Мобильные ECM технологии. Они иные

Так уж мы устроены, что, когда встречаемся с чем-то новым, например, новыми технологиями или парадигмами, мы оцениваем это и пытаемся использовать, применяя традиционные подходы. Скорее всего, в силу инертности нашего мышления. Этот подход работает, но только отчасти. Ибо, как показывает практика, чтобы раскрыть потенциал новых технологий, нужен и новый, соответствующий им подход.

Мобильные технологии стали уже чем-то привычным в нашей повседневной жизни. Проникают они и в деловую среду, в том числе, в сферу ECM, где они устроили настоящий «мобильный бум». В какой-то мере мы переносим на них наш опыт управления, проектирования, внедрения настольных систем. То есть тот опыт, который у нас уже есть. Но, чтобы использовать мобильные ECM технологии действительно эффективно и безопасно, нужен свой уникальный подход, учитывающий саму природу мобильных устройств и технологий.

Попробую подкрепить свою мысль примерами.

Клиент vs Приложения

Так уж повелось в сфере настольных ECM систем, что часто системообразующим элементом пользовательской стороны ECM системы является специализированное клиентское приложение, толстый или тонкий клиент или веб-клиент. Клиентское приложение само устанавливает связь с сервером приложений или баз данных, сервисными службами. Если работа с системой осуществляется с помощью веб-клиента, на рабочую станцию для расширения функционала могут быть установлены дополнительные плагины или модули. Но, вне зависимости от технологии, есть стартовая веб-страница или окно приложения, куда пользователь попадает по умолчанию. Это может папку входящих документов или заданий, подобие dashboard (панели управления) или главное меню. Работа начинается здесь, и, как правило, пользователь не выходит за пределы одного приложения или веб-сайта. Тогда стандартная навигация в приложении будет выглядеть следующим образом: «Операционная система – Стартовое окно приложения-клиента или стартовая веб-страница – Необходимый функционал». Далее, как правило, производится перемещение между двумя последними пунктами.

Работа с корпоративной информацией при помощи мобильных устройств отличается, и, на мой взгляд, принципиально. Связано это не только с техническими возможностями мобильных устройств, пропускной способностью, надежностью и стоимостью каналов связи, но и с задачами, решаемыми пользователем.

Можно выделить следующие технические особенности мобильных устройств: отличная от настольной архитектура и операционная система (для большинства устройств), меньшая диагональ дисплея, пальцевый интерфейс. Рабочее окружение также другое: отсутствуют некоторые приложения, доступные в офисе, нет доступа к определенным сетевым ресурсам. Если добавить к этому возможные ограничения скорости и объема передачи данных, получим, что, в общем случае, мобильное устройство и нахождение вне пределов офиса не позволят решить все задачи, связанные с управлением корпоративной информацией, что пользователь мог бы решить на своем рабочем месте в офисе, и при помощи настольного компьютера. Есть исключения, но для большинства офисных работников, думаю, это утверждение будет справедливо.

Поэтому, на текущем отрезке времени, наиболее рабочей является такая организация работы, когда мобильные устройства и сценарии дополняют, а не заменяют полностью «традиционные» настольные. Мобильные ECM приложения не пытаются воссоздать ту же самую универсальную среду, что настольные клиенты ECM систем. Вместо этого мобильные приложения проектируются и используются для решения отдельных задач, отдельных сценариев. Нормальной считается ситуация, когда на мобильном устройстве установлено несколько приложений, решающих ECM-задачи. Это могут быть и универсальные приложения из публичного магазина приложений (AppStore, Google Play, Windows Marketplace), и специализированные стоковые или заказные приложения, доступные для установки только сотрудникам компании. Таким образом, пропадает необходимость в стартовой странице, главном меню, панели управления, которые являются «заходными» и открывают доступ к отдельному функционалу. Эту роль в мобильных устройствах выполняет сама мобильная операционная система. И тогда стандартная навигация к требуемому функционалу будет выглядеть так «Операционная система – Необходимый функционал». Как видите, путь до нужного функционала становится короче. Но это только один, не самый важный аспект.

