Минцифры и ФНС России выпустили брошюру с картинками по работе с ЭДО

Пособие объясняет, по каким критериям выбрать надежную компанию по внедрению эффективной системы электронного документооборота (СЭД), как ускорить взаимодействие с государственными организациями, каким образом обезопасить себя при работе с электронной подписью. Для тех, кто хочет подробнее вникнуть в тему, есть QR-коды для перехода на информационные ресурсы.

Материал предназначен для широкого круга читателей и представлен понятными картинками и схемами. Методичка будет полезной для всех, кто работает с документами и бумагами. Мы изучили брошюру и подготовили краткую выжимку для ознакомления.

Документы на бумаге — прошлый век

Переход компании на электронный документооборот сокращает время на передвижение информации внутри организации, ускоряет обмен документами с контрагентами, повышает прозрачность бизнес-процессов и исполнительской дисциплины, снижает затраты на хранение архива, канцелярию и доставку.

Госуслуги — это тоже ЭДО

Электронный документооборот мы используем не только в работе, он стал важной частью повседневной жизни. Мы записываемся на прием к врачу, заключаем кредитный договор, подаем документы на обучение, покупаем и продаем квартиры — и все это в сокращенные сроки.

Бизнес работает эффективнее

Компании, где внедрена система электронного документооборота, могут обмениваться документами с контрагентами через сервисы внешнего электронного документооборота (например, СБИС или Диадок), сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в торгах, подписывать с сотрудниками кадровые документы, оптимизировать работу бухгалтерии.

Электронная подпись имеет юридическую значимость

При помощи усиленной электронной подписи можно не только проверить, кто и когда подписал документ, но и узнать, вносились ли в него изменения после подписания. А еще ЭП — это безопасно. Главное — хранить свои ключи электронной подписи под защитой пароля, контролировать выпущенные на свое имя сертификаты, проверять подписываемые документы и никому не сообщать информацию о своей ЭП.

Как получить электронную подпись

Директора компаний и ИП получают сертификаты ЭП в налоговой инспекции или в удостоверяющих центрах (УЦ) ФНС России, руководители финансовых организаций — в УЦ Банка России, а сотрудники госучреждений — в Казначействе России. Причем ходить в эти организации — необязательно: многие разработчики при внедрении СЭД оказывают услугу по выпуску ЭП.

Подписывать документы можно с телефона

«Госключ» — это приложение, с помощью которого можно заверить в телефоне или планшете юридически значимые документы и заявления, заключать договоры в электронном виде. Любая организация может интегрировать свою систему с Госключом.

Критерии для выбора надежной компании по внедрению СЭД

При выборе компании нужно учитывать: функциональность системы, наличие технической поддержки, степень защищенности, совместимость с другими системами, поддерживаемые форматы документов, работу в системе «Честный знак».

Полная версия брошюры — по ссылке. Авторы брошюры планируют продолжать изучение запросов пользователей и обновлять материал по мере развития электронного документооборота.