Межкорпоративный документооборот: с чего начать?

Какими документами можно обмениваться с контрагентами в электронном виде? С каких документов стоит начать, а что оставить на потом?

Когда речь заходит об электронном документообороте с контрагентами, прежде всего на ум приходят первичные документы: акты, накладные, счета-фактуры, УПД и т.п. Но не будем ограничивать себя рамками обмена первичкой. В «зону поражения» межкорпоративного документооборота попадают все документы, которые организация может отправить своим контрагентам или получить от них: договоры, допсоглашения, официальные письма, и пр.

Есть и отраслевые, специализированные документы, которые имеют существенное значение для определенных сфер деятельности. Например, таможенные декларации или отчеты страховых агентов.

По каждому из перечисленных видов документов нужно решить две основные задачи. Первая – обеспечение обмена. Процесс должен стать прозрачным и удобным на всех этапах: с момента, когда документ создается, согласовывается, обрабатывается сначала внутри организации, а потом уходит контрагенту и возвращается. И вторая задача – это последующее хранение с соблюдением юридической значимости, чтобы в нужный момент документ можно было найти, выгрузить, предъявить.

Межкорпоративный документооборот невозможно внедрить сразу на все документы и всех контрагентов. Встает вопрос выбора бизнес-процесса для пилотного проекта. При этом надо опираться на два параметра. Первый – это объем документов, который необходимо обработать. Второй – сложность реализации.

С объемом все просто: чем больше документов, чем «рутиннее» процессы по их обработке, тем выше будет эффект от внедрения. Поэтому в первую очередь и начинают с автоматизации первичных документов, массовых договоров и так далее. Различные разовые договоры, письма уже менее приоритетны.

А вот критерий сложности стоит рассмотреть отдельно. Какие факторы влияют на сложность?

Привлечение контрагентов

Когда вы начинаете оптимизировать определенный процесс внутри компании, то зависите только от себя, либо ключевую роль играет влияние высшего руководства. Проект внедрения МКДО выходит за рамки организации. Контрагентов необходимо убедить в важности обмена в электронном виде. Хорошо, если вы можете диктовать им условия и склонять к переходу на ЭДО. Но таких ситуаций не так много – контрагентов чаще всего приходится убеждать обмениваться с вами в электронном виде.

В этой связи самый простой вариант – начать с обмена внутри холдинга. Уговаривать здесь никого не приходится. После того как отладили все процедуры внутри холдинга, начинаем подключать контрагентов, в первую очередь ключевых поставщиков и покупателей, с которыми идет больший трафик документов. Потом – всех остальных.

Интеграция с учетными системами

Первичка обычно попадает в состав приоритетных документов, с которых начинают внедрение, от автоматизации обработки которых заказчик планирует получить наибольший эффект. При этом хочется, чтобы документы автоматически проверялись, заполнялись и т.д. Все это требует тесной интеграции с учетной системой компании. Здесь важно учитывать и то, насколько учетная система готова к возможным изменениям.

Интеграция с сервисами обмена и роуминг

Основная идея такова: вы выбираете удобный сервис/оператора и интегрируете внутренние системы с ним, а с остальными работаете через роуминг. Но на практике отношение к роумингу пока настороженное. Высока вероятность, что вам придется подстроиться под своих ключевых поставщиков и покупателей и взаимодействовать с ними через тот сервис, который выбрали они. Здесь нужно отметить, что увлекаться интеграцией с сервисами не стоит. Разработка, настройка и поддержка коннекторов с каждым сервисом довольно трудоемка. Оптимальный вариант – интеграция с 2-3 основными операторами, с остальными – роуминг.

Законодательная база

С точки зрения законодательной базы государство регламентирует обмен далеко не всеми документами. Проще начать, например, со счетов-фактур, а не договоров. Поскольку регламент утвержден, возникает меньше вопросов и опасений, что электронные документы не будут приняты.

Практика

Вот несколько примеров, с чего начинали наши клиенты:

●    Производственно-торговая компания – первичные документы внутри холдинга (отгрузка с производства в торговые компании);

●    Сеть магазинов – документы на внутреннее перемещение;

●    Торговая компания – таможенные декларации;

●    Интернет-магазин – договоры с поставщиками.

Количество документов, критичность бизнес-процессов, ожидаемый эффект, сложность – определили точки старта.

Подведем итог

Начинают с того, что проще, что даст максимальный эффект. Постепенно, по мере созревания межкорпоративного документооборота, нужно расширять зону его охвата, подключать дополнительные документы. В конечном итоге должна сформироваться хорошая привычка, чтобы даже не возникало желания отправлять документы в бумажном виде.

Внешний документооборот, уверена, пойдет по аналогии прогресса сотовой связи, которая изначально была прерогативой военных и президентов, а теперь у любого школьника и пенсионера есть мобильный телефон или даже смартфон. Хочется верить, что межкорпоративный документооборот достаточно быстро перейдет в электронный вид, и это не затянется на десятилетия.

Источник: DIRECTUM