Мотивы и демотиваторы рынка ЮЗЭДО. Интервью Ивана Агапова порталу ITWeek

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

Руководитель бизнес-направления Synerdocs Иван Агапов рассказал порталу ITWeek о прошлом, настоящем и будущем юридически значимого электронного документооборота в России. Предлагаем ознакомиться с полной версией интервью.    

– Как вы в целом оцениваете пройденный путь в области внешнего электронного документооборота (после принятия в 2010 году закона об электронных счетах-фактурах)?

– Когда юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) начал использоваться в России, многие эксперты прогнозировали бурный рост рынка. Аналитики Synerdocs были в их числе.

– На каких основаниях мы строили позитивные прогнозы? – Дело в том, что в 2010-2011 году в России уже активно использовалась электронная отчетность бизнеса в госорганы. Благодаря этому заметно повысился интерес к электронным документам, выгоды ЮЗЭДО для компании всем были очевидны. На этом фоне спрос на внешний электронный документооборот представлялся нам экспоненциальным. Но по факту он оказался линейным – количество электронных документов, которыми обмениваются контрагенты, ежегодно увеличивалось только в два раза.

Смелые прогнозы не оправдались по нескольким причинам. Во-первых, государство по отношению к ЮЗЭДО приняло не жесткую, а «разрешительную» позицию. То есть использовать электронные документы при взаимодействии с другими компаниями можно, но не обязательно. Хотя в случае, например, с представлением отчетности в госорганы или системами отслеживания поднадзорных товаров (ФГИС «Меркурий», ЕГАИС и т.д.) законодательство обязало бизнес использовать электронные документы.

Во-вторых, компании оказались неготовыми к переходу на ЮЗЭДО. Точнее, они осознавали преимущества электронного документооборота с контрагентами, но были далеки от темы как с технической, так и с правовой стороны. Именно поэтому в 2010 году на первых встречах с клиентами операторы чаще рассказывали не о своем продукте, а о законодательных аспектах ЮЗЭДО. Мы активно занимались «просвещением»: публиковали экспертные статьи о внешнем электронном документообороте, проводили правовые вебинары для бизнеса. Прошло 8 лет, и только сейчас я могу сказать, что спрос окончательно сформировался. Теперь на встречах с потенциальными клиентами мы уже не рассказываем о легитимности ЮЗЭДО, а открываем им детали и преимущества электронного документооборота, применимые к их бизнесу.

Что касается сегодняшнего состояния рынка: в данный момент внешний электронный документооборот внедряется намного быстрее и чаще, так как все больше компаний уже используют внутренний ЭДО. Чем выше уровень автоматизации в организации, тем ей проще перейти на новый уровень. У таких компаний уже есть и опыт, и специалисты, которые знают, как автоматизировать процесс. И таких клиентов становится все больше.

За 8 лет существования рынка мы дошли до более или менее значимого показателя (около 4% от общего объема внешних документов) и этапа, когда дальнейший рост будет зависеть от компаний, уже использующих ЮЗЭДО. В ближайшее время им предстоит переводить на электронный документооборот своих контрагентов. И если им удастся сделать это результативно (70-80% партнеров перейдут на использование электронных документов), то рост рынка ЮЗЭДО будет более значительным.

– Как количественно можно оценить (по каким параметрам) рынок внешнего коммерческого электронного документооборота? Какова его динамика?

– Вся статистика по рынку, которую вы видите сегодня, не является релевантной. Однозначных данных нет хотя бы потому, что все показатели строятся либо на непроверенных данных от операторов ЭДО, либо на предположениях. Оценить объем рынка можно, но для этого потребуется провести глобальный опрос среди компаний, использующих ЮЗЭДО.

По нашим оценкам, ежегодно российские компании передают друг другу около 10 млрд различных документов, из них около 400 млн (4%) – электронные. Много это или мало? С одной стороны, для рынка, который стартовал с нуля, это уже огромная цифра. Не забывайте, количество юридически значимых электронных документов в России растет медленно, лишь удваиваясь с каждым годом. С другой – поражает потенциал (всё же 96% внешних документов компаний еще остаются на бумаге).

Прежде всего, в электронный вид традиционно переводятся первичные документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты), реже – договорные документы, в том числе соглашения и приложения. В последнее время мы наблюдаем значительный рост спроса на перевод в электронный вид транспортных накладных, агентских отчетов, доверенностей на перевозку товаров, различных специфических первичных документов (например, МХ-1 и МХ-3), заявок на услуги и прочих отраслевых документов.

– Существует ли сегодня проблема роуминга при обмене электронными документами? Есть ли у потребителей спрос на него? Насколько оправдала себя модель создания центров роуминга? Что и кому нужно делать дальше для решения задач роуминга?

