Мотивируем знание, умение или навыки у сотрудников при внедрение СЭД

Как правило, руководство компании, при внедрении СЭД пытается решить задачу – как мотивировать сотрудников, чтобы они использовали СЭД вместо бумажного документооборота? Очевидный ответ – выпустить приказ и заставить всех использовать только СЭД, а непокорных прилюдно «выпороть».

Большинство руководителей поступают именно так, не задумываясь о последствиях. По оценкам экспертов, внедрение СЭД подобным образом, снижает эффективность работы сотрудников на 40-50%. Сразу возникаем вопрос, а в чем измеряется эффективность сотрудников? Причем эффективность текущая или ожидаемая?

Большинство команд по внедрению сталкиваются с ситуациями, когда в компании существует идеологическое непонимание целей и задач СЭД коллективом, решившим выйти сообща на пенсию, не допустив «прозрачность» собственной работы и измерения ее эффективности. В этом случае следует ожидать бурное проявление «оптимизма» по отношению к самому процессу внедрения и использования СЭД. Это означает, что все измеряемые показатели использования СЭД будут отражать бурную активность без изменения показателя эффективности от внедрения системы. Возникает закономерный вопрос – что нужно сделать, чтобы сотрудники, проявляющие бурный «оптимизм» начали генерировать эффективную активность в рамках СЭД?

Давайте рассмотрим сам процесс внедрения СЭД и мотивации сотрудников при помощи существующего в системе образовании модели ЗУН: З – знания, У – умения, Н –навыки:

1. Знания – формируются сотрудниками компании вендора при помощи обучающих семинаров. Результатом проведения таких мероприятий служит наличие у обучаемых четкого представления о самой системе, ее возможностях по отношению к текущим бизнес-процессам компании. Как таковые знания сами по себе бесполезны, но становятся полезными, если научить их применять.
2. Умения – возможность применить полученные знания при работе с СЭД относительно функциональных обязанностей при реализации бизнес-процессов в компании. Нарабатывается сотрудниками в процессе проведения практических занятий.
3. Навык – совокупность отработанных знаний и умений, позволяющих решать поставленные перед сотрудником задачи в рамках СЭД. Нарабатывается в процессе решения практических задач.

Таким образом, на каждом этапе внедрения существует свой уровень ЗУН, позволяющий эффективно использовать СЭД. Чем выше уровень ЗУН каждого отдельного сотрудника в компании, тем выше отдача от СЭД для компании в целом. Т.е. стратегическая задача при внедрении СЭД – повысить мотивацию сотрудников до уровня, достаточного для приобретения ими эффективного уровня ЗУН для использования СЭД.

Рассмотрим первые 3 этапа внедрения  СЭД и основные принципы мотивации сотрудников на примере DIRECTUM:

1. «Обучение рабочей группы». Основная цель - создание работоспособной команды по внедрению внутри компании:
   1. Результат: (З) сформированы устойчивые знания о системе, ее функциях и возможностях по отношению к бизнес-процессам;  (У) умеет различать основные элементы системы по функциональным группам; (Н) оперирует сформировавшимся набором инструментов и понятий для достижения базовых целей и задач СЭДа.
   2. Цели мотивации: (З) может своими словами объяснить цели и задачи внедрения СЭД, оперирует специфическими терминами системы; (У) может описать решаемые им задачи на рабочем месте с позиции СЭД; (Н) сформулированы явные преимущества для себя при внедрении СЭД.
2. «Проектирование системы» Основная цель - реализация функций делопроизводства и организационной деятельности компании:
   1. Результат: (З) понимание целей и задач функционирования своего рабочего места в рамках отдела/компании/холдинга; (У) результативность работы и генерация положительного эффекта при достижении поставленных целей и задач; (Н) оперирование информационными потоками в рамках бизнес-процессов рабочего места.
   2. Цели мотивации: (З) передача корректной информации о своей работе разработчикам модели «как есть»; (У) формирование предметной области для своих функциональных обязанностей в рамках структурного подразделения; (Н) устойчивый контакт с разработчиками модели «как есть» для внесения необходимых изменения при внедрении СЭД (модель «как надо»).
3. «Настройка и адаптация системы». Основная цель - перенос и закрепление операционной деятельности сотрудников компании в СЭД:
   1. Результат: (З) знание основ работы СЭД, как программного комплекса с набором типовых сценариев при отработке бизнес-процессов компании; (У) проведение поэтапного внесение изменений в ходе своей работы с системой для отработки основных событий; (Н) оценка работы СЭД с позиции имеющегося бумажного документооборота по основным бизнес-процессам компании.
   2. Цели мотивации: (З) основные принципы решения практических задач на основе функциональных возможностей СЭД; (У) получение положительного результата с наименьшими затратами по времени и ресурсам; (Н) управление функциями рабочего место для повышения производительности.

Не секрет, что на мотивацию сотрудников при внедрении СЭД затрачиваются минимальные материальные средства. Руководство компании считает, что подобное резкое изменение ЗУН сотрудников входит в их должностные инструкции.

Результат обучения и цели мотивации отвечают за два разных направления в работе сотрудников, прошедших обучение. По результатам обучения, сотрудники должны знать программный продукт, но при этом не должны эффективно его применять. Научить сотрудника эффективному применению СЭД можно только, если будет мотивация в обучении, понятная не только руководителю, но и самому сотруднику.