Наталья Храмцовская: Нам определенно есть, чему поучиться у запада

Ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), члену «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International, к.и.н. Наталья Храмцовская рассказывает о российской специфике делопроизводства, традициях и практике работы в СЭД и западном опыте электронного взаимодействия в рамках ЕСМ. В беседе особое внимание уделено тому, каким образом на Западе решаются задачи долгосрочного хранения электронных документов, какие способы используются там для защиты и обеспечения юридической значимости электронных документов, помимо ЭЦП, а также последних инициативах Минкомсвязи.

ICT-Online: Наталья Александровна, в чем, на ваш взгляд, заключается специфика российского делопроизводства?

С моей точки зрения, его специфика в том, что оно медленней менялось и поэтому лучше сохранило традиции европейского делопроизводства XIX-начала XX века, больше ориентированные на исполнение многочисленных законодательно-нормативных требований, чем на поддержку эффективной деловой деятельности. И если сейчас страны Запада, в связи с ужесточением требований к управлению документами, в определенной степени возвращаются назад, то мы, в свою очередь, идём к ним навстречу, уменьшая в рамках перехода на электронные технологии забюрократизированность нашего делопроизводства.

ICT-Online: Почему изначально учетные системы разрослись до сверхсложных СЭД, сравнимых по функционалу с западными системами класса ЕСМ?

У меня нет ощущения, что какие-то СЭД отечественного производства можно всерьёз считать «сверхсложными». Я бы сказала, что всё ещё попадаются системы с недостаточно продуманным пользовательским интерфейсом. Функционал «тяжёлых» западных ECM-систем изначально был намного богаче, включая такие мало до поры, до времени востребованные у нас возможности как веб-публикация, хранение и содержательная работа с информацией и документами за ряд лет (включая развитые средства поиска и аналитики), автоматизацию рабочих процессов, управление электронной почтой как документами и многое другое. Наши же СЭД лишь сравнительно недавно выросли из «детских штанишек» систем подготовки и учета бумажных документов, у которых в начале января жизнь всякий раз начиналась сначала. Сейчас потребность пользователей и, соответственно, предлагаемый отечественными системами функционал стали разнообразнее, и не случайно пошли разговоры о том, что СЭД – это, в сущности, вариация ECM-систем.

ICT-Online: Почему же тогда на Западе задачи автоматизации документооборота вполне решаются в рамках ЕСМ-систем?

Думаю, вы здесь ошибаетесь. Во-первых, ECM-системы – это самые полнофункциональные системы, и было бы смешно, если бы они не могли решать задачи автоматизации управления документами (интересно, что за рубежом даже термина такого нет, как «документооборот»). Однако использование солидных ECM-систем, упомянутых в магическом квадранте Gartner, - это дорогое удовольствие, которое мало кому по карману. Поэтому существует огромное количество систем попроще. Кроме того, хватает, в том числе и вполне солидных коммерческих организаций и государственных учреждений, которые до сих пор обходятся корпоративными серверами (или облачными сервисами) электронной почты и общими дисками. Наконец, потребности организаций разные, поэтому существуют специализированные «нишевые» решения – для медицинских организаций, для юридических фирм и т.д. Так что слухи о том, что «у них» задачи управления документами решаются в основном с помощью ECM-систем, сильно преувеличены. Такие системы внедряются, в первую очередь, ради зарабатывания денег и поддержки основной деятельности, и часто даже не оснащаются специализированными модулями Records Management для полноценного управления документами!

ICT-Online: Наталья Александровна, каким образом на Западе решаются задачи долгосрочного хранения электронных документов, по каким причинам эта практика невозможна в России?

Для начала вы должны понимать, что «Запад» не является чем-то единым. Более-менее однородное законодательство и, соответственно, практика управления документами существует в англосаксонских странах. Там господствует давний принцип английского права: что хорошо для бизнеса, сойдёт и для суда. Не требуется, чтобы какая-то технология была предварительно одобрена уполномоченным органом; часто вполне достаточно работать добросовестно, строго придерживаясь самой же организацией установленных правил. За ошибки организация расплачивается, проигрывая судебные споры и возмещая убытки. В чем-то англосаксонским странам упрощает жизнь и то, что они очень мало используют электронную цифровую подпись, причем больше в качестве одноразовой «печати» для защиты транзакций. Очень широко распространено использование простой электронной подписи (её слабости компенсируются особенностями законодательства и правил судопроизводства), которая не создает проблем в плане длительного хранения и интероперабельности. Ближе к нам практика ряда европейских стран, но если опыт англоговорящих стран изучается слабо, то интересный опыт стран континентальной Европы, к сожалению, почти совсем неизвестен. А ведь во Франции много лет работает стандарт (и система сертификации), обеспечивающие юридическую значимость документам в СЭД/ECM-системах; в Германии разработан документ, регламентирующий хранение документов, подписанных ЭЦП; в ряде стран есть правовые нормы, позволяющие уничтожать после оцифровки бумажные оригиналы определенных видов документов и впоследствии хранить электронные копии на правах оригиналов. У Италии есть опыт кодификации норм, относящихся к электронным государственным услугам и электронным документам, - список можно продолжать…

