Логика интеграции ECM-системы и сторонних облачных сервисов

«Гибридные ECM-решения»

В конце прошлого года руководитель исследовательской программы IDC в области контента Мелиса Вебстер вместе со своей командой выпустила отчет «Будущее управления корпоративным контентом: Пять ECM-трендов 2014» (англ. “The Future of Enterprise Content Management: Five ECM Trends in 2014”).

Среди выделенных Мелисой трендов значился и такой – «2014-й станет годом, когда ECM-системы, файлы, хранящиеся в облаке, и службы совместного доступа вместе образуют гибридные ECM-решения».

Наблюдаем ли мы то, что прогноз сбывается? Как именно могут интегрироваться системы и сервисы, складывающиеся в «гибридные решения»? Предпримем попытку разобраться.

Размытые границы ECM

Корпоративный контент хранится в разных местах, хочет того компания или нет. Даже введение строгой политики управления информацией (Information Governance) не убережет работодателя от того, что ценные сотрудники будут генерировать мысли, находясь вне офиса, писать код с домашних компьютеров, создавать документы или сохранять полезные файлы на ноутбуках, будучи в пути. Теоретически можно всегда «носить с собой» ECM-систему – ведущие вендоры предлагают функциональные мобильные решения для популярных платформ.

Тем не менее, даже штатным сотрудникам в ряде случаев удобней держать контент на хостинге, внутри веб-сервиса, в памяти устройства. К примеру, создав презентацию в prezi.com, довольно странно выгружать ее и сохранять дополнительно в ECM-системе, когда достаточно расшарить материал и дать ссылку тем коллегам, для кого это будет полезно. Еще более актуальны «внешние носители» корпоративного контента в том случае, когда контент изначально создается за пределами организации – сторонними экспертами, подрядчиками и так далее.

Таким образом размываются границы ECM, и в результате контент содержится, в том числе, в облачных хранилищах и внутри различных сервисов.

Востребованные сторонние решения

Полноценно интегрировать собственную систему со всеми возможными облачными решениями едва ли получится, так как их уже слишком много и их число постоянно растет. Правда, такую цель незачем ставить – в простейшем случае достаточно, чтобы в корпоративной системе оказывались активные ссылки на материалы, размещенные в публичных облаках. Интеграция может понадобиться только для ограниченного набора сервисов; причем важен функционал сервисов, поэтому можно интегрировать систему только с одним сервисом из группы аналогов.

Во-первых, целесообразно интегрироваться с каким-либо из популярных облачных хранилищ: Dropbox, Google Drive, Яндекс.Диск, OneDrive (ранее SkyDrive) или другим. Интеграция с хранилищем позволит упростить занесение данных в «гибридное ECM-решение» (в том числе, с мобильных устройств с закрытой файловой системой непосредственно в корпоративную систему), перенести часть информации в облако, освободив серверное пространство, организовать работу с фрилансерами, не предоставляя им логинов-паролей от основной ECM-системы.

Во-вторых, оправдана интеграция с облачным «офисным» веб-сервисом: Google Docs, Office Web Apps, Zoho Docs, решением на базе Облако Mail.ru или подобными. Эти сервисы обеспечат возможность простого совместного доступа нескольких пользователей к документам, облегчат создание нового контента и его редактирование без непосредственного подключения к ECM-системе и даже без необходимости установки дополнительного ПО, кроме веб-браузера.

В-третьих, может понадобиться интеграция с более функциональными облачными корпоративными системами (бухгалтерия, HRM- и CRM-системы, почта и внутренние порталы и так далее). Здесь можно упомянуть Небо, продукты на базе Oracle Cloud, а также вспомнить о Microsoft Office 365. Интеграция позволит иметь в ECM-системе контент, генерируемый в других областях, обеспечить доступ к нужной информации из-под клиента любой из систем.

Необходимая степень интеграции

Интеграция может быть налажена разными способами и может иметь, соответственно, разную глубину. С точки зрения создания «гибридного ECM-решения» желательно обеспечить связь основной системы и окружающих облачных сервисов как минимум для решения четырех задач:

●   единый поиск контента – независимо от того, где хранится файл (в базе системы или в облаке), он должен находиться из-под проводника системы;

●   экспорт-импорт без лишних движений – необходим какой-то коннектор, который позволит переносить контент из облака в систему и обратно, при необходимости подстраивая формат;

●   распределение прав доступа – если из системы в облако выгружается файл, количество пользователей, имеющих к нему доступ не должно увеличиться, если иное не задаст пользователь с соответствующими правами;

●   сохранение истории работы – при необходимости работа с файлом в облаке должна логироваться, чтобы администратор системы отслеживал обращения к документу и его изменения.

Проработка такой степени интеграции реальна и менее затратна, чем расширение функционала ECM-системы для обеспечения всех возможностей «гибридного решения».

Выгодность «гибридной» схемы

Получается, что ECM-вендоры, интегрируя собственные продукты со сторонними облачными сервисами, имеют возможность не изобретать велосипед, а относительно легко расширить функционал продукта и закрыть новые бизнес-потребности клиентов. Примером является веб-расширение для OneDrive, интегрирующее ECM-систему DIRECTUM с облачным сервисом для решения двух основных задач: импорта документов с мобильных устройств с закрытой файловой системой и обеспечения одновременной совместной работы над одним документом.

Также выгоды имеет клиент, приобретающий систему, интегрированную с облачным сервисом. Он не переплачивает за дополнительную разработку, имеет возможность сократить затраты на содержание контента, так как хранение в облаке выгоднее, чем на собственных мощностях, а также ему можно даже не приобретать ПО, арендуя его, к примеру, по SaaS-модели (для нужд ряда сотрудников это приемлемо).

Дополнительные выгоды возможны, если и основная ECM-система будет предоставляться по SaaS- или иной облачной модели.

Источник: docflow.ru