Командировки в цифре: как избавиться от лишних бумаг и отправиться в поездку налегке

Все те же процессы происходят намного быстрее и дешевле в электронном виде.

Какие документы можно переводить в цифру

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! Для цифровизации кадровых процессов есть все законные основания. 377-ФЗ разрешает с ноября 2021 г. оформлять приказы о направлении в командировку, служебные задания и т. д. только в цифровом формате без дублирования на бумаге.

402-ФЗ «О бухгалтерском учете» позволяет составлять и подписывать электронные авансовые отчеты. Минфин уже давал свои разъяснения по этому поводу: утверждать авансовые отчеты по командировочным расходам можно простой или неквалифицированной электронной подписью (ЭП), если соблюдены все требования 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Что нужно для цифрового оформления командировок

Для обмена электронными документами потребуются:

• информационная система с возможностью хранения документов (по ТК РФ это обязанность работодателя). Также ИС должна поддерживать все виды ЭП и интегрироваться с порталом «Работа в России», так как по закону сотрудники могут потребовать вести взаимодействие на этой платформе;
• электронные подписи. Для оформления командировок работникам можно использовать любые виды ЭП: простую, квалифицированную и неквалифицированную. У каждой подписи есть свои нюансы. Подробнее о выборе ЭП читайте в статье;
• локальные нормативные документы. Работодателю необходимо разработать Положение о кадровом ЭДО, отправить персоналу уведомление о переходе на КЭДО и получить согласие на ведение трудовых взаимоотношений в электронном виде. Кроме того, 63-ФЗ требует заключить между сторонами соглашение о применении простой или неквалифицированной ЭП.

Рассмотрим, как выглядит каждый этап работы с электронным оформлением командировок на примере системы Directum RX.

Как оформить документы по командировке в электронном виде

Шаг 1. Согласовать командировку

В «доцифровую эпоху» согласование деловой поездки сопровождалось бумажной волокитой и долгим хождением по кабинетам руководителей.

Чтобы запустить тот же процесс в системе, достаточно нескольких минут. Командируемый сотрудник в один клик создает новую задачу на согласование поездки:

В соответствующих полях выбирает пункт или несколько пунктов назначения, при необходимости указывает, что поедет на личном автомобиле.

Считать расходы в системе становится намного проще. Для каждого типа затрат задаются лимиты, которые можно настроить в зависимости от пункта назначения, должности, подразделения. Если инициатор вышел за рамки допустимой суммы, система подсветит ее красным и сообщит о превышении:

Запустить согласование можно только после заполнения всех обязательных полей, поэтому сотрудник точно не забудет внести нужную информацию. Затем система отправит задачу по заранее настроенному маршруту.

Шаг 2. Ознакомиться с приказом на командировку

Если замечаний к заявке нет, бухгалтерия получает задачу на перечисление аванса, а система запускает процесс формирования и регистрации приказа. Его подписание также проходит по установленному в системе маршруту.

В любой момент инициатор командировки может узнать, на каком этапе находится документ. Как только участники регламента утвердят приказ, сотрудник получит его на ознакомление.

Если работник указал в заявке поездку на собственном транспорте, то автоматически сформируется служебная записка.

Шаг 3. Сдать авансовый отчет

После возвращения из поездки сотрудника ожидает гора накопившихся дел, а кроме того, ему необходимо отчитаться за командировку. До ноября 2020 года сроки подачи отчетности были для всех одинаковы: три рабочих дня с момента выхода на работу. Сейчас компании сами устанавливают период, в течение которого сотрудники должны предоставить авансовые отчеты.

В электронном виде процесс происходит быстрее, чем на бумаге. Часть полей в авансовом отчете система заполняет из карточки командировки.

Внесенные данные сначала проверяют руководитель и бухгалтер. Если все значения корректны, то сотрудник подписывает отчет и передает в бухгалтерию подтверждающие документы: билеты, чеки, посадочные талоны. Такой подход экономит время всех участников процесса.

Подключаем искусственный интеллект

Интеллектуальные сервисы упрощают и ускоряют занесение данных в электронный авансовый отчет. Достаточно сфотографировать подтверждающие документы, отправить их в систему, например, через электронную почту.

То есть начать заполнять авансовый отчет можно уже во время командировки с помощью планшета или смартфона. Дальше за дело возьмется сервис интеллектуального распознавания:

• разберется, что перед ним — чек, билет или счет;
• извлечет нужные данные: ФИО, номер, дату, сумму, маршрут и т. д. в зависимости от документа;
• перенесет полученные данные в табличную часть авансового отчета.

Выгрузка авансовых отчетов по требованию налоговой

Электронные документы о расходах удобно предоставлять по запросам надзорных органов. За несколько минут система сформирует комплекты с учетом требований законодательства.

Также можно легко отфильтровать и выгрузить документы только за определенный период или по конкретному сотруднику.

Сосредоточьтесь на работе, а не на рутине

Законодательство активно идет в сторону полной цифровизации трудовых отношений, а вендоры готовы предложить системы для КЭДО с гибкими настройками под любой бизнес. Это значит, что можно уже сейчас начинать перевод командировок и авансовых отчетов в электронный вид, чтобы сократить трудозатраты на оформление, согласование и передачу кадровых и бухгалтерских документов.