Машиночитаемая доверенность в КЭДО
Наверняка вы уже слышали об МЧД. Эту новинку сегодня широко обсуждают, ведь изменения, запланированные на осень, коснутся целого ряда процессов, в рамках которых сотрудник, филиал или организация выполняют значимые действия по доверенности. Как внедрить МЧД, пригодится ли она в работе с кадровыми документами и что стоит предпринять уже сейчас — рассказали в этой статье.
Что такое МЧД и зачем она компаниям
На фоне очередных изменений 63-ФЗ «Об электронной подписи» понадобился новый инструмент, который бы подтверждал полномочия сотрудников на подписание документов от лица организации. Так появилась машиночитаемая доверенность — документ в XML-формате, который содержит данные доверителя (физлица, ИП или юрлица), данные представителя и информацию о полномочиях, которые ему выдаются. Также у МЧД есть название, номер, срок действия.
Почему важно научиться применять новый вид документа? Всё больше организаций сегодня выбирают электронный формат работы, и в ближайшие несколько лет тренд на ЭДО точно не потеряет своей актуальности. Переход в цифру идет во всех областях и направлениях: от договоров и бухгалтерской первички до транспортных накладных и авансовых отчетов. Так как с осени 2023 года изменятся правила подписания электронных документов, без использования МЧД компаниям не обойтись.
Можно ли начать работать с электронной доверенностью уже сегодня
Ответ — да, тестировать МЧД можно с 1 марта 2022 года, и многие организации уже пробуют эту опцию, не дожидаясь 1 сентября текущего года, когда использование МЧД при подписании цифровых документов станет обязательным.
Теоретически у компаний еще есть время подготовиться — внедрить ИТ-инструменты, поддерживающие работу с МЧД, и протестировать их. Но фактически все эти мероприятия нужно было начать еще вчера. Почему? Дело в том, что на адаптацию к работе с новым видом доверенности могут уйти месяцы, ведь придется:
- изучить теоретическую сторону вопроса;
- провести аудит внутренних процессов;
- выпустить соответствующие локальные нормативные акты;
- определиться, в какой системе вы будете работать с МЧД;
- при необходимости обновить ПО;
- обучить сотрудников работе в новом формате;
- организовать получение подписей и выпуск самих доверенностей.
Как создать МЧД
Сформировать новую доверенность можно у провайдера ЭДО, на портале ФНС или в информационной системе (ИС), которая поддерживает такую функциональность. Для этого потребуется:
- создать XML-файл и указать все нужные реквизиты;
- заверить МЧД с помощью ЭП руководителя компании;
- занести ее в специальный реестр ФНС, который хранит информацию об электронных доверенностях (пока — в рамках эксперимента в секторе B2B);
- импортировать МЧД в корпоративную ИС для использования и хранения.
Какие задачи обработки МЧД можно решить в информационной системе
Рассмотрим на примере Directum RX, которая поддерживает работу с доверенностями, сгенерированными на любой платформе. Файл МЧД легко загрузить в нее, в том числе через коннекторы к СБИС или Диадок. Доверенность можно применять при подписании первичных, договорных, товарных, кадровых и других документов. Соответствующие полномочия прописываются в свободной форме в поле «Содержание» карточки МЧД:
Карточка МЧД в системе Directum RX
МЧД в кадровом электронном документообороте (КЭДО)
Многие нюансы работы с машиночитаемой доверенностью сегодня находятся в процессе проработки, и пока сохраняется большое количество вопросов.
Законодательство не обязывает подписывать кадровые документы с помощью МЧД, но в некоторых ситуациях в перспективе ее использование может быть удобным для компаний. Посмотрим, в каких именно.
С 1 марта 2023 года в силу вступил приказ Минтруда России № 578н, который закрепил единые требования к электронным кадровым документам. Все работодатели, которые перешли на КЭДО, обязаны их придерживаться. Приказ закрепляет структуру кадрового документа и его составляющие элементы, одним из которых как раз является машиночитаемая доверенность. Правда, важно отметить, что МЧД не является обязательной и включается в состав цифрового кадрового документа при ее наличии.
Тем не менее использование машиночитаемой доверенности может стать полезной опцией для пользователей, ведь при создании электронного документа в установленном государством формате в нём уже будет содержаться информация об МЧД. Так, если документ подписан не генеральным директором организации, а лицом, которому он доверил заверение на основании МЧД, эта информация уже будет интегрирована в электронный кадровый документ.
По мнению ряда экспертов, работать в таком формате удобнее, чем предоставлять кипу бумажных документов, подтверждающих информацию о подписании. Если же не использовать МЧД, придется где-то хранить копии документа, на основании которого сотрудник подписал тот или иной документ. Еще один бонус — отказ от бумаги в объеме экземпляров доверенностей, которые пришлось бы держать под рукой, чтобы подтверждать права на подписание и полномочия.
МЧД и вопросы передоверия в кадровых процессах
В перспективе МЧД также поможет решать вопросы передоверия, которые очень часто создают проблемы и путаницу.
К примеру, генеральный директор доверяет подписание каких-то документов заместителю по персоналу, а тот в рамках своих полномочий передает эту задачу третьему сотруднику. При классическом способе ведения дел каждое передоверие закрепляется отдельной доверенностью на бумаге. Это значит, что ответственный специалист должен постоянно держать в голове полную цепочку передачи полномочий и при необходимости оперативно отыскать нужную доверенность — задача не из легких. К тому же, передача прав от руководителя к заместителю не означает, что сам начальник больше не может подписать какой-либо вид документов, что дополнительно усложняет ситуацию.
Распутать этот клубок проще с помощью машиночитаемой доверенности. Система сама будет отслеживать все передоверия и присоединять к нужной подписи корректные сведения о полномочиях.
Правда, пока конкретный перечень доверяемых задач указывается в МЧД текстом в свободном формате, а значит, в автоматическом режиме распознать данные не получится. Сейчас над созданием универсального классификатора полномочий работает Минцифры совместно с ФОИВ. Ожидается, что эта работа будет завершена в ближайшее время.
Также важно учесть, что МЧД не освобождает от необходимости в ряде случаев заверять передоверие у нотариуса. Так, например, это придется сделать, если заместитель руководителя в рамках своих полномочий передоверяет какие-то действия другому сотруднику. Для самих нотариусов работа с МЧД тоже в новинку, поэтому пока механизм не отработан.
Большинству компаний, которые работают в цифре, очень скоро придется столкнуться с МЧД лицом к лицу, а значит, лучше подготовиться к этой встрече заранее. Пока многие аспекты работы с машиночитаемой доверенностью до конца не определены, но в конечном счете она может стать удобным и, главное, прозрачным и безопасным способом передачи полномочий внутри организации.
Комментарии 0