Кроме того, я бы не стала говорить, что западная практика у нас неприменима, - понемногу она к нам уже проникает, и этот процесс ускоряется по мере того, как ширится использование электронных документов. Существенная её часть ни в чём не противоречит нашему законодательству. Она даже отражена в российских стандартах, таких, как ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» и ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Вообще западный опыт можно совершенно спокойно использовать в корпоративных системах, где взаимоотношения участников строятся на договорах. Для более широкого его применения необходимо, однако, доработать ряд законов, чтобы легализовать такие технологии, как переподписание, конверсия и миграция, обеспечить юридическую значимость отметок времени и т.д.

ICT-Online: О чем говорит опыт Запада в плане защиты и аутентификации электронных документов? Какие альтернативы ЭЦП при этом используются, приравнены ли по юридической значимости эл. документы к бумажным?

Главное, чему учит опыт Запада, это то, что бессмысленно делать защиту более дорогостоящей, чем возможный ущерб от тех угроз, от которых она должна защитить (и обычно все равно не защищает!). К счастью, у нас есть люди, которые это уже поняли. И если, например, федеральные электронные государственные услуги пока в основном требуют использования таких сильных средств, как квалифицированная подпись, УЭК и т.п. и мало используются населением, то Москва пошла по пути упрощения процедур и использования, где это возможно, простой электронной подписи. Достаточно часто одно лишь умелое конструирование процессов оказания услуг позволяет обойтись без УКЭП. Согласно нашему законодательству, юридическая значимость простой подписи такая же, как и у УКЭП (за исключением ситуаций, в которых законодательство требует использовать только УКЭП). Есть, однако, одно большое «но»: в случае, если одна из сторон оспаривает документы, доказать свою правоту при использовании УКЭП во много раз проще, чем при использовании простой подписи. Тем более, что, в отличие от многих западных стран, у нас не очень охотно используются косвенные доказательства и показания свидетелей, нет обязательного представления в суд всей относящейся к делу информации. С другой стороны, остается нерешённой проблема длительного хранения подписанных УКЭП документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы. В результате при выборе вида подписи нужно принимать во внимание требования законодательства и оценивать свои риски.

Как и у нас, за рубежом не все документы могут быть созданы в электронном виде (набор документов, которые обязательно должны быть бумажными, варьируется не только от страны к стране, но и, как в США, от штата к штату). Как и у нас, за отдельными исключениями в ту или другую сторону, электронные и бумажные документы имеют одинаковую юридическую силу.

ICT-Online: Если говорить о западном опыте оказания эл. госуслуг, то какие бы вы отличия от России отметили в первую очередь?

У нас наблюдается перекос в сторону централизации всего и вся (единые порталы) и использование сильных средств защиты в ущерб простоте использования госуслуг. Однако постепенно мы тоже учимся на своих ошибках и лучше находим баланс между защищённостью и эффективностью. Но нам и себя не нужно недооценивать. Мы лидеры в использовании электронных цифровых подписей, в масштабах электронных госзакупок и в ряде других вещей. У нас есть достижения, которыми можно гордиться.

ICT-Online: Каковы ваши оценки последних инициатив Минкомсвязи?

Я считаю шагом вперед саму попытку организовать диалог с экспертами в рамках Экспертного совета при министерстве – такой стиль работы для наших чиновников непривычен, да и никто не любит, когда его критикуют. Я надеюсь, что как ведомство, так и эксперты увидят свою выгоду в таком сотрудничестве, и это поможет избежать многих дорогостоящих ошибок. Но успех этой инициативы гарантировать невозможно, и очень многое зависит от конкретных людей, сидящих по обе стороны стола. Что же касается непосредственно обсуждаемых инициатив Минкомсвязи в области перехода на электронное взаимодействие (правила визуализации электронных документов с ЭЦП, планы разработки национального стандарта электронного документа, проект регламента обмена электронными документами), то их проекты требуют существенной доработки. В них попадаются положения, противоречащие как законодательству, так и здравому смыслу, а описанные в них технологии пока что на практике не опробованы. Само по себе это не так страшно, но лишь при условии, что будет вестись активная «работа над ошибками» и проверка работоспособности этих документов в рамках пилотных проектов.

Источник: ICT-online