Как искусственный интеллект ускоряет работу с документами

Например, на каждом предприятии есть канцелярия, сотрудники которой ежедневно выполняют сотни шаблонных и трудоемких операций. Документы на обработку могут идти сплошным потоком, не оставляя времени на другие важные поручения.

Чтобы успеть всё, секретари и делопроизводители вынуждены либо задерживаться сверхурочно, либо ускоряться еще больше, рискуя в спешке допустить ошибку и тем самым только добавить себе работы.

Искусственный интеллект «устраивается» в канцелярию

ИИ идеально встраивается в цепочку однотипных действий, таких как обработка входящих документов. Обычно происходит так: секретарь сканирует письмо, вручную заносит реквизиты в систему, регистрирует, ищет адресата среди сотрудников и отправляет ему документ. Действия, на которые сотрудник канцелярии тратит от 5 до 30 минут, интеллектуальные сервисы могут выполнить за пару минут.

Мария Савельева

бизнес-аналитик, Product owner интеллектуальных решений компании Directum

Давайте разбираться, откуда берется такая экономия времени. Рассмотрим процесс обработки официального письма контрагента: как он происходит традиционно, и как изменится при внедрении интеллектуальной системы Directum Ario One.

ИИ, вам письмо: регистрация входящего документа

Прежде всего, письмо нужно зарегистрировать. Если оно пришло в бумажном виде, делопроизводитель сканирует и сам документ, и приложения, сохраняя их в виде отдельных файлов. Затем заносит в систему, вручную заполняя реквизиты в карточках.

Даже если письмо приходит по email, действий с ним становится не на много меньше. Во-первых, нужно все так же вручную локально сохранять вложения из письма. Это может быть довольно утомительно, например, когда объемный документ поступает в виде нескольких одностраничных файлов. Во-вторых, самому приходится заполнять карточки в системе.

Интеллектуальные сервисы обработки документов берут на себя всю рутину из перечисленных операций: распознают текст, извлекают из него реквизиты, распределяют по журналам регистрации. Делопроизводителю нужно только отсканировать письмо и занести в систему — можно даже одним файлом, который ИИ сам разделит на отдельные документы. Например, если в комплекте есть договор и приложения к нему, то система определяет ведущий документ и связывает с ним остальные.

В компании используют Microsoft Outlook? Тогда все становится еще проще. За пару кликов вложения из входящего email превращаются в созданные и заполненные карточки документов в системе. Сотрудник проверяет все поля на корректность заполнения и регистрирует документ.

Помощь для занятого руководителя

Что происходит с документом после регистрации? Он уходит на рассмотрение руководителю, который должен ознакомиться с содержанием и определить дальнейшего ответственного. Есть проблема: обычно начальство чрезвычайно занято, поэтому подобные задачи копятся и выполняются медленно.

ИИ выручает и здесь: если в тексте письма содержатся реквизиты или регистрационные данные, то все они отразятся в задании на рассмотрении. Руководителю не нужно тратить время, чтобы искать соответствующие документы, интеллектуальная система сделает это сама.

Следующий шаг — определение исполнителя для задания. Казалось бы, что сложного в том, чтобы указать в системе, кто из специалистов компании возьмется за работу по входящему письму? Однако учитывая загруженность руководителя, подсказка здесь будет не лишней.

Искусственный интеллект заполняет проект резолюции и определяет исполнителей, основываясь на содержании документа и накопленной истории предыдущих формулировок. Система также построит иерархию выполнения задачи до конечного исполнителя. Если руководитель согласен с предложенным вариантом, остается только отправить задание в работу.

Ответное письмо без стресса

Итак, мы проследили судьбу входящего письма до исполнителя, которому предстоит подготовить на него ответ. Для опытного сотрудника эта задача несложная, скорее опять рутинная, ведь ответы чаще всего построены по определенному образцу. У новичка, которому придется впервые выполнять эту работу, подготовка текста может занять очень много времени.

Искусственный интеллект упростит работу и новичку, и бывалому сотруднику. В задании, составленном при помощи системы, уже содержится структура ответного письма. Останется только добавить содержательную часть.

Откуда берется эта «рыба»? На основе анализа писем и ранее подготовленных ответов по данному корреспонденту. Конечно, последнее слово будет за человеком, у которого всегда есть возможность проверить и поправить выводы, которые сделала система.

Готовый шаблон ответного письма на основе анализа накопленных данных помогает соблюдать сроки и допускать меньше ошибок.

ИИ есть, где развернуться в канцелярии

На примере Directum Ario One вы можете убедиться, что возможности ИИ в делопроизводстве простираются гораздо дальше одного распознавания реквизитов.

Есть как минимум 3 причины, почему внедрение интеллектуальных систем в канцелярии — перспективная идея:

1. ускоряются процессы по всей цепочке обработки входящего документа — от регистрации до составления ответа;
2. удается разгрузить сотрудников, которые задействованы на каждом этапе работы с письмом;
3. сокращается стоимость обработки одного документа, по нашим подсчетам, в 2,5 раза.