Масштабируемость - один из основных параметров, на который следует обращать внимание при выборе СЭД

Какие советы вы бы дали банку, стоящему перед проблемой выбора системы электронного документооборота? Какими критериями он должен руководствоваться, осуществляя этот выбор?

А. КЛОКОВ: Выбор системы документооборота не отличается от выбора какого-либо другого программного обеспечения. Руководствоваться надо, прежде всего, следующими критериями: сроками и стоимостью внедрения, сроком окупаемости и стоимостью владения, обеспечением требуемой функциональности, уровнем технической поддержки. Важное значение также имеет репутация вендора и отклики о его решении со стороны «коллег» – банковских организаций, уже внедрявших это решение.

Если говорить о сроках окупаемости, то за какой временной период должна окупиться внедренная СЭД – полгода, год или больше? Зависит ли срок окупаемости исключительно от качества предложенного решения или определенную роль могут сыграть другие факторы?

А. КЛОКОВ: Среднерыночного срока окупаемости не существует, это как средняя температура по больнице. Конечно же, окупаемость зависит от качества внедряемого решения, но есть и другие факторы, влияющие на срок, такие как сводная стоимость решения и его внедрения, прямой экономический эффект от внедрения. Стоит также учитывать факторы, которые сложно посчитать, например репутационные.

На какие параметры непосредственно самой системы в первую очередь следует обратить внимание при выборе СЭД?

А. КЛОКОВ: Функциональность, наличие готовых решений, в том числе в банковской сфере деятельности, возможность интеграции с различными системами, быстродействие, удобство интерфейса, кастомизацию, отказоустойчивость.

Следует ли обращать внимание на такой параметр, как масштабируемость решения – ведь объемы документооборота у быстро развивающихся банков постоянно растут и, соответственно, нагрузка на систему увеличивается?

А. КЛОКОВ: Масштабируемость один из основных параметров, на который следует обращать внимание при выборе системы электронного документооборота, особенно это касается финансового сектора, т.к. объемы документооборота итак велики, а с развитием организации и увеличением клиентской базы нагрузка на систему будет только расти.

Исходя из вашего опыта разработки и внедрения СЭД, какие решения пользуются наибольшим спросом в банковской сфере?

А. КЛОКОВ: Наибольшим спросом в банках, как и в других организациях, пользуются решения по организационно-распорядительной документации, договорным процессам, совещаниям, доверенностям, командировкам. Из специфических решений можно отметить «клиентское досье», «документы дня», обработка запросов государственных органов (Банка России, Федеральной налоговой службы), запросы клиентов на документы/справки и пр.

Расскажите, пожалуйста, подробнее о решении «клиентское досье». Почему вы относите его к разряду специфических решений?

А. КЛОКОВ: Накопление истории по работе с клиентами или формирование клиентского досье одна из важнейших задач любой компании. Практически по каждой операции клиент предоставляет в банк до 10 бумажных документов, которые необходимо сканировать, обрабатывать, архивировать и уничтожать. Все эти задачи и помогает решить «клиентское досье» вследствие чего повышается прозрачность бизнес-процессов, снижаются операционные риски, повышается оперативность обслуживания клиентов.

К специфическим решениям я его отношу в силу того, что запросы на подобные решения на текущий момент поступают только от банковского и страхового сектора, видимо, перед остальными отраслями такие задачи не стоят или стоят не так остро.

Источник: Национальный банковский журнал