Эксперимент Минтруда завершается. Что ждать от поправок в ТК?
Весь 2021 год работодатели активно следят и участвуют в эксперименте Минтруда, который посвящен электронному обмену документами между работодателями и их сотрудниками. Планируется, что пилот закончится 15 ноября 2021-го. А это значит, что со следующего дня начнут действовать новшества в Трудовом кодексе РФ, которые вводятся проектом нового ФЗ. Представляем краткий обзор правок, которые войдут в трудовое законодательство.
Что нового
КЭДО, или Почему все перейдут на HR-процессы без бумаг В первую очередь, в ТК появится определение термина «электронный документооборот в сфере трудовых отношений» (далее — кадровый ЭДО) — создание, использование и хранение сторонами документов, оформленных в цифровом виде без их дублирования на бумаге.
Что нужно сделать для перехода на кадровый ЭДО
Шаги, которые должен предпринять работодатель:
- Издать локальный нормативный акт (далее — ЛНА) и указать в нем:
- информационную систему (системы) для работы с электронными документами;
- дату введения новых правил работы с сотрудниками;
- порядок предоставления работнику доступа к информационной системе работодателя;
- порядок выдачи электронной подписи сотруднику.
- Уведомить работников о переходе на ЭДО. Сотрудник может подать заявление об отказе в срок, установленный в ЛНА, но не позднее одного месяца со дня оповещения.
- Если менее 50% сотрудников заявили об отказе, нововведение может быть распространено на всех работников.
Какие документы и какой подписью можно будет подписывать
|
Подпись работодателя | Подпись работника |
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП), в сертификате проверки которой указано лишь наименование юридического лица (ст. 17.2 ФЗ № 63 «Об электронной подписи», правки вступают в силу с 01.01.2022 г.) Исключение: может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме. |
УКЭП либо УНЭП Исключение: при подписании работником документов на портале «Работа в России» может использоваться простая электронная подпись, ключ которой сформирован при обращении гражданина за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме. |
Поправки о КЭДО станут итогом масштабного эксперимента Минтруда. Ранее мы писали о том, как в пилоте участвуют ИТ-компании Directum и СКБ Контур: обкатывают цифровые решения для управления кадровыми процессами, дают ведомству обратную связь об участии в виде отчетов и предложений.
Как хранить документы
Работодатель может делать это в собственной информационной системе самостоятельно, соблюдая при этом сроки, установленные законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Если документы были созданы с использованием платформы «Работа России», их хранением занимается оператор этой системы.
Вопросы и ответы о поправках
— Может ли работник использовать ранее оформленную ЭП у нового работодателя?
— Да, может.
— Может ли работодатель требовать от соискателей наличия действующей ЭП?
— Нет, он не вправе это делать.
— Смогут ли сотрудники отказаться от использования кадрового ЭДО с 2022 года?
— Да, они могут это сделать. Однако если более 50% сотрудников приняли новые условия труда, нововведение может быть распространено на всех работников, в том числе и на тех, кто ранее отказался.
— Обязан ли работодатель, перешедший на кадровый ЭДО, использовать платформу «Работа России»?
— Нет, такой обязанности у него нет.
— Будут ли иметь юридическую силу электронные документы, оформленные в рамках эксперимента Минтруда после его окончания?
КЭДО, или Почему все перейдут на HR-процессы без бумаг — Да, документы, сформированные в период проведения эксперимента будут иметь такую же юридическую силу, как и аналогичные документы, оформленные на бумаге и подписанные собственноручной подписью.
Какие выгоды?
Как сказано в пояснительной записке к проекту, ведение электронного документооборота работодателем повысит оперативность оформления официальных трудовых отношений.
Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать электронной подписью документы, связанные с их работой, поданные ими или предназначенные для них, а также иметь быстрый доступ к необходимым документам.
Комментарии 2
«А это значит, что со следующего дня начнут действовать новшества в Трудовом кодексе РФ, которые вводятся проектом нового ФЗ». Как могут начать действовать новшества по непринятому закону?
Лариса, речь о том, что если закон примут, то новшества начнут действовать уже после 15 ноября.