Национальные архивы США заявили о необходимости переобучения служащих и внедрения ИИ для избавления государственных учреждений от бумаги
NARA уже разработало план по переоснащению государственных агентств и переобучению сотрудников, ведущих делопроизводство на госслужбе. Это позволит ведомствам США упростить переход к полностью электронному документообороту. Мнение российского эксперта.
Национальное управление архивов и документации США (Национальные архивы, NARA) в ближайшие несколько лет планирует сократить использование бумажных документов в госструктурах США. Управление уже разработало план по переоснащению государственных агентств и переобучению сотрудников, ведущих делопроизводство на госслужбе. Это позволит ведомствам США упростить переход к полностью электронному документообороту.
C 2023 года Национальные архивы США больше не будут принимать бумажные экземпляры документов постоянного срока хранения. Лоуренс Брюэр, директор NARA по управлению документацией, рассказал, что его ведомство поставило цель стать безбумажным учреждением несколько лет назад. По словам Брюэра, учитывая «сокрушительные» объемы старых бумажных документов в государственных агентствах, NARA была вынуждена «поставить ультиматум».
«С теми ограниченными ресурсами, что у нас есть, мы не сможем фокусироваться на электронном документообороте и действительно хорошо им управлять, если будем в то же самое время поддерживать старую систему бумажного документооборота», — выступил Брюэр месяц назад на конференции по делопроизводству 930gov в Вашингтоне
NARA готовит новую инструкцию для государственных учреждений по оцифровке документов постоянного срока хранения. В апреле 2019 года Национальные архивы уже выпустили аналогичное руководство по переводу в цифровую форму документов временного срока хранения. Но агентствам предстоит решить еще много вопросов, связанных с переобучением специалистов в области делопроизводства, которым необходимо освоить навыки по управлению электронными документами.
«У нас все еще много сотрудников, которым удобно работать с бумагой, и нам важно убедиться, что мы способствуем развитию их компетенций в области электронного документооборота и обеспечиваем комфортную работу с ним», — рассказал Брюэр.
Для того чтобы упростить освоение цифровых навыков, NARA переходит к исключительно онлайн-модели обучения для сотрудников-делопроизводителей, которые не являются высокопоставленными должностными лицами по управлению документацией (Senior Agency Officials for Records Management. SAORM).
«Мы стремимся минимизировать заявленную нехватку знаний с помощью совершенствования наших онлайн-ресурсов и усиления внимания на поддержке государственных агентств в обучении их персонала… Сейчас все образовательные ресурсы доступны бесплатно. Мы также планируем работать с госструктурами над внедрением лучших практик преподавания этого обучающего материала служащим», — добавил Брюэр.
В следующем году Национальные архивы планируют совместно с Управлением кадровой службы США разработать новое штатное расписание для профессионалов в сфере делопроизводства. В существующей системе должностей и рангов госслужащих некоторые учреждения могут иметь лишь одного-двух специалистов по документообороту на полставки.
По заявлению Брюэра, задача совместной работы с Управлением кадровой службы — повысить компетенции специалистов по делопроизводству и добиться выделения им достаточных ресурсов для работы.
За счет Федеральной инициативы по модернизации управления электронными документами (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI), Национальные архивы США также добились поддержки Управления служб общего назначения и сообщества вендоров в том, чтобы облегчить агентствам покупку ИТ-решений для перехода на электронный документооборот.
«Наша цель — выстроить систему, в которой управление документами прозрачно для пользователей, — прокомментировал Брюэр. — Все популярные технологии: искусственный интеллект, машинное обучение, предиктивное кодирование — могут нам помочь. Для нас они не являются вызовом или препятствием. Использование новых технологий повысит эффективность управления документами, позволяя нашим коллегам в государственных агентствах сосредоточиться на ключевых задачах».
NARA запретит госструктурам США эксплуатировать свои собственные локальные центры хранения документации после декабря 2022 года, открывая возможность внеофисного хранения бумажных документов.
«Мы признаем, что ведомственные архивы содержат большой объем бумаг, но мы также осознаем, что у частного бизнеса множество компетенций в организации хранения архивных документов, — заметил Брюэр. — Если вы работаете, к примеру, в Центре по контролю и профилактике заболеваний, вы должны в первую очередь заниматься исследованиями и разработкой лекарств, а не архивным хранением».
В некоторых случаях агентства могут оставить локальный архив бумажных документов, отправив обращение в NARA. По заверению Брюэра, такие особые случаи будут рассматриваться в индивидуальном порядке.
«Мы понимаем, что нам будет нужно сделать исключения для некоторых агентств», — подытожил Брюэр.