Другой аспект, на мой взгляд, более значим. Практика решения одной ECM задачи при помощи нескольких мобильных приложений также меняет схему интеграции. Если несколько приложений обращаются к одной ECM системе или веб-сервису, дополнительная интеграция фактически не нужна – синхронизация данных происходит внутри системы или сервиса.

Другой случай, если работа ведется в нескольких приложениях, каждое из которых взаимодействует со своей системой или сервисом. Интеграция на уровне самих мобильных приложений ничего не даст, так как сами мобильные ECM приложения представляют собой лишь точки входа в «большую» систему или сервис. Интегрироваться нужно на уровне систем сервисов, ибо именно там «живет» информация. Например, интегрируется ECM система и облачный сервис (Google Drive, Box, SkyDrive и т.п.). Или ECM система и электронная почта. Если ни один из источников информации не обладает достаточными интеграционными возможностями, эти «обязанности» возлагаются на интеграционный сервис.

Нечеткий мобильный контур

Важным вопросом, который просто недопустимо обойти вниманием, является безопасность. Можно сказать, что для настольных систем и «недвижимых» офисов уже выработались практики безопасной работы… которые враз стали неактуальными, когда в этот мир ворвался свежий ветер BYOD. Рост популярности парадигмы BYOD (Bring Your Own Device, «Работай на своем личном [мобильном] устройстве») заставил «безопасников» пересмотреть принципы защиты информации.

Если мы говорим о классических настольных изолированных системах,  то раньше было необходимо защитить только контур системы. Со временем стали появляться сценарии удаленной работы, ка то работа из удаленных офисов или с рабочих мест. Также стали практиковаться  методы контролируемой мобильной работы. Самым ярким примером последнего сценария является использование бизнес-ориентированных продуктов, например, связки смартфонов и сервисов Blackberry. Такие задачи решались путем организации защищенных каналов связи.   

Распространение парадигмы BYOD, вылившееся в использование в качестве рабочих инструментов устройств, предназначенных главным образом для удовлетворения личных нужд, породило ряд новых задач.

Несмотря на развитие технологий и снижение стоимости мобильной передачи данных, заказчики формируют устойчивый спрос на решения, способные работать офлайн. Одним из критически важных секторов экономики, демонстрирующих интерес к ECM решениям, является нефтегазовый сектор. И мобильным сотрудникам работать приходится не только в кабинетной тиши, но и на нефтегазовых месторождениях, где единственный вид связи – спутниковая. Да и сотрудники столичных офисов хотят оставить за собой возможность поработать без подключения к Интернет, что бы не стать заложниками мобильной связи в неподходящий момент.

Работа офлайн подразумевает собой выгрузку части данных на мобильное устройство. А это могут быть конфиденциальные документы, текст служебной переписки, резолюции. Кроме того, данные приложений могут содержать параметры подключения к системе, идентификационные данные пользователя. Получается, что защищать нужно не только канал связи, но и данные мобильного устройства.

Если добавить к вышесказанному упомянутые в первой части статьи реалии, как то наличие нескольких мобильных приложений для работы с одной или смежными задачами, то контур, который требуется защищать, выходит далеко за территорию компании. Как уже говорилось, усугубляет ситуацию тот факт, что пользователи работают с целого зоопарка пользовательских устройств. Которые содержат не только рабочие данные, но и личные данные пользователя, которые, в общем случае, не подлежат защите силами работодателя.

Вместо эпилога

Чтобы «приручить» мобильные ECM технологии, чтобы построить работу с корпоративной информацией так, чтобы это было эффективно и безопасно,  недостаточно просто перенести на них уже имеющийся опыт управления настольными системами. Нужно учитывать особенности мобильных сценариев, схемы организации приложений, схемы интеграции, параметры обмена данными и многое другое. Только тогда мы сможем действительно управлять мобильными технологиями и сценариями. Потому что они иные.

Источник: CNews