Новые правила Росархива: как создать систему хранения электронных документов?

Когда в организации начинают переход на электронный архив, первым делом стараются понять, какие документы будут создаваться и храниться в бумаге, а какие планируется перевести в цифровой вид. Есть ли среди них документы длительных сроков хранения.

Электронный архив: когда без него уже не обойтись Необходимо решить, будете ли вы хранить в системе только скан-копии или оригиналы электронных документов, или и то, и другое. От этого зависит, какой функциональностью должна обладать ваша архивная система.

Если есть необходимость создать архив только сканов бумажных документов, подойдет практически любые базы хранения, такие например, предлагают компании внеофисного архивирования. Для электронных оригиналов, а таких сейчас, все больше, нужно тщательно выбирать СХЭД по многим критериям. Нужно оценить, как реализует система основные задачи: сохранять достоверность документа, его юридическую значимость, целостность и пригодность для использования спустя 10 и более лет.

Кроме того, нужно обратить внимание реализуются ли требования Росархива, утвержденные приказом № 77. В новых правилах появился целый раздел, посвященный электронным документам. Учесть все нюансы — непросто, но на рынке ИТ-продуктов уже есть готовые решения, отвечающие требованиям и нормам.

В ходе обследования нужно учесть, из каких источников архивная система будет получать документы, умеют ли эти источники поддерживать форматы передачи с учетом требований, о которых говорится в приказе Росархива. Либо может потребоваться доработка ваших систем-источников. А также нужно учесть этап подготовки технических средств для разворачивания СХЭД.

Чем долговременный электронный архив лучше внеофисного хранения Важный момент — придание правого статуса электронному архиву и документам, внутри него. Согласно новым правилам необходимо разработать или внести изменения в локальные нормативные акты, относящиеся к хранению документов. Чтобы компании-заказчику самостоятельно пройти этот этап, архивисты и юристы должны иметь соответствующую подготовку.

Поэтому такой сложный проект стоит начинать заранее, выбирать поставщиков с проверенными продуктами и желательно тех, кто могут оказать методическую поддержку. Компания Directum обладает соответствующими услугами, опытом и продуктом «Долговременный архив».

Как обеспечить сохранность электронных документов свыше 30-50 лет?

Задача СХЭД поддерживать все свойства электронных документов (ЭД): аутентичность, достоверность, целостность, воспроизводимость, а также юридическую значимость в течение всего срока их архивного хранения. И это требует определенных технических подходов и процедур, просто сохранить документ недостаточно.

Чтобы поддерживать свойства и аутентичность, во-первых, документ нужно поместить в такую среду хранения, которая не даст его каким-либо образом изменить. Это как раз позволяет делать специальная система, она же должна поддерживать проверки на целостность, резервное копирование и другие процедуры. Иначе не избежать проблем.

Например, известно, что срок действия сертификата электронной подписи (ЭП) составляет год, сертификат проверки ключа действует 15 месяцев. И некоторые компании уже сталкиваются с тем, что спустя несколько лет не могут подтвердить достоверность цифровой подписи. Для гарантии юридической силы ЭД необходимо использовать метку доверенного времени и подтверждение действительности сертификата ЭП на момент подписания. Поэтому при выборе информационной системы нужно учитывать — есть ли у нее инструменты для усовершенствования ЭП. Это обеспечит и юридическую значимость на длительном сроке до 50 и более лет.

Если не удостовериться, что ваша СХЭД гарантирует сохранность и воспроизводимость, то может случится, что документ, созданный сегодня, через 10-20 лет не сможет распознать ни одна система. Чтобы этого не произошло, нужно позаботиться о правильном формате архивного документа, который регламентирован.

Если не система не поддерживает сохранность документа по всем этим направлениям, то компания получает риски и штрафы, возможные проигранные судебные дела из-за непредставления документов или ненадлежащего их хранения, невозможности доказательства фактов хозяйственной деятельности.

Вопрос про гибридные архивы — что делать со старыми бумажными документами, как решаются вопросы их оцифровки?

Если документ, подлежащий длительному хранению, был создан и подписан на бумаге, то даже после оцифровки (сканирования) уничтожать его нельзя