Консультации по обмену электронными документами. Подписываем договор квалифицированной ЭП

Случай из практики. Что если подписали разные версии электронного договора?

Заказчик выслал документ в формате PDF, подписав его своей квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП). Исполнитель взял другую версию документа, подписал своей КЭП и выслал заказчику. Каждый думает, что у него подписан договор, а на самом деле подписаны разные версии. Как на практике должно происходить подписание договора КЭП?

Как и бумажный, электронный договор должен обладать двумя ЭП. Это значит, что для одного файла формируются две электронные подписи. Как это будет выглядеть на практике c PDF: инициатор подписывает файл своей КЭП и отправляет второму участнику, который подписывает этот же файл своей КЭП. При этом каждая из сторон имеет доступ к подписанной версии файла и обеим ЭП.

Если же второй участник использует свою (новую) версию подписываемого файла, то КЭП инициатора перестанет действовать в отношении этого документа. Таким образом, у каждого участника электронного обмена будет своя версия договора, но подписанная только одной из сторон. На бумаге присутствует риск добавления текста в заключенный договор, если позволяет свободное место на бумаге. С электронным документом риск исключен, поскольку КЭП содержит хэш-функцию файла. Если файл отредактировать, то хэш-функция изменится, и КЭП перестанет действовать.

Представим этот кейс в бумажном варианте. Инициатор распечатал договор, поставил печать и подписал. Второй участник распечатывает свою версию договора и подписывает ее. Но во второй версии отсутствует подпись инициатора, а в первой отсутствует подпись второго подписанта.

Лишние поля в электронном договоре

Если договор подписывается в электронной форме (или виде? юридически как правильно?), тогда в его тексте должны отсутствовать поле для собственноручной подписи и место для печати? Значит, последний раздел договора должен называться не как обычно «Адреса, реквизиты и подписи сторон», а просто – «Адреса и реквизиты сторон».

С юридической точки зрения оба варианта («договор в электронном виде» и «договор в электронной форме») возможны, тем более если стороны одинаково трактуют понятия. Но чтобы избежать двоякого толкования терминов, рекомендую использовать понятия «электронный договор» или «договор в электронном виде». Под «формой договора» в Гражданском кодексе РФ понимается способ заключения соглашения, например, «устная форма» или «письменная форма». Электронные договоры относятся к письменной форме соглашения.

Теперь что касается места для собственноручной подписи и места для печати. Хотя законодательство строго не требует исключать эти поля из документа, разумно убрать их в электронном договоре. Это поможет исключить ситуации, когда одна сторона использует ЭП, а другая – рукописную подпись в распечатанном бланке. В этом случае договор не может считаться подписанным, хотя каждая сторона подписала его по-своему. Это же справедливо и для поля «Адреса, реквизиты и подписи сторон», которое стоит заменить на «Адреса и реквизиты сторон».

Что стоит обязательно указать?

Стоит ли отдельно писать в тексте договора, что он составлен в электронной форме и подписывается сторонами электронной подписью?

Обычаи делового оборота и практика рассмотрения дел арбитражными судами говорят о том, что в тексте стоит указать эту информацию. Данные сведения говорят о воле и согласии сторон заключить договор именно в электронном виде. Больше подробностей – в статье моей коллеги Ульяны Коровкиной «Договоримся об электронном договоре?».

Налоговая проверка

Если налоговая при проверке попросит предъявить подписанный договор, что показывать – файл PDF на компьютере и две открепленные электронные подписи к нему?

В случае выездной проверки этого может быть достаточно, если инспектор сможет проверить действительность и соответствие электронных подписей документу. Как показывает практика, ФНС РФ работает с заверенными копиями электронных документов: необходимо распечатать электронный документ с отметками об электронных подписях сторон (такая функциональность заложена в сервисе Synerdocs), написать «Копия верна», заверить собственноручной подписью и печатью организации.

***

Ознакомиться с полным перечнем консультаций, а также задать собственный вопрос экспертам вы можете на сайте synerdocs.ru в разделе «Консультации».

Источник: Synerdocs. Консультации по обмену электронными документами.