Мобильные решения в сфере СЭД/ECM

В последние годы развитие информационных технологий идет стремительно, постоянно внося в современную жизнь различные инновации и усовершенствования. Быстро развивается область создания вычислительной и телекоммуникационной техники, растет скорость информационного обмена, постоянно увеличиваются объемы информации. Информационные технологии все больше проникают в деловую сферу.

В сфере ЕСМ развитие информационных технологий создает предпосылки к появлению новых тенденций. Например, таких как облака, социальность, мобильные технологии.

Сегодня мобильные технологии уже стали для нас привычными, без них трудно представить день современного человека. Все большую роль они играют и в бизнесе. Некоторое время назад мобильные технологии вызвали немалый интерес и в сфере СЭД/ЕСМ. Это объясняется потребностью компаний в мобильном режиме работы. Сотрудники, в том числе и руководитель, благодаря использованию мобильного доступа к системе электронного документооборота могут продолжать выполнять свои функции, находясь за пределами своего рабочего места. Эта тенденция уже давно реализуется во многих ведущих странах мира, постепенно мобильные решения для СЭД начинают использовать и российские компании.

Согласно исследованию информационного портала Docflow, проведенного в 2013 году, 67 % российских компаний считают использование мобильных технологий важным фактором для улучшения рабочих процессов, а 45 % уверены, что мобильные технологии помогают повысить производительность труда в компании.

Сравнение темпов роста СЭД/ЕСМ с 2009 по 2013 год

Наибольшей популярностью мобильный доступ к СЭД пока пользуется у руководителей и топ-менедрежов. Как правило, именно для них в компании закупаются мобильные устройства и рабочие места. Но и рядовые сотрудники все чаще приносят в офисы свои собственные смартфоны и планшеты для использования в рабочих целях, реализуя модель BYOD (Bring your own device). Поэтому в ближайшем будущем вполне вероятно расширение предоставления мобильного доступа в компаниях.

Заказчики при выборе СЭД все большее внимание уделяют возможности мобильного доступа к системе, его удобству и простоте использования. Компании-разработчики в свою очередь, ориентируясь на потребности пользователей, совершенствуют и дополняют свой продукт.

Как правило, современные системы электронного документооборота имеют несколько мобильных решений для разных платформ – так называемые мобильные рабочие места. Эти мобильные решения, обладая общими чертами, имеют и некоторые особенности, которые делают их удобными для конкретных групп пользователей.

Мобильные приложения компании ЭОС

Например, компания ЭОС («Электронные Офисные Системы») предлагает своим пользователям несколько приложений для мобильной работы с документами. По мнению председателя совета директоров компании ЭОС Владимира Баласаняна, мобильность в использовании СЭД сегодня является прерогативой руководителей высшего звена. А они, как правило, используют в своей работе имиджевый и более дорогой Apple iPad. Для планшетов Apple компания ЭОС предлагает несколько партнерских разработок и собственное решение iEOS.

Интерфейс мобильного приложения iEOS для планшета Apple iPad

Для планшетов с операционной системой Windows компания разработала приложение «АРМ Руководителя» – мобильный доступ для сотрудников различного уровня, от рядовых специалистов до высшего руководства.

Сейчас готовится к продаже «АРМ Руководителя RT», поддерживающий все возможности новой платформы Microsoft.

Кроме того, разработчиками компании была создана подсистема «Мобильный кабинет», позволяющая работать с документами за пределами офиса при помощи практически любого мобильного устройства, работающего с электронной почтой, в том числе и на платформе Android.

По словам руководителя управления маркетинга компании «ЭОС» Елены Ивановой, все мобильные решения на данный момент востребованы и успешно внедряются. При этом наибольшей популярностью пользуются решения для Apple iPad, однако, в последнее время распространенность устройств на Windows растет, как растет и количество внедренных мобильных рабочих мест на этой ОС.

«Разрабатывая мобильные приложения для ЕСМ, компания ЭОС делает ставку на эргономику, - комментирует Елена Иванова, - стараясь создать простое, понятное и удобное пользователю решение. В будущем планируется работать над защищенностью мобильных приложений и развивать функционал, в том числе учесть потребности сотрудников среднего звена компаний – менеджеров, специалистов. Также внимание разработчиков будет направлено на гибкость и кастомизацию решений. Кроме того, в связи с развитием концепции BYOD, необходимо работать над вопросом защиты корпоративной информации при работе сотрудников с помощью личных мобильных устройств».

Решения компании «ДоксВижн» для мобильной работы

Компания «ДоксВижн» - разработчик одноименной системы документооборота - также предлагает на выбор пользователя несколько вариантов мобильного доступа к своей СЭД: ТОП-менеджер для iPAD, менеджер для Outlook, ассистент для Android и легкий клиент для работы с помощью любого мобильного устройства.

ТОП-менеджер для iPAD - интерфейс мобильного решения «ДоксВижн»

«Мобильные решения компании «ДоксВижн» представляют собой не просто клиенты к системе электронного документооборота, а приложения с определенными сценариями работы, - рассказал руководитель продуктового направления компании «ДоксВижн» Михаил Захаров. - Это направление развития обусловлено сложностью современных СЭД, для которых нельзя сделать универсальных мобильных приложений. Данного вектора в развитии мобильных приложений мы будем придерживаться и в будущем. Для автоматизации сценариев работы выбраны определённые роли, действия которых, как правило, являются типичными: это исполнители заданий или руководители. Именно для них сделаны наши приложения. Формат и платформа выбираются исходя из степени их распространенности среди данных сотрудников. Сейчас это планшеты на iOS и смартфоны на Android». 

Помимо программных продуктов непосредственно для планшетов и смартфонов компания «ДоксВижн» планирует развивать и удобные рабочие места для ноутбуков, которые также предназначены для мобильной работы. Например, рабочее место для Microsoft Outlook, которое позволяет работать в СЭД прямо из почтового клиента.

Разработки компании Directum для мобильного доступа в СЭД

Не отстает от конкурентов и компания Directum, разрабатывая мобильные приложения для своей ЕСМ-системы, позволяющие использовать все ее возможности при работе в любых условиях и с различными устройствами. Это решение Directum для iPad, Directum Solo для Microsoft Windows, мобильный и веб-доступы к системе Directum.

Интерфейс мобильного решения Directum Solo для Microsoft Windows, 
рассмотрение входящих и исходящих документов

Директор по перспективным исследованиям компании DIRECTUM Максим Галимов так комментирует интерес к мобильным решениям со стороны заказчиков:

«Спрос на приложения для руководителей высок: не менее, чем в половине наших и партнерских проектов руководители заявляют о необходимости инструмента мобильной работы и о желании приобрести его. Мобильные устройства широко применяются ими для служебной переписки, просмотра и рецензирования документов, назначения и исполнения поручений.

Впрочем, проникновение мобильных устройств сейчас таково, что в мобильной работе с данными ECM-системы (архив документов, задания, справочная информация) заинтересованы очень многие сотрудники любого уровня. И если топ-менеджеры ориентированы на планшеты как на основной инструменты работы с СЭД, то рядовые сотрудники больше заинтересованы в эпизодической работе через смартфоны.»

Также Максим Галимов рассказал о планах компании DIRECTUM по развитию мобильных решений:

«Мы планируем активно развивать наши существующие решения DIRECTUM Solo для Windows-планшетов и ноутбуков и DIRECTUM iDecide Documents для iPad. И мы, безусловно, будем расширять наш портфель мобильных решений, в первую очередь, создавая решения для Android.

Кроме мобильных решений мы также предлагаем полнофункциональную альтернативу десктоп-клиенту – веб-клиент. Во многих «мобильных» ситуациях – командировки, работа из «временного офиса» (дом, офис заказчика) – именно веб-клиент становится самым удобным инструментом работы с ECM-системой.» 

Идеи компании «ИнтерТраст»

Среди мобильных решений компаний компании «ИнтерТраст», помимо уже ставшего практически обязательным для любой СЭД доступа для iPAD, есть интересное, но менее распространенное решение на платформе BlackBerry. Компания позиционирует его для руководителей линейных подразделений для работы с поступающей на рассмотрение корреспонденцией. Данное мобильное решение отличает простота и повышенная безопасность использования.

Интерфейс мобильного решения компании «ИнтерТраст» для устройств на платформе BlackBerry

Что касается мобильного рабочего места для iPAD, то за прошедший год была расширена его функциональность и выпущено решение iDocsVIP специально для руководителей высшего звена. Кроме того, компания разработала новое мобильное приложение aDocs для платформы Аndroid.

Начальник отдела мобильных устройств компании «ИнтерТраст» Ирина Соколова рассказала о востребованности и перспективах развития мобильных решений в сфере СЭД/ECM: «На протяжении последних двух-трех лет мобильные приложения для систем класса СЭД/ECM получили широкое распространение. Причем, если первые подобные решения рассматривались лишь как дополнение к стационарным рабочим местам, то сегодня многие пользователи работают в СЭД только с планшетов. Это связано в первую очередь с тем, что по функциональности современные мобильные приложения фактически не уступают рабочим местам на стационарных компьютерах или ноутбуках: есть возможность просматривать и согласовывать документы, выдавать поручения, резолюции, ставить исполнителей на контроль, готовить отчеты и т.д. Кроме того, в рамках мобильного решения iDocs, разработанного нашей компанией, реализована возможность дистанционного участия пользователей в работе коллегиальных органов – наблюдательных советов, комиссий и комитетов. На мобильное рабочее место на iPad постоянным участникам таких заседаний поступает повестка с проектами решений, приложениями и материалами, доступны функции голосования и доставки итоговых протоколов на планшетные устройства».

По мнению Ирины Соколовой, основанном на проектном опыте компании «ИнтерТраст», постепенно расширяется круг пользователей мобильных приложений СЭД/ECM. Если раньше они применялись в основном руководителями высшего звена, то сегодня этими решениями активно пользуются начальники департаментов и отделов, а также предметные специалисты.

«Одним из перспективных направлений развития мобильных решений для управления контентом видится адаптация web-интерфейсов СЭД/ECM к использованию на планшетах, - комментирует Ирина Соколова. - Дело в том, что для мобильной работы с документами обычно применяются нативные интерфейсы, а браузерные клиенты для этого не очень удобны – в том числе и потому, что они изначально создавались под большие компьютерные мониторы. Тот же интерфейс на миниатюрном планшетном дисплее выглядит перегруженным – в нем множество мелких деталей, и пользователь вынужден постоянно менять масштаб изображения. В обозримом будущем могут появиться адаптированные web-клиенты СЭД/ECM, созданные по аналогии с мобильными версиями интернет-сайтов».

«Еще одним трендом может стать разработка приложений СЭД/ECM для смартфонов, но функциональность таких решений будет предсказуемо ограниченной – полноценная работа с документами на устройствах с диагональю дисплея 4-6 дюймов вряд ли возможна, - добавляет Ирина Соколова. - С другой стороны, на смартфон вполне можно перенести отдельные элементы СЭД, такие, как структура организации. Полный справочник всех сотрудников с указанием их контактов и позиций в корпоративной иерархии – довольно удобный инструмент, особенно для крупных организаций, где может работать до нескольких тысяч специалистов».

Взгляд компании «Логика.ЕСМ» на развитие мобильных решений

Компания «Логика бизнеса 2.0» (ГК «АйТи») ориентирует свое мобильное решение «Логика ECM. Mobile» в основном на руководителей и топ-менеджеров. Приложение «Логика ECM. Mobile» разработано для планшета iPad и может быть интегрировано с любой ЕСМ-системой. Решения для других мобильных устройств компания на данный момент не предлагает.

Интерфейс мобильного приложения компании «Логика ECM. Mobile» для планшета iPad

Вот как комментирует стратегию компании в отношении мобильных решений главный ECM-архитектор компании «Логика бизнеса 2.0» Олег Бейлезон: «Решение «Логика ЕСМ. Mobile» является мобильным клиентом для наших СЭД-систем и имеет своего потребителя благодаря ряду специфических особенностей, таких, например, как возможность работы с документами локально, без подключения к серверу. Но говорить, что на него есть устойчивый самостоятельный спрос или что наличие мобильного клиента часто является важнейшим фактором принятия решения, я бы не стал. Соответственно, и к стратегии развития этого направления мы сейчас подходим осторожно - необходимо понять, чего хочет рынок. Запущено даже несколько пилотных проектов специально с этой целью».

Разработка компании WSS-Consulting

Еще одно решение на рынке СЭД для столь популярных планшетов Apple iPad представляет компания WSS-Consulting. Мобильный клиент WSS Docs обладает стандартными возможностями работы с документами, принятия по ним решений, а также имеет offline режим работы, при котором пользователь может выполнять все действия без доступа к сети Интернет. При восстановлении доступа все принятые решения синхронизируются с СЭД. Также существует возможность работать с системой WSS Docs через веб-интерфейс или через почтовый клиент мобильного устройства.

Интерфейс мобильного решения для iPad компании WSS-Consulting

По мнению управляющего партнера компании WSS-Consulting Геннадия Попова, всплеск интереса к мобильным решениям начался два года назад. Потом произошел существенный спад, но сейчас уже наблюдается плавный (и более рациональный) рост интереса. «Большая часть заказчиков работают через почту на мобильном устройстве, - утверждает Геннадий Попов. - В ней можно видеть документы и принимать по ним решения не выходя из почтового клиента. На втором месте работа через веб-интерфейс с планшетов на платформе Windows 8, так как это дает 100 % функционала. Решения в виде приложений для iPad/Android реально используются достаточно редко».

Все вышеописанные мобильные решения имеют достаточно широкий функционал и способствуют существенному повышению эффективности работы сотрудников и руководителей, при условии грамотно решенного вопроса безопасности. По мнению экспертов исследовательской компании Gartner, поддержка мобильной работы в ближайшие годы станет обязательной функцией всех ECM-систем, которые при этом сами будут все больше превращаться в сетевые распределенные среды.

Источник: ICT-online