На что стоит обратить внимание при выборе BPM-системы?

Рынок BPM в 2024 году: высокая конкуренция, дьявол в деталях и запрос на искусственный интеллект В жизни мы часто получаем шанс для исправления ошибок, но в рабочей сфере всегда есть последствия, которые могут отрицательно повлиять на бизнес. Простая ошибка в документе может стоить команде нескольких часов работы. Чтобы минимизировать эти риски и повысить эффективность бизнес-процессов, все больше компаний внедряют BPM-системы.

Основные возможности BPM-систем

• Визуальное моделирование и выстраивание бизнес-процессов, включая этапы, задачи, участников и точки принятия решений.
• Автоматизация задач в рамках процессов, сокращение ручных операций и ошибок. Например, согласование документов, автоматическое заполнение данных, отправка задач пользователям и рассылка уведомлений.
• Анализ выполнения процессов на основе отчетов. Определение узких мест и измерение показателей эффективности.
• Оптимизация процессов по результатам анализа, например, упрощение этапов, избавление от ненужных задач или перераспределение ресурсов.
• Поддержание схем и описаний бизнес-процессов в актуальном состоянии, что обеспечивает единое понимание процессов всеми участниками.

11 факторов, на которые стоит обратить внимание при выборе BPM-системы

Формулирование проблемы

Для чего вам нужна BPM-система? Какую наболевшую проблему вы хотите решить с ее помощью? Вам достаточно простой автоматизации или необходима сложная интеграция с имеющимися решениями? Ответы на эти вопросы помогут определить, какие возможности должен предоставлять инструмент. При этом ответы разных компаний будут отличаться, поэтому нельзя сказать, что есть одна система, подходящая всем. Таким образом, формулирование проблемы — это первый шаг к принятию верного решения.

Простота использования

Главное в системе — удобная работа сотрудников. Анализ аудитории поможет получить ответы, которые позволят сделать правильный выбор. Например, обладают ли пользователи техническими знаниями? Если да, то можно рассмотреть более сложные системы, а если нет, то нужно искать максимально простое решение, с которым легко разберётся каждый сотрудник.

Анализ и отчеты

Для развития компании важен регулярный анализ данных и выявление точек улучшения. Поэтому идеальным выбором станет BPM-система, которая предоставляет такие возможности. Например, автоматическое формирование отчетов на основе показателей эффективности сотрудников позволит улучшить качество принятия решений. Прозрачность расходов, выявление работ, которые не несут ценности для компании, и четкое представление о том, где и как можно сэкономить — лишь небольшая часть преимуществ.

Чтобы это стало реальностью, важно не только выбрать систему с богатой функциональностью, но и обеспечить ее широкое применение среди сотрудников. Ведущие пользователи помогут повысить эффективность работы, так как они лучше других знают инструмент.

Возможности контроля

Для эффективного использования системы и безопасного хранения данных крайне важны инструменты контроля: запись действий пользователей, версионность документов и т. д. Благодаря этому можно отслеживать изменения, фиксировать информацию об использовании системы и многое другое.

Взаимодействие в команде

Взаимодействие сотрудников в рамках процесса — один из ключевых пунктов при выборе. Повысит ли система продуктивность команды? Поможет ли она обмениваться идеями и передавать обратную связь? Ответ должен быть утвердительным: только в этом случае BPM-система будет эффективна и приведет команду к успеху.

Технологии no-code и low-code

При выборе инструмента для управления процессами обратите внимание на его гибкость и масштабируемость. Бизнесу необходимы изменения, и роль BPM-системы со временем будет расти. Если выбрать решение, которое не обладает гибкостью, то придется привлекать технических специалистов даже для малейших доработок. А это стоит компании немалых денег.

К счастью, технологии no-code и low-code решают эту проблему. No-code-платформы позволяют значительно ускорить настройку системы под особенности организации. И при этом вам не нужно нанимать профессиональных разработчиков. Low-code-платформы позволяют создавать решения с минимальным написанием кода.

Окупаемость

Стоимость является важным фактором, но она не должна быть в приоритете.

Вместо того, чтобы фокусироваться на первоначальной стоимости, мы рекомендуем оценить окупаемость. Важно, чтобы система принесла прибыль в максимально короткий срок. Поставщики, которые предлагают гибкие решения, — ваша палочка-выручалочка, особенно если компания стеснена в средствах. В этом случае, вы платите только за те возможности, которые действительно нужны.

Интеграция с имеющимися решениями

Весь смысл BPM-системы — завести все используемые решения «под одну крышу» и оптимизировать процессы компании. Поэтому при выборе системы учитывайте возможности интеграции с помощью webhooks, API и т. п. Иначе система будет неэффективна, и вы не добьетесь желаемых результатов в автоматизации процессов.

Мобильность

Прошли те дни, когда все вопросы решались в офисе. Мировые события последних лет стерли границы рабочего пространства — как никогда стала популярна удаленная работа. Поэтому необходимо выбрать BPM-систему, которая будет доступна в любое время и в любом месте.

При этом отметим, что недостаточно выбрать облачное решение. В текущих реалиях не обойтись без мобильного доступа. Иными словами, система должна работать всегда и везде, независимо от устройства, которое использует сотрудник.

Варианты установки системы

Последний ключевой пункт в списке — размещение системы. Есть два варианта: локальная установка и облако. Первый вариант стоит дороже и требует много технических и кадровых ресурсов, но дает компании больше возможностей для контроля работы системы. Облако же более практично и доступно по цене, а если разумно подойти к выбору поставщика, можно не беспокоиться о вопросах безопасности. Всё это делает облако оптимальным вариантом.

Поддержка после покупки

Импортозамещение СЭД, ECM, BPM — обзор вендоров систем Поставщик хорошей BPM-системы предоставляет техническую поддержку после продажи своего продукта. Это один из важнейших критериев для выбора. Любая ошибка в работе системы может застопорить бизнес-процессы компании. Техническая поддержка поможет оперативно устранять такие проблемы и не допускать их появления в будущем.

В заключение

Все BPM-системы одинаково неуниверсальны Выбор подходящей BPM-системы — разовый процесс, поэтому к нему нужно отнестись серьезно и взвесить все за и против. Потраченные усилия обязательно окупятся, так как BPM-система может принести огромные преимущества вашему бизнесу в будущем.