Когда Workflow нужен ERP-системе

Далеко не всегда предприятия, внедрившие системы уровня ERP, развертывают в дополнение к ним системы документооборота. В каких случаях тандем «ERP — workflow» разумен, а в каких нет? Вот что считают эксперты.

Модули различных ERP-систем различаются по функциям, однако есть набор функций, типовых для ERP: ведение конструкторских и технологических спецификаций, управление спросом и формирование планов продаж и производства, планирование производственных мощностей и потребностей в материалах, управление запасами и закупочной деятельностью, финансовые функции. Парадигма workflow-системы — это управление потоками (элементами) работ, в ней всякую деятельность можно представить в виде элементов работы, путешествующих по определенному маршруту между исполнителями в соответствии с заданными правилами, при этом от одного исполнителя к другому передается точка управления. Таким образом, ERP — это управление ресурсами (структурированной информацией), а workflow — процессами и, как следствие, любыми документами (неструктурированной информацией), возникающими при реализации этих процессов.

Возможен вариант, когда включенные в ERP-систему механизмы удовлетворяют запросам предприятия. Если их недостаточно, можно перенести ERP-функциональность, которая поддерживает бизнес-процесс, на workflow-систему. Иной вариант — интеграция ERP в среду workflow (когда пользователи реально работают с документами в workflow, а все конечные состояния документов фиксируются в базе ERP). Механизмы и программные решения известны (ODBC, XML и т. п.), но их использование требует масштабных доработок, тщательной проверки качества интеграции систем, актуальности и частоты обновления, корректности совмещения и целостности потоков, процессов и соответствующих ресурсов, предотвращения дублирования ввода информации.

Целесообразность использования тандема «ERP — workflow» зависит от потребностей в workflow и уровня интеграции систем. Можно ли состыковать системы, не нарушив целостность ERP? Имеется ли у систем общий формат данных, однозначно ли они его интерпретируют? Если ответ на эти и множество других подобных вопросов положителен, то тандем разумен.

Особенно эффективен такой тандем в территориально распределенной системе. Например, если в головной компании развернута и функционирует «тяжелая» ERP-система с дорогостоящими рабочими местами, а в филиалах из всего функционала ERP необходима лишь тысячная доля, то интеграция позволит, используя филиальную workflow-систему, взаимодействующую с ERP, удовлетворять запросы филиалов (например, по формирование заявок, согласованию документов, выставлению счетов). Разумеется, потребуется приложение, обеспечивающее интеграцию workflow с ERP.

Александр Епископосян, директор информационных и Internet-технологий компании «Евроменеджмент», alex@emd.ru

Почти все современные ERP-решения имеют элементы workflow, поэтому, если регламенты работы с договорами, заявками, организационно-распорядительными документами и т. п. просты, ERP-средств может быть и достаточно. Но такая ситуация скорее редкость, чем правило.

Система электронного документооборота (СЭД), построенная средствами ERP, будет более дорогим решением по сравнению с собственно СЭД. Причин несколько: более высокая стоимость лицензирования рабочего места ERP-системы, более дорогая кастомизация в ходе внедрения, высокие затраты на доработки системы по мере развития предприятия. В СЭД легче создавать и изменять электронные регламенты документооборота. Это очень важный фактор, если учесть свойственные российским предприятиям темпы организационного развития (а значит, и изменения регламентов их документооборота) и нарастающий интерес к созданию систем юридически значимого документооборота, которые проще реализовывать в идеологии СЭД.

Особенности современных предприятий таковы, что для автоматизации их регламентов документооборота «чистого» workflow-функционала ERP-систем недостаточно, требуются дополнительные сервисы: механизмы контроля сроков согласования, вотумного голосования, структурированного хранения электронных образов документов, протоколирования работы с документами, участия доверенных лиц и делегирования полномочий и поддержки документооборота в территориально распределенных организационных структурах.

Тандем ERP и СЭД дает отличный результат, когда системы интегрированы и каждая решает свои задачи. Например, приложение к договору фиксируется в ERP, оттуда запускается его согласование, выполняемое в СЭД, она ведет учет исполнения предметной части договора, а ERP — финансовой, при этом системы обмениваются статусами документов.

Внедрение СЭД предполагает организационное структурирование предприятия, и поэтому проект по созданию СЭД часто рассматривается как необходимый элемент подготовки персонала к внедрению ERP.

