти обучение и работать по единому стандарту

В «РКС Девелопмент» организовали полноценное обучение для новичков: каждому проводят личную беседу, помогают запускать первые задачи и согласования, а самое главное — знакомят с базой знаний, где хранятся инструкции, обучающие ролики, общефирменные документы.

Как управлять проектами в СЭД

При проектировании и строительстве зданий формируется целый пакет документов: технические задания, договоры, входящие и исходящие письма, отчеты и другие. Также создаются графики, за исполнением которых надо следить в режиме реального времени, контролировать исполнителей и распределять ресурсы. Чтобы вся документация хранилась в порядке, а руководитель мог оперативно выявлять проблемы, в компании используют функции для планирования и управления проектами.

СЭД помогает структурировать документы по проекту в зависимости от их видов, отслеживать ход работ с помощью встроенной диаграммы Ганта, взаимодействовать с коллегами через постановку задач, фиксировать договоренности и быстро формировать отчеты.

Сложности, которые еще предстоит решить

В «РКС Девелопмент» осталась проблема, которую еще только предстоит решить — у некоторых сотрудников образовалась «свалка» уведомлений и просроченных простых задач. Кто-то не видит ценности в том, чтобы вовремя нажимать кнопку «Принять» или «Выполнить», кому-то просто приходит слишком много заданий.

Например, на данный момент у девелопера в системе не прописаны ответственные по каждому контрагенту, поэтому входящие письма от них приходят офис-менеджеру. Иногда в его папке «Входящие» скапливается по тысяче заданий на обработку. Разбирать их — трудозатратная и неприоритетная задача. Решать проблему планируется системно: прописать правила обработки входящих и дообучить сотрудников.

Итоги автоматизации

Изменения охватили каждого сотрудника:

• более 90% договоров теперь подписываются в электронном виде благодаря интеграции с Диадок;
• автоматизировано 27 юридических лиц;
• 100% руководителей и сотрудников используют Directum Lite;
• процесс согласования документов ускорился в 2-3 раза;
• трудозатраты сотрудников сократились в 2-3 раза;
• расходы на материальные ресурсы уменьшились на 50%.