– Роуминг – не проблема, а потребность. Часто контрагенты работают в разных сервисах обмена электронными документами. Доставлять документы им все-таки нужно, а подключаться ко всем операторам не всегда возможно, и часто это занимает больше времени, чем настройка роуминга. Технология позволяет упростить процесс перехода на электронный документооборот с партнерами: как в случае с небольшими компаниями (ИП), так и крупным бизнесом с тысячами контрагентов. Так, например, роуминг используют наши клиенты: интернет-магазин Wildberries, производитель шин Nokian Tyres (Россия), сервис по продаже авиационных и железнодорожных билетов «Випсервис», «Русская факторинговая компания».

C помощью роуминга электронными документами обмениваются свыше 40% наших клиентов. При этом стоит отметить, что доля таких абонентов растет (в 3 кв. 2017– 6%, в 1 кв. 2018 – 32%), а количество переданных документов по ним, наоборот, снижается. Причин несколько. Одна из них – роуминг применяется в ситуациях, когда крупной компании необходимо отправлять документы своим клиентам, использующим других операторов ЭДО. Обмен в таких случаях проходит редко. Другое дело –документооборот с поставщиками, партнерами, агентами (то есть в определенной мере зависимыми лицами). Зачастую они напрямую подключаются к тому оператору, которого уже использует их крупный клиент.

Есть реальные сложности в использовании роуминга. В их числе ручная настройка роуминга для пар абонентов может занимать от 5 рабочих дней, это довольно долго. Решение: автоматизация настройки, без участия оператора. Вторая трудность – сопротивление операторов по настройке роуминга. С технической стороны обмен можно настроить всегда, в крайнем случае вы можете сослаться на письмо ФНС о недопустимости затягивания настройки роуминга между ДОЭД ЭСФ.

Следующий «тормозящий» фактор – сложности с использованием разных сервисов (EDI и ЮЗЭДО) в цепочке документов от заказа до счета-фактуры (УПД). Но и это не проблема, можно воспользоваться интеграцией или не применять для таких задач роуминг. И, наконец, четвертая реальная сложность роуминга – некоторые из «фич» вашего сервиса обмена могут быть не доступны в роуминге.

Что касается роуминговых центров (РЦ), изначально их работа представлялась участниками рынка слишком оптимистично. Они создавались для того, чтобы ускорить процедуры по настройке обмена документами между клиентами различных сервисов, о которых я говорил выше. Предполагалось, что операторам ЭДО, которые сотрудничают с РЦ, уже не придется настраивать роуминг друг с другом самостоятельно. Однако ничего не изменилось: операторам пришлось самим обсуждать технические аспекты подключения, организовывать тестирование настройки роуминга и т.д. 

Решить сложности, которые возникают с настройкой роуминга, можно. Например, можно организовать обмен приглашениями через роуминг напрямую – между абонентами. В таком случае настройка происходит без участия оператора. Это упростит и ускорит процедуру подключения.

– Каковы перспективы применения в этой сфере качественно новых технологий, в частности, блокчейн?

– Ощутимых преимуществ использования блокчейн непосредственно в ЮЗЭДО мы пока не видим. Хотя, возможно, технология может быть использована в смежных процессах, связанных с документооборотом компаний с контрагентами. Допустим, в работе с договорами, которые оформляются в виде смарт-контрактов.

Есть и другие технологии, которые в больше степени влияют на автоматизацию внешнего документооборота компаний. В их числе, например, мобильные решения. С одной стороны, приложения для смартфонов корпоративного плана – давно не ноу-хау. С другой – сегодня они все чаще позволяют решать новые бизнес-задачи, такие как подписание электронных документов и контроль за их движением удаленными сотрудниками. Используя лишь смартфон, работать с внешними документами компании могут водители транспортных компаний, мастера строительных участков, кладовщики и т.д.

Примеры – проекты компаний GroozGo и FM Logistic. Благодаря решению Synerdocs они не только впервые в России использовали электронные транспортные накладные, но и опробовали подписание документов с помощью СМС и чат-ботов в популярных мессенджерах.

– Что сегодня мешает дальнейшему развитию системы обмена электронными коммерческими документами в России? Как можно и нужно решать эти проблемы?

– Сдерживающим фактором часто является необходимость компаний совмещать электронный и бумажный документооборот, что, конечно же, удорожает и усложняет процесс. Уйти от проблемы пока нельзя, так как законодательство обязывает компании использовать некоторые документы только в бумажном виде.

Еще один барьер – сложности с переводом контрагентов на ЮЗЭДО. Компания не переходит на новый формат взаимодействия, только потому что не готово «окружение». В свою очередь у организаций из того же «окружения» мы наблюдаем аналогичные причины. Задача оператора ЭДО – решить проблему за абонента. Именно поэтому Synerdocs реализует проекты подключения контрагентов за клиента.

Что может еще мотивировать бизнес переходить на ЭДО с контрагентами? Новые форматы документов, рекомендованные ФНС. Косвенно повлиять на ситуацию могут и законодательные изменения, касающиеся обязательной маркировки товаров и проведения сделок в электронном виде. В обоих случаях компаниям предстоит оценить работу с электронными документами, что в последствии может повлиять на решение перейти на ЮЗЭДО.