Накопительная диаграмма потока: взгляните по-новому на работу команды

Что это такое и зачем нужно

Agile-доски: незаменимый инструмент командной работы на крупном ИТ-проекте Накопительная диаграмма потока, также известная как CFD — Cumulative Flow Diagram — одна из самых популярных в Канбан. Это графический способ представления данных, который визуализирует значения показателей за определенный период или по категориям. Диаграмма в реальном времени отображает, как меняется ситуация на проекте, работы по которому ведутся на agile-доске. Этот дополнительный инструмент облегчает жизнь руководителю, помогает ему оценивать ситуацию и тренды для принятия быстрых и взвешенных решений.

На практике диаграмма успешно используется в сферах ИТ, консалтинга, дизайна, маркетинга, HR, производства, а также во многих других отраслях, где выполняемая работа носит интеллектуальный характер и не имеет физического представления.

Как читать диаграмму

Накопительная диаграмма — это график, где горизонтальная ось — временная шкала, а вертикальная — количество тикетов. Цветные области отображают количество задач в каждой из колонок на доске, равных этапу процесса.

Расстояние по горизонтали между верхней границей первой стадии процесса и нижней границей последней показывает длительность выполнения задач: от старта работ до передачи результатов заказчику. Время нахождения тикета в колонке-накопителе, такой как «Бэклог» или «Выполнено», не учитывается.

Рассмотрим несколько ситуаций, когда диаграмма помогает оценить успех проекта или сигнализирует о проблемах:

1. Идеальная

Все исполнители безукоризненно выполняют свою работу, информация и согласование с заказчиком происходит точно в срок, а любые задачи решаются без малейших трудностей. Ситуация утопичная и маловероятная для любых проектов, особенно длительных и сложных с большим количеством участников и коммуникаций. Но давайте предположим: менеджер проекта уверен, что все идет гладко, и он держит руку на пульсе. Как в этом убедиться?

Обратимся к диаграмме. В этом случае ширина цветовых полос будет сопоставимой. Это говорит о том, что на разных этапах работы распределяются равномерно: новые задачи поступают, а выполненные своевременно покидают процесс. Если диаграмма выглядит именно так, значит менеджер прав и все идет по плану.

2. Повышенная производительность

Внезапно у сотрудников образуются паузы в работе. При детальном анализе оказывается, что все задачи сделаны быстрее, чем рассчитывалось. Ситуация конечно приятная, но причины могут быть не такими очевидными, как кажется. Например, статус задачи на доске своевременно не актуализировали, поэтому картина получилась недостоверной, или на этап подключили дополнительные ресурсы, которые на самом деле не требовались. Также это может быть следствием того, что заказчик торопил и требовал передать результаты работ, несмотря на их неготовность.

На диаграмме будет видно, что ширина цветовой области этапа, на котором возросла производительность, сузилась. Менеджеру проекта при возникновении подобной ситуации стоит пересмотреть необходимость в задействованных ресурсах и, вероятно, их перераспределить.

3. Бутылочное горлышко

Ситуация противоположная повышенной производительности. Внезапно задачи начинают «застревать» на одном из этапов. Можно предположить, что есть проблема со скоростью выполнения. Однако не менее вероятна ситуация, что задачи выполнены, но перенести их на следующий этап невозможно из-за нехватки ресурсов.

На диаграмме в таком случае отразится значительное расширение одной из цветовых областей.

Руководителю будет полезно проанализировать причины возникновения ситуации, возможно, задействовать дополнительные ресурсы на проблемном этапе.

4. Многозадачность

Сопровождает как правило любой проект. В процессе появляются новые горящие задачи, сделать которые нужно было еще вчера. Ситуация может возникнуть как с появлением внеплановых работ от заказчика, так и с возросшим приоритетом на выполнение ранее отложенных задач. Все это тормозит дальнейшую работу.

Что произойдет с диаграммой? Цветовые области в таком случае будут резко расширяться. Игнорировать ситуацию безусловно нельзя. Невнимательность к возросшему объему неизбежно приведет к увеличению расходов и срыву первоначальных сроков. В этом случае стоит оценить важность поступающих в работу тикетов, а также сосредоточиться на выполнении текущих задач прежде, чем начинать новые.

5. Простой в работе

Вызывает опасение ситуация, когда прогресса нет ни на одном из этапов. Если подобное ощущение возникает у менеджера проекта, то подтвердить или опровергнуть его можно также с помощью диаграммы. Границы цветовых областей в этом случае будут идти параллельно. Не стоит паниковать, если картина пришлась на выходные или праздничные дни. Но если пауза случилась в разгар рабочего процесса, то необходим детальный анализ.

Как извлечь максимум информации из CFD

От манифеста к практике: как Agile меняет мир Каждый проект уникален и вариантов ситуаций, которые руководителю необходимо анализировать ежедневно, великое множество. Далеко не всегда требуется просматривать весь массив данных, чаще всего необходимо сфокусироваться на отдельных этапах, периодах или участниках команды. В agile-досках Directum это можно сделать благодаря панели фильтрации.

Так, например, если возникли вопросы к производительности отдельных сотрудников, для анализа можно использовать фильтр по исполнителям — полученные данные помогут сделать выводы о скорости решения задач.

В случае, когда команда работает одновременно на нескольких проектах, но проанализировать необходимо только один, можно воспользоваться фильтром по меткам. Конечно при условии, что все задействованные участники своевременно и правильно их проставляют. Метками можно разграничить не только названия проектов, но и источники поступления задач, отдельные области продукта и любые другие признаки в соответствии со спецификой работы команды.

Когда нужно оценить влияет ли на производительность команды в определенный отрезок времени подключение дополнительных ресурсов — лучше использовать фильтр «Завершен за период».

Что учитывать при работе с диаграммой

Накопительная диаграмма — мощный инструмент управления. Она помогает делать выводы на основе фактов, а не догадок. Это делает заключения более достоверными, а принятые на их основе решения — эффективными. Но несмотря на богатые возможности, стоит помнить, что диаграмма не дает информации о причинах задержки задач на этапах, она лишь констатирует этот факт.

Для формирования полной картины руководителю придется приложить усилия, изучить дополнительные отчеты или провести ретроспективу. Резкие изменения графика могут быть связаны с ошибками ресурсного планирования, срочными задачами и другими форс-мажорами — все эти обстоятельства не отображаются напрямую.

Кроме того, накопительная диаграмма, как и любая другая не будет работать без достоверных данных. Поэтому крайне важно, чтобы команда правильно и своевременно обновляла информацию. При качественной подготовке исходных данных диаграмма станет незаменимым помощником в арсенале руководителя проекта.