Андрей Гриб, руководитель центра документооборота и заказных решений на платформе IBM/Lotus компании «Аплана», agrib@aplana.com

Потребность в решении тех или иных задач определяет необходимость внедрения и интеграции конкретных систем. Естественно, внедренная ERP-система должна охватывать основные бизнес-процессы и часть задач, связанных с производственным документооборотом. Это прежде всего касается хорошо структурированной информации, хорошо формализованных и редко меняющихся процессов. Развитие ERP-систем в сторону управления неструктурированной информацией или управления процессами возможно, но экономически неоправданно, поэтому процессы, связанные с обработкой неструктурированного контента, часто остаются автоматизированными на уровне почтовой системы.

Тандем «ERP — workflow» неоправдан, если ERP-система покрывает все потребности в управлении контентом и бизнес-процессами, либо если роль неструктурированной информации в деятельности предприятия мала, либо объемы неструктурированной информации, которой нужно управлять, незначительны, а процессы достаточно просты.

Дмитрий Блудовский, руководитель направления документооборота компании «Рексофт», bludovsky@reksoft.ru

Противопоставления «ERP или workflow» быть не может — все решается в зависимости от ситуации. Когда нужен именно тандем ERP и workflow? Условий не так много: масштабы бизнеса (как правило, их интеграция нужна в средних и крупных компаниях); сложность и распределенность бизнес-процессов; большое количество операций и порождаемых ими документов. Еще одно условие — зрелость бизнеса, в частности наличие устоявшихся бизнес-процессов и понимание службой ИТ и ее руководством основ процессного подхода.

Элементы workflow сейчас встраиваются во многие ERP-системы. Та же «1С: Предприятие 8.0», например, содержит механизм бизнес-процессов, который позволяет автоматизировать цепочки связанных операций. В ряде случаев этого оказывается вполне достаточно для решения самых разнообразных задач.

Алексей Ламыкин, технический директор группы компаний «Фан», lamykin@fun.ru

Любая промышленная ERP-система имеет в своем составе workflow-модель. Вопрос лишь в том, можно ли ее использовать для полноценной автоматизации всех функций электронного документооборота. Если она изначально проектировалась как решение с основными функциями системы электронного документооборота, то ее можно считать самодостаточной для комплексной автоматизации workflow-процессов. Если ERP-система проектировалась как «конструктор», который в принципе «может все», но никто еще не использовал ERP-систему для автоматизации всех основных функций электронного документооборота, то стоит рассмотреть возможность интеграции с готовым решением для workflow. В этом качестве может выступать практически любая система электронного документооборота, представленная на рынке.

Василий Громов, президент компании BB Software, vgromov@bbsoftware.ru

Целесообразность использования системы управления совместно с системой электронного делопроизводства должна анализироваться также с учетом масштаба фирмы. Для крупных фирм и компаний важны интеграционные характеристики систем — в идеале они должны дополнять друг друга, используя единое хранилище информации. Мелкие фирмы могут позволить себе две разрозненные системы, но лишь до тех пор, пока объем информации в них относительно невелик. Использование «ERP — workflow» целесообразно и оправданно в случае, когда обе системы могут работать согласованно, интегрируясь в единую систему с более развитыми функциональными возможностями.

Андрей Манаков, руководитель группы разработки компании «САФИБ», frost@safib.ru

На мой взгляд, такое сочетание разумно и, более того, необходимо всегда! Ну или, по крайней мере, в тех случаях, когда автоматизируемое предприятие планирует занимать лидерские позиции в своем секторе рынка. Только почему тандем? Не секрет, что многие современные ERP-системы включают в себя средства автоматизации workflow. В этом случае гораздо удобнее, проще и выгоднее использовать встроенные средства управления бизнес-процессами, а не делать сопряжение с внешней системой документооборота.

Почему внедрение workflow необходимо? Не секрет, что для успешной конкуренции на рынке сегодня необходимо не просто сертифицировать предприятие по стандартам качества (в первую очередь, ISO 9001), но и создать реальную систему менеджмента качества. Основным элементом в ней является стандартизация бизнес-процессов. Их описание, жесткий контроль над их исполнением как раз и обеспечивается с помощью workflow.

Почему же пока еще редки случаи таких внедрений на российских предприятиях? Во-первых, каким бы ни был совершенным аппарат описания стандартных бизнес-процессов, встроенный в ERP или workflow-систему, разработка стандартов — очень трудоемкая и дорогостоящая работа, которую невозможно полностью отдать на аутсорсинг, так как все равно она требует активного сотрудничества всех менеджеров предприятия с внешними консультантами. Во-вторых, как показывает наша практика, никакая автоматизация управленческих функций не встречает такого активного сопротивления рядовых сотрудников, как автоматизация управления бизнес-процессами. «Жесткая» система workflow, которая не дает сделать ни шага в сторону от предписанного стандарта или регламента, не слишком удобна в повседневной деятельности — ведь все заранее предусмотреть невозможно. С точки зрения топ-менеджмента она, по понятным причинам, очень привлекательна.

