Константин Истомин: внедрение СЭД - это переход на новую ступень бизнес-культуры

На вопросы CNews отвечает Константин Истомин, исполнительный директор компании DIRECTUM.

CNews: Какая роль, на ваш взгляд, отводится сегодня электронному документообороту в бизнесе российских компаний?

Константин Истомин: Все зависит от степени понимания роли СЭД у топ-менеджмента. Многие воспринимает СЭД все еще достаточно утилитарно – как систему делопроизводства. Другие уже используют СЭД для решения отдельных бизнес-задач. Но многие руководители начинают понимать, что СЭД обеспечивает инфраструктуру организации, создает условия для эффективной работы и развития предприятия. И здесь уже надо говорить не о документообороте, а скорее об управлении информацией, что соответствует концепции Enterprise Content Management (ECM). В этом случае можно говорить о том, что внедрение СЭД – это очередной шаг по повышению уровня бизнеса предприятия, переходом на новую ступень бизнес-культуры.

Кстати говоря, с целью изучения потребностей мы недавно проводили исследование в Европе, где посетили порядка 20 организаций различного масштаба. Там степень осознания роли подобных решений существенно выше. Возможно, как ни странно, потому, что у них нет такого понятия как «делопроизводство». Но эта тема достойна отдельного разговора.

CNews: Каким критериям должна соответствовать система электронного документооборота для перевода организации на новую ступень  бизнес – культуры?

Константин Истомин: Реально критерии зависят от специфики бизнеса и масштабов конкретного заказчика. Если говорить о средних и крупных организациях, то можно выделить общие требования - высокая масштабируемость системы, возможность легкой адаптации, понятность системы, простота ее использования. Что касается функциональности, то я бы выделил две ключевых области. Во-первых, это полноценное управление документами с поддержкой всего жизненного цикла информации. Во-вторых, это бизнес-ориентированный workflow, который обеспечивает собственно взаимодействие сотрудников в терминах, понятных непрофессионалам.

Сложность в том, что система должна сбалансировано учитывать все эти критерии, чтобы, например, быть одновременно многофункциональной и оставаться простой в использовании. Для этого каждая частичка системы должны быть тщательно продумана с учетом общей концепции системы.

CNews: Существует ли отраслевая специфика в применении СЭД?

Константин Истомин: Отраслевая специфика, безусловно, существует. Это проявляется в используемых видах документов и их объемах, в протекающих бизнес-процессах и т.д. Мы работаем практически во всех отраслях, постоянно анализируем потребности предприятий и с учетом этих требований развиваем систему. И мы пришли к выводу, что если в системе заложены правильные принципы и хороший функционал, то систему можно настроить под бизнес-задачи практически любой организации.

CNews: Как изменились за последние годы потребности российских заказчиков в области систем автоматизации документооборота?

Константин Истомин: Изменения происходят существенные, поскольку рынок растущий, спрос формируется. Пожалуй, хотелось бы отметить, что все больше заказчиков приходят к тому, что все документы надо переводить в электронный вид и полностью уходить от бумаги в текущей работе. И это выдвигает дополнительные требования к системе, так как появляются терабайты информации, которыми надо эффективно управлять. Именно поэтому, например, мы добавили в системе DIRECTUM службу управления хранилищами документов.

Ну а в целом, заказчики становятся искушеннее, их уже не устраивает ответ «это возможно реализовать на нашей платформе», они требуют сразу продемонстрировать готовые решения. Сейчас многие заказчики уже понимают, что важно не то, как что-то работает внутри системы, насколько современные «фишки» используются и т.д. Для них важно, насколько эффективно решаются их бизнес-задачи.

CNews: Какие трудности мешают использованию СЭД на предприятиях?

Константин Истомин: Трудности связаны, в первую очередь, с переходом на электронную форму работы с документами. Не все руководители готовы к этому, и это естественно. Кроме того, обмен документами между организациями идет в бумажном виде, поскольку юридически требуется наличие бумаги. И  здесь мы имеем решения не только для облегчения работы с бумажными и электронными документами, но и для перехода на работу с документами только в электронной форме, минуя бумагу, в том числе между разными организациями.

Еще один важный момент – это то, каким образом построено внедрение. Сейчас очень часто компании-внедренцы автоматизируют какую-то узкую часть (делопроизводство, один какой-то процесс). С одной стороны, это правильно, т.к. внедрение надо вести поэтапно. С другой стороны, зачастую на этом процесс и останавливается, не достигая главной цели – повышения эффективности работы предприятия. Именно для решения этой задачи в нашей компании, например, разработана своя технология внедрения, которая обеспечивает полноценное использование системы на рабочих местах всех сотрудников, работающих с документами, с применением ЭЦП для придания юридической силы и т.д.

CNews: Как вы оцениваете конкуренцию между российскими и зарубежными поставщиками СЭД? Действительно ли знание местной специфики является здесь конкурентным преимуществом?

Константин Истомин: Действительно, в области делопроизводства существует серьезная российская специфика. И большинством западных поставщиков она полноценно не поддерживается, поскольку не заложена изначально в архитектуру системы.

В то же время отрадно видеть, что некоторые российские системы по функционалу практически догнали западные, а по качеству реализации отдельных задач – перегнали. Секрет тут в том, что зачастую западные разработчики тянут за собой груз старых решений и технологий, что делает их системы тяжелыми. Российские же системы используют более современные и простые технологии и платформы.

Думаю, что в дальнейшем конкуренция будет обостряться, и это будет скорее на пользу российским системам, чем западным.