КЭДО, или Почему все перейдут на HR-процессы без бумаг

Для чего нужна цифровизация в HR

Хотя электронный документооборот ещё наводит страх в HR-службах, сотни компаний уже переходят на цифровое взаимодействие с сотрудниками. С одной стороны, подталкивает государство — инициативы сверху дают понять, что перевод бизнеса на электронное кадровое делопроизводство в России неизбежен.

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! С другой — компании сами осознают выгоды цифровизации в HR. КЭДО упрощает процессы как для работодателя, так и для сотрудников. Первый может намного быстрее собрать оригиналы документов и получить подписи на них, а работникам не нужно являться в отдел кадров по каждой просьбе.

Ознакомиться с приказом сотрудник может и удалённо — электронная подпись заменяет собственноручную. В разы меньше действий при оформлении отпуска. Больше не нужно писать заявление от руки, нести его на согласование и подписание руководителю, а потом возвращать в HR-службу. Не приходится тратить нервы и драгоценные часы, особенно если отдел кадров находится в соседнем здании или ещё хуже — в другой части города.

Вернёмся к государству. Как Россия переходит на КЭДО

За 2018–2021 годы Министерство труда и соцзащиты РФ запустило сразу два эксперимента по электронному документообороту в HR. Особенно впечатляет второй, в рамках которого на КЭДО перешла 381 организация. Опыт и выводы компаний-пионеров повлияют на дальнейшие изменения законодательства.

Огромное влияние на развитие КЭДО оказала пандемия. Массовый переход компаний на удалёнку заставил государство пересмотреть многие нормативные правовые акты в сфере кадров. В частности, пришлось официально утвердить порядок работы с удалёнными сотрудниками. Теперь, с 1 января 2021 года, они могут подписывать трудовые договоры и иные документы дистанционно — достаточно использовать электронную подпись.

И наконец, даже трудовая книжка становится электронными. Бумажные уже не заводят при трудоустройстве сотрудника. Правило действует с 2021 года.

О выгодах КЭДО в деталях

Кадровое делопроизводство — это не только трудовой договор и всё, что с ним связано. HR-специалист оформляет на сотрудников множество других документов: приказы на отпуск или командировку, приём на работу или увольнение, перевод на новую должность, выдачу вознаграждения или штрафов. Есть и другие бумаги: различные инструкции по безопасности, соглашения о неразглашении тайн, распоряжения, регламенты и т. д.

В целом HR-службы могут параллельно вести более 80 типов документов, которые относятся к работе сотрудника. Некоторые из них должны храниться по 45 лет. В их числе акты несчастных случаев, журналы учёта инструктажей. Часть документов находятся на предприятиях по 50 и даже 75 лет: приказы по личному составу, документы по оплате труда, трудовые договоры.

Учитывая огромные сроки хранения, несложно представить, какие объёмы занимают кадровые документы в компаниях — от нескольких шкафов до отдельных помещений. Чем больше места отводится под эти нужды, тем существеннее становится необходимость в КЭДО.

При этом переход на цифровые оригиналы без дублирования на бумаге — вполне легитимный выход из ситуации. Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми. Главное — оформлять и работать с ними, как того требуют Трудовой кодекс РФ и 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Какая система нужна для КЭДО

Чтобы перейти на цифровое взаимодействие с сотрудниками, достаточно использовать подходящую информационную систему. Эксперты советуют рассмотреть три варианта:

• «Работа России» — единая цифровая платформа, где уже всё предусмотрено для хранения кадровых документов. Сейчас пользователи могут подписать в ней лишь договоры — трудовой, ученический и о материальной ответственности. Функций ещё мало, как-то подстроить платформу под себя пока тоже не получится.
• Своя информационная система. Можно попробовать разработать ПО под свои задачи, с учётом специфики бизнеса и трудового законодательства. Однако это очень долго и требует много затрат. К тому же, может потребоваться интеграция как с другими системами компании, так и с «Работой России».
• Готовая система. Решения для легитимного КЭДО уже разработаны и поставляются в России, в их числе Directum HR Pro. Системой пользуются разные категории работников: специалисты отдела кадров, рабочие в цехах, офисные сотрудники и те, кто трудится удалённо. Переход на КЭДО снижает до 90% расходов на кадровое делопроизводство.

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП): какую выбрать

Если компания планирует избавиться от бумаг в HR-процессах, то ей придётся задуматься о выдаче электронных подписей сотрудникам. Законность их использования утверждена в 2021 году — с момента вступления в силу 407-ФЗ, регламентирующего дистанционный режим работы в России.

Какие подписи можно использовать в КЭДО:

Сегодня массово переводятся в цифру документы, которые не требуют оформления на бумаге согласно Трудовому кодексу. Сотрудники могут подписывать такие документы всеми видами подписи — УКЭП, УНЭП и ПЭП.

Фото: кадр из к/ф «Служебный роман», реж. Э.Рязанов, «Мосфильм», 1977 г.