Миллионы на ветер: почему бизнес отказывается от СЭД?

Несвоевременный переход на автоматизированные ИТ-системы в компаниях, где до сих пор главенствует бумажный документооборот, наносит многомиллиардный ущерб российской экономике, уверены аналитики. Тем не менее, сознательных компаний, использующих СЭД в своей работе, все еще меньшинство. Что же заставляет организации "сидеть" на бумаге?

По данным проведенного в июне 2012 года НАИРИТ опроса 2015 сотрудников из 792 организаций с оборотом от 50 млн до 1 млрд рублей в год, выяснялось, что большинство респондентов знают о проблемах, связанных с "бумажным" документооборотом, однако оценивают их масштаб по-разному. Для крупного бизнеса самой большой из них оказалось неисполнение в срок выданных поручений(28%). Для более мелких компаний актуальными являются потери документов(27%) и необходимость их архивного хранения (24%). Основными причинами использования "бумажного" документооборота и отказа от внедрения СЭД в крупных компаниях можно считать недоверие к подобным системам со стороны руководства (23%). СМБ же тормозит в первую очередь высокая стоимость решений. (39%).

Тем не менее, существуют компании, которые смогли окупить затраты на СЭД и ощутить экономический эффект от внедрения в течение первого года использования системы (29%). Несмотря на то, что крупный бизнес более склонен к автоматизации документооборота и быстрее начинает ощущать позитивные изменения после внедрения, небольшие организации также проявляют значительный интерес к СЭД. Так, по мнению респондентов, подобное ПО наиболее эффективно помогает решить проблемы экономии временных ресурсов (27%), контроля деятельности сотрудников (16%) и оптимизации организационных бизнес-процессов в целом. Однако в ходе исследования было выявлено некоторое количество организаций, недовольных электронным документооборотом (средний показатель — 20%). По мнению НАИРИТ, этот показатель указывает на большой разброс по качеству продаваемых на отечественном рынке СЭД. Так, по итогам опроса, наиболее распространенной системой оказалась "Е1 Евфрат" (21%), второе место у "БОСС-Референт" (20%), на третьем — "Дело" (17%).

Наиболее интересной частью исследования стала оценка экономических потерь, связанных с отсутствием СЭД. Так, аналитики подсчитали, что в зависимости от оборота организации общие потери от применения "бумажного" документооборота составляют от 4,5 до 14 млн руб. в год. В целом, потери российской экономики, связанные с отказом коммерческих компаний от внедрения электронного документооборота, были оценены в 900 млрд руб. ежегодно.

Игроки российского рынка СЭД, которых CNews попросило прокомментировать результаты исследования, практически единогласно отвергли результаты, свидетельствующие о популярности продуктов, сославшись на более корректный, по их мнению, отчет DSS-Consulting. Тем не менее, в остальной части их оценки были более оптимистичными.

По мнению Сергея Бушмелева, ИТ-аналитика Directum, существует огромное количество способов и подходов для расчета эффективности перехода на электронный документооборот. "Во-первых, нужно учитывать прямые и непрямые убытки. Первые - это штрафные санкции, наложенные регулирующими органами и возникшие вследствие нарушения условий соглашений. Сюда же можно отнести и упущенную выгоду от невыигранных конкурсов и незаключенных контрактов. Но это лишь видимая часть айсберга. К подводной части, то есть к непрямым убыткам, можно отнести потерю производительности, низкую исполнительскую дисциплину, принятие необоснованных решений. Мало того, что эти факты нужно как-то обнаружить - необходимо оценить степень их влияния, по максимуму исключив влияние других факторов, - рассуждает эксперт. - Во-вторых, при расчете убытков делается одно важное допущение - считается, что, перейдя на электронный документооборот, организации автоматически избавятся от всех напастей, связанных с "бумагой". То есть у организации, внедрившей СЭД, всех этих убытков нет. Разумеется, на практике все сложнее: компания сможет повысить исполнительскую дисциплину и эффективность труда, перестать получать штрафные санкции, но не сразу и не полностью".

По мнению Сергея Курьянова, директора по развитию бизнеса "ДоксВижн", если понимать под этапом развития рынка СЭД уровень проникновения СЭД (долю организаций, уже внедривших у себя какое-либо решение этого класса), то, конечно, Россия сильно отстает от американского или европейского рынков, хотя достаточно быстро догоняет их. Тем не менее, если же понимать под этапом уровень применения различных технологических и организационных подходов к использованию СЭД, то, по оценке эксперта, уровни тут примерно одинаковые. "Что касается основных цифр исследований, то они были бы очень похожими и в AIIM, и в Forrester, только у последних доля недовольных была повыше – там больше проникновения и унаследованных решений", - добавил он.

Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС, полагает, что основное отличие работы аналитиков НАИРИТ от того, что предлагают западные исследователи, в том, что в данном материале представлен некий срез именно делопроизводственных проблем, то есть рассматривается именно СЭД, а не ECM-система компаний, определенный узкий сегмент автоматизации. Поэтому все выявленные проблемы связаны с классическими делопроизводственными функциями. Госпожа Иванова убеждена, что исследование не в полной мере учитывает современное развитие рынка, где задачи, решаемые компаниями в области работы с документацией, выглядят гораздо шире, чем исключительно делопроизводство.

Леонид Алдошин, вице-президент по направлению систем ЭДО Cognitive Technologies, отмечает, что основной причиной отказа мелких компаний от СЭД является неполное понимание их руководством возможностей, которые дает малому бизнесу автоматизация документооборота: распространенным заблуждением является то, что если в компании не так много сотрудников и количество документов невелико, то внедрение электронного документооборота является пустой тратой денег. В свою очередь, среди проблем, связанных с использованием "бумажного" документооборота, для крупных компаний актуален вопрос чересчур долгого согласования документов, который приводит к "неповоротливости" организации. "Российский рынок СЭД в настоящее время находится на том этапе, когда крупные компании проводят актуализацию и доработку применяемых решений с целью привести их в соответствие с новыми потребностями и вызовами. Зачастую это сопровождается сменой поставщика решения. Спрос на электронный документооборот со стороны малого и среднего бизнеса в настоящее время активно растет", - уверен спикер.

Олег Бейлезон, главный архитектор компании "Логика бизнеса 2.0", огорчен довольно общими выводами отчета без сегментирования по тем или иным критериям и четкой информации, чем именно не удовлетворены 20% недовольных пользователей. "СЭД - далеко не единственный сценарий коллективной работы с информацией в организации, а проблема многих отечественных решений - именно в их узконаправленности и слабой адаптируемости к растущим функциональным запросам, - объясняет свою позицию спикер. - Указание же на то, что малым и средним компаниям "дорого" внедрять документооборот я считаю прямым сигналом для рынка предложения, сигналом к тому, что решения по контент-менеджменту (и СЭД, в частности) должны стать "ближе к народу" – следует создать экономическую модель продукта/сервисов для СМБ-сектора, выгодную и продавцу, и покупателю". Он согласен с представителем ЭОС о том, что данное исследование имеет очень узкий срез в рамках одного из направлений. По его словам, рынок ECM в России до сих пор четко не спозиционирован, что не мешает, а иногда и помогает ему довольно динамично расти. "Задача стратегически мыслящих игроков рынка сейчас - не допустить завышения или искажения ожиданий потребителей от этого подхода и соответствующих продуктов. Рынок же именно систем автоматизации делопроизводства стадию активного роста уже прошел, сейчас это экстенсивное развитие", - констатирует он.

В целом эксперты уверены, что российские коммерческие компании в части проникновении электронного документооборота догоняют зарубежные, в то время как ECM-инициативы в госорганах России относительно молоды, а всплеск активности госорганов в деле автоматизации взаимодействия связан с принятием ряда законов и подзаконных актов.

Источник: Cnews.ru