Источник: Federal news network
Перевод: Князева Вера
|
Виталий Астраханцев, руководитель проектов развития бизнеса компании DIRECTUM: Проблема накопления бумажных документов и необходимости их архивного хранения актуальна как для США, так и для России. Без перевода в цифровой вид хранение документов может стать для организации настоящей проблемой. Аутсорсинг функции хранения и передача в государственные архивы тоже не всегда отвечает потребностям компаний. Единственный надежный способ решения этой задачи — это перевод бумажных документов в электронный вид с полнотой передачи юридической значимости электронному документу. Однако на текущий момент в российском законодательстве пока нет четкого и однозначного ответа на вопрос, как организовать электронное долговременное хранение. С одной стороны, это усложняет подготовку к переводу, однако с другой стороны дает определенную вариативность и позволяет решать часть вопросов на усмотрение самой организации. Уже сейчас вендоры систем электронного документооборота предлагают готовые решения для закрытия таких задач. Параллельно с решением организационно-юридических вопросов стоит задача наращивания компетенций персонала в области работы с электронными документами. На мой взгляд, одним из вариантов закрытия «пробелов» в знаниях может являться использование электронных помощников, основанных на технологиях искусственного интеллекта и RPA. При этом рутинные задачи по обработке документов будут полностью автоматизированы, а сотрудникам, особенно с большим опытом, останется только контролировать процесс и вмешиваться в крайних случаях, в которых машинные алгоритмы не могут принять самостоятельное решение. При этом каждый такой решенный вручную кейс будет способствовать дообучению системы и сокращению необходимости включаться в автоматизированный процесс. Такие передовые технологии последние несколько лет активно применяются и внедряются бизнесом, однако в сфере государственного управления в нашей стране их применение идет не такими быстрыми темпами. Несмотря на прогнозируемый эффект и введение различных госпрограмм, существует ряд законодательных препятствий к применению перспективных интеллектуальных инструментов. В том числе это касается и государственных архивов. На мой взгляд, решением станет планомерный перевод хранения документов в электронный вид сначала крупным бизнесом, а затем под реальность рынка подстроится и Росархив. |
Похожие статьи
Комментарии 4
Любопытно, что они для себя видят вызовы не в том чтобы законодательно или технически решить вопрос с переходом на безбумажные технологии. Основной акцент сделан на обучении сотрудников.
Похоже есть понимание, что остался только один барьер - человек.
Я почему-то думала, что в США такая проблема не столь актуальна как у нас. Из моего предыдущего опыта могу сказать, что у нас в некоторых государственных органах во многом ситуация затруднена из-за того, что формированием описи архивного дела и передачей дела в архив занимаются одни сотрудники, действующие не только по инструкции, но и по логике вещей (а также из опасений, что завтра инструкции, практика могут измениться, но ответственными все равно останутся они). А уже окончательным формированием архивного дела занимаются другие сотрудники, которые не несут ответственности за утрату того или иного документа. Вопрос ответственности - вот краеугольный камень у нас.
Очень интересная статья. В целом подход американских коллег выглядит позитивнее нашего - государство реально осознает ценность архивной информации и готово вкладываться в ее сохранность, обновлять законодательство и использовать современные технологии.
У нас архивная отрасль консервативна, и тут, конечно, сказывается нехватка бюджетов и кадров. Создается впечатление, что сейчас в части технологий рулят частные компании, действуя как бы "снизу", а государство пока не особо вмешивается. Хочется надеяться, что в этом процессе будет обоюдное движение навстречу.
Ситуация в США и у нас во многом схожи. Причина ее заключается в том, что продолжается переходный период от бумажного документооборота к электронному. Часть документов уже переведена в электронный вид и нужно организовать их хранение, а другая часть продолжает поступать и храниться в архивах в привычном бумажном виде. Поддерживать одновременно обе системы очень сложно, т.к. они во многом отличаются. Отсюда возникает масса проблем и коллизий. И вот тут, на мой взгляд, важна принципиальная позиция национальных архивов относительно того, что делать с бумажными оригиналами документов. Теми объемами документов, которые уже накоплены за многие годы и теми документами, которые не удастся перевести в электронный вид в ближайшее время. Оцифровка документов — это только часть решения задачи. Учитывая, что «директор NARA по управлению документацией, рассказал, что его ведомство поставило цель стать безбумажным учреждением несколько лет назад» и «C 2023 года Национальные архивы США больше не будут принимать бумажные экземпляры документов постоянного срока хранения» — NARA эти вопросы для себя видимо уже решило. При этом допускается уничтожение оригиналов документов после обязательной оценки правильности их оцифровки. Т.е. на архив в первую очередь возлагается функция хранения информации в электронном виде. У нас же оцифровка используется как способ создания фонда пользования архива.