Лицом к новой СЭД

Рынок систем документооборота существует уже более 10-15 лет, за это время успело смениться поколение продуктов и поэтому одной из задач часто становится смена одной системы на другую.

В этом случае может сложиться ситуация, когда руководство выделяет немалые ресурсы (как финансовые, так и кадровые) на покупку и внедрение новой системы электронного документооборота, а сотрудники после ввода новой системы в эксплуатацию отказываются в ней работать! И причины этого в основном лежат в области психологии.

Чаще всего смена системы происходит из-за недостатка выполняемых системой задач. Руководство это понимает и производит смену системы, НО при этом далеко не каждого руководителя заботит задача доведения и объяснения рядовым работникам преимуществ новой системы. Естественно, в таком случае сотрудники неохотно принимают такое «непонятное новшество».

Важным пунктом является готовность и желание сотрудников к изучению чего-то нового. Далеко не каждый будет «тратить время» не то что на прохождение курсов обучения, но даже на беглое знакомство с документацией. Естественно, при таком отношении об успехе проекта можно забыть.

Не стоит сбрасывать со счетов и негативный опыт внедрения предыдущей системы, когда что-то недоустановили, что-то недорассказали, что-то недопоняли, что вызывало сложности в работе. Поэтому и с новой системой пользователи опасаются такой же ситуации и затягивают переход.

Не будем забывать и о силе привычки. В течение многих месяцев, а то и лет волей-неволей привыкаешь к расположению кнопок, порядку действий и даже к цветовой гамме. Новая система – новые привычки, и когда они появятся еще неизвестно…

Таким образом, к традиционным задачам по внедрению добавляется еще одна, немаловажная, а возможно и ключевая: (пере)подготовка  персонала. Поэтому риски психологической неготовности необходимо учитывать и меры для преодоления этих проблем закладывать сразу при подготовке к переходу на новую систему.