Консультации по обмену электронными документами. Аннулирование: как не потерпеть фиаско?

Уничтожение электронного документа с ошибкой

Когда в бумажном документе с подписью и печатью обнаруживается ошибка, его просто уничтожают. Но что делать с ошибочным электронным документом, подписанным ЭП? Можно ли его признать недействительным?

В документообороте существует такое понятие, как аннулирование документа. Этот прием сегодня успешно переносится и на электронные документы. При аннулировании создается соответствующее соглашение, с которым обязательно должны согласиться стороны, имеющие отношение к документу, подвергающемуся аннуляции. Подписанное электронными подписями соглашение будет доказательством того, что документ, на который оно составлено, больше не обладает юридической силой.

Кстати, аннулирование или уничтожение – не всегда единственно правильный выход. Многое зависит от того, в какой именно документ закралась ошибка. Бывает, достаточно обойтись исправлением (или корректировкой). Так, к счетам-фактурам, в том числе электронным, может быть выставлен исправленный или корректировочный счет-фактура. Если речь идет об ошибочно составленной товарной накладной ТОРГ-12, к ней разрешается оформить акт об установленных расхождениях, подписанный сторонами. И даже к некорректному договору можно составить дополнительное соглашение или протокол разногласий.

Что делать, если одновременно отправили бумажный и электронный документ?

В компании существует два документооборота: бумажный и электронный. Счета-фактуры отправляем одновременно и по почте, и через оператора ЭДО. Бывает, что сервис временно недоступен (например, пропало соединение с интернетом) – тогда мы выставляем бумажный счет-фактуру. Но пока тот дойдет до получателя, работоспособность сервиса восстанавливается. Что делать в такой ситуации – ждать, пока дойдет бумажный экземпляр, или отправлять электронный счет-фактуру?

В случае, если еще до этапа выставления были созданы два варианта одного и того же счета-фактуры – в бумажном и электронном виде, мы рекомендуем выбрать оригинал, с которым компании удобнее работать. О том, что не нужно отправлять контрагенту один документ в разных формах, напоминает Письмо Минфина России от 17.06.2013 года №ЕД-4-3/10769.

Что касается непосредственного ответа на вопрос, то не имеет значения, по какой причине сервис ЭДО временно недоступен. Рекомендуется подождать и все-таки отправить документ в электронном виде. Наверняка доступ в интернет восстановится быстрее, чем почта или курьер доставят счет-фактуру до получателя.

Если все-таки дублирование произошло, лучше уничтожить бумажный вариант, так как дата и время отправления электронного документа зафиксированы оператором ЭДО. Удалить электронный оригинал не получится. Разве только придется заключать соглашение об аннулировании, но кому нужна дополнительная волокита?

В описанной ситуации корректнее говорить о дублировании, а не о существовании двух потоков документов. Два документооборота – бумажный и электронный – подразумеваются тогда, когда работа действительно ведется с разными документами, но не с копиями и дублями одного и того же счета-фактуры (к примеру).

Помимо этого, Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н описан порядок действий в случае сбоев в работе сервиса обмена. В частности, при отсутствии со стороны сервиса подтверждения получения файла со счетом-фактурой, отправитель может повторить отправку, а при невозможности сделать это – выслать счет-фактуру на бумаге.

Кстати, совсем недавно Минфин РФ разрешил корректировать электронный счет-фактуру бумажным документом. Читайте, что думают об этом аналитики сервиса Synerdocs, в новости законодательства.

Есть ли смысл в бумажном соглашении?

Будет ли иметь силу соглашение об аннулировании электронных документов, составленное на бумаге? В каком виде должны быть ссылки на аннулируемые документы (идентификаторы из сервиса обмена или реквизиты), указанные в соглашении?

Соответствующее соглашение, составленное на бумаге, юридическую силу иметь будет. Что именно использовать в качестве ссылок – идентификаторы или реквизиты документов, можно определить по договоренности с контрагентом.

Процесс аннулирования, в котором сочетаются бумажные и электронные документы, имеет ряд нюансов. При составлении соглашения на бумаге электронные документы физически удаляться не будут, их статусы в сервисе ЭДО тоже не изменятся. Логично, что не окажется в сервисе и никаких служебных документов, подтверждающих аннулирование. Исходя из этого, бумажное соглашение придется хранить ровно столько, сколько и аннулированный электронный документ. Другое дело – соглашение об аннулировании в электронном виде. Использовать его намного удобнее.

Если в вашем сервисе обмена еще не реализована функциональность аннулирования, обратитесь к своему оператору с соответствующим предложением.

***

Ознакомиться с полным перечнем консультаций, а также задать собственный вопрос экспертам вы можете на сайте synerdocs.ru в разделе «Консультации».

Источник: Synerdocs. Консультации по обмену электронными документами.