Чтобы преодолеть это противоречие, надо использовать систему, которая позволяет отклоняться от стандартного маршрута. Разумеется, возможность отклонения должна существовать только на определенном уровне доступа. Кроме того, со стороны топ-менеджмента должен осуществляться постоянный контроль и анализ таких отклонений.

Игорь Якобсон, главный эксперт компании «Компас», sensr@kompac.spb.su

Современные системы документооборота и традиционные ERP-системы решают смежные, но разные задачи и поэтому всегда найдут себе место друг рядом с другом в арсенале современного предприятия. ERP-системы традиционно громоздки и консервативны — единожды качественно внедренные, они замечательно решают задачи автоматизации жестких, устойчивых производственных процессов. Системы workflow находят применение для решения задач, требующих гибкости, адаптивности, для управления холдинговыми структурами, проектами и отношениями с клиентами и партнерами.

Если на предприятии доминирует производство, а административно-коммерческий блок номинален, то ERP решит все задачи. Если же доминируют административно-коммерческий блок и управление активами, то предпочтительнее использовать workflow — это позволит добиться высокой эффективности и гибкости бизнес-модели. Между этими двумя крайними полюсами и следует искать ответ на поставленный вопрос. Для гармонично развивающегося предприятия или холдинга эта точка обычно оказывается посередине шкалы, где находят себе место и ERP, и ECM, образуя собой единое синергетическое пространство, позволяющее предприятию уверенно побеждать в конкурентной борьбе.

Андрей Петкевич, генеральный директор компании «Промышленные информационные системы», leader@eis.ru

Почему компании не используют системы workflow? Одни, внедрив у себя ERP-систему (а процесс этот дорогостоящий), не находят средств еще и на workflow-проект. Другие наивно считают ERP панацеей и удивляются, когда обнаруживают, что они не дают ожидаемой эффективности. В большинстве случаев это обусловлено именно тем, что они и не наполнены нужными электронными документами, в том числе образами документов на бумажных носителях. Разумеется, чтобы автоматизировать документооборот и связанные с ним бизнес-процессы, сначала необходимо их формализовать и по возможности оптимизировать, иначе от внедрения workflow-системы не будет пользы.

Если в компании внедрена ERP-система и имеет место очень большой по объему внутренний документооборот со сложными маршрутами прохождения документов, сложные «сквозные» бизнес-процессы, которые описаны и формализованы, то внедрение workflow-модуля позволит значительно повысить эффективность управления предприятием. Если же в компании внутренний документооборот незначителен или большинство бизнес-процессов не выходят за рамки одного-двух подразделений, то автоматизация с внедрением workflow, скорее всего, не оправдает вложенных усилий и средств.

Павел Плотников, руководитель отдела продуктов департамента маркетинга корпорации «Электронный Архив», PPlotnikov@elar.ru

Принятие решения об интеграции ERP-системы и системы управления документами в значительной степени зависит от ожидаемого эффекта. Если для крупного производственного предприятия решение задачи управления корпоративными документами (создание архивов, маршрутизация документов, автоматизация перевода документов из бумажного вида в электронный) принесет значимое повышение эффективности деятельности и, соответственно, будет влиять на рост прибыли, интеграция нужна, и она разумна. Естественно, следует учесть также вопросы стоимости подобного внедрения и стоимости владения решением.

Глеб Лукин, генеральный директор компании «Летограф», info@letograf.ru

При внедрении ERP-систем, даже полномасштабных, зачастую предприятия отказываются от внедрения полноценного документооборота. Это обусловлено рядом причин, в частности тем, что документооборот — вещь в себе, он не выполняет осмысленных бизнес-функций, поэтому модули типа CRM, SCM и другие, содержащие в себе элементы документооборота, к тому же нацеленные на реализацию конкретных бизнес-задач, частично заменяют сам документооборот. В условиях развитой бюрократической машины, а также территориальной распределенности компании безусловно имеет смысл внедрение полноценного документооборота в части управленческой модели. Такое внедрение позволяет наладить безбумажную систему взаимоотношений предприятий, департаментов и других подразделений, а также построить систему отчетности и контроля исполнительской дисциплины.

Дмитрий Шутченко, заместитель директора, руководитель департамента коммерческих проектов компании «ИнтэлЛекс», ds@intellex.ru