Как упростить работу с перепиской и обновление адресного классификатора?

Вопрос читателя: В нашей организации переписка занимает огромную часть. Но мы постоянно сталкиваемся с тем, что письма не доходят, так как адреса меняются, а мы базу обновить не успели. Или, например, обновили, но не всю. Хотелось бы максимально упростить эту работу. Возможно ли?

Если исходящих писем много, например, как у некоторых наших заказчиков – до 2000 исходящих документов в день, то гарантированная доставка писем может стать сложно решаемой проблемой. Ситуацию усложняют случаи редкой переписки с адресатом, то есть когда актуализация информации со стороны адресата происходит задолго до отправки ему исходящего документа.

Вопрос актуализации адресной информации можно решить, как организационно, так и с использованием средств автоматизации. Но в любом случае необходима реализация архитектурно корректного решения – правильно хранить адресную информацию в едином мастер-справочнике и использовать ее при отправке писем.

Наиболее оптимальный для пользователей вариант, но достаточно сложный в реализации – автоматически обновлять информацию при отправке письма с использованием интеграции с государственными облачными сервисами ФИАС (Федеральная информационная адресная система) и ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц), либо их аналогами. В этом случае на этапе отправки документа можно автоматически проверять корректность адреса. При этом система будет в базе ЕГРЮЛ искать компанию с соответствующим наименованием и/или ИНН и при необходимости обновлять адресную информацию (чаще всего будет использоваться юридический адрес организации).

Если решать вопрос без интеграции с адресными справочниками, то можно ввести ряд организационно-технических мер. Для этого выделить одного или группу ответственных, которые обеспечивают актуальность адресной информации. Снизить объем нагрузки на этих ответственных можно простой доработкой в системе электронного документооборота – при отправке письма проверять дату последнего обновления адресной информации организации-адресата. Если информация давно не обновлялась, то отправлять дополнительное задание на проверку корректности адреса.

Выбор варианта решения вопроса зависит от объема исходящих писем и технических возможностей интеграции системы электронного документооборота. Наиболее прогрессивным методом для исключения потерь внешней переписки является переход на обмен электронными документами с контрагентами, который будет юридически легитимным.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"