Как разработать свой формат электронного документа? Вопросы и ответы

Для чего нужны методические рекомендации ФНС?

Раньше организации сами разрабатывали форматы электронных документов и спокойно пользовались ими. При этом поля и данные они именовали по-своему. Это негативно сказывалось на желании представителей бизнеса обмениваться документами — либо используем чей-то формат, либо продолжаем работать на бумаге.

Методические рекомендации от ФНС вводят единообразие на государственном уровне, регламентируют процесс разработки и сопровождения форматов.

Обязательны ли рекомендации для применения?

Нет, правила носят добровольный характер. Однако органы государственной власти будут принимать электронные документы, составленные по форматам, разработанным и введённым в действие в соответствии с указаниями ФНС. Если формат был создан и применяется без учёта правил, то всё зависит от решения соответствующего органа власти.

Что представляет собой справочник элементов форматов?

Для упрощения разработки форматов ФНС на своём сайте будет вести и публиковать электронный справочник унифицированных элементов электронных документов (далее — Справочник).

В Справочник войдут:

• элементы электронных документов, используемые при описании форматов;
• классификаторы, справочники, перечни, используемые при формировании элементов.

Справочник содержит следующую информацию: наименование элемента, его код, описание и другие данные. С полным списком можно ознакомиться в документе ФНС.

В Справочник также будут включаться новые элементы, использованные при описании вводимого в действие формата. ФНС будет обновлять его и размещать в течение 5 рабочих дней с даты регистрации документа в Министерстве юстиции Российской Федерации.

Как будет происходить планирование разработки формата?

Ожидается, что будет создана Комиссия по форматам электронных документов (далее — Комиссия) — экспертный орган, в состав которого приказом ФНС могут включаться представители органов власти, негосударственных организаций и Банка России. Вместе они займутся рассмотрением и урегулированием вопросов, связанных с планированием, разработкой, описанием, вводом в действие и прекращением действия форматов электронных документов.

Основываясь на результатах заседания Комиссии, ФНС будет утверждать план разработки и ввода в действие форматов электронных документов. Его будут создавать на основании предложений всех заинтересованных сторон. Форматы, по которым получено заключение Комиссии о их востребованности, будут иметь приоритетное значение.

План разработки и ввода в действие форматов электронных документов включает:

• наименование документов (нормативных актов), которые устанавливают требования к электронному документу (при наличии);
• наименование лиц, участвующих в разработке формата электронного документа;
• срок представления формата на рассмотрение Комиссии;
• срок его утверждения;
• переходный период, в течение которого можно использовать прошлую и новую версию формата;
• дата ввода в действие формата.

Допускается инициативное внесение на рассмотрение Комиссии своего разработанного формата. Его нужно направить официальным письмом в ФНС России. Там его рассмотрят в течение 2 месяцев и исправят, если посчитают это необходимым.

В чём особенности разработки формата электронного документа?

При создании нового формата необходимо опираться на бизнес-требования, включающие:

• описание бизнес-процесса (и его варианты), который требует сопровождения электронным документом;
• перечень участников;
• последовательность внесения данных в электронный документ сторонами;
• порядок подписания (визирования) электронного документа участниками (совместный или автономный).

Бизнес-требования необходимо представлять в пакете документов совместно с форматом.

При формировании структуры нового документа нужно учитывать положения законодательства, нормативных правовых актов, стандартов и иных обязательных требований.

При разработке формата необходимо использовать исключительно элементы, указанные в Справочнике. При их отсутствии разработчик предлагает собственное описание необходимых элементов.

В свою очередь Комиссия может рассмотреть предложенные варианты и вынести следующее решение:

• предложить разработчику использовать существующий элемент;
• одобрить включение предложения разработчика в Справочник как новой версии существующего элемента. При принятии такого решения все последующие форматы электронных документов разрабатываются с использованием нового элемента;
• одобрить включение предложения разработчика в Справочник как нового элемента, использование существующего — прекратить;
• отклонить предложение.

Знакомый бухгалтеру формат электронного счета-фактуры утверждается приказом ФНС. Данные инициативы в случае их одобрения также будут изданы официальным документом.

У Комиссии будет месяц на рассмотрение предложения. Какое решение может быть принято:

• отклонить предложение, при этом формируется заключение с указанием основных замечаний;
• одобрить инициативу.

Указанные правила касаются как разработки форматов в соответствии с планом, так и при инициативном внесении форматов на рассмотрение Комиссии.

Как отслеживать начало и прекращение действия формата?

Формат электронного документа вводится в действие на основании:

• приказа ФНС;
• либо совместного приказа с заинтересованным госорганом.

Срок — не ранее чем через 5 месяцев с момента утверждения такого приказа. При этом должны быть рекомендации Комиссии о вводе его в действие.

Прекращение использования формата электронного документа происходит по согласованию с Комиссией по тем же основаниям.

На сайте ФНС будет размещен реестр утвержденных форматов электронных документов (далее — Реестр). Регламент обновления списка — 5 рабочих дней с даты регистрации нового формата.

Реестр будет содержать следующую информацию: идентификатор, наименование, версию формата и т. д.

Ожидания бизнеса

Ждал ли бизнес рекомендации от ФНС? Конечно, да. Известно много случаев, когда, не обнаружив необходимый формат электронного документа, представители бизнеса разрабатывали его самостоятельно. При этом вопросов было очень много. Надеемся, что методические рекомендации от ФНС помогут бизнесу и послужат хорошим стимулом для дальнейшей генерации новых форматов.

Единые форматы электронных документов чаще всего нужны в бухгалтерии — для быстрого взаимодействия с контрагентами. Чтобы ускорить процессы, также можно подключить интеллектуальные сервисы или организовать электронный архив. Но и это ещё не всё. Больше возможностей — в цифровой бухгалтерии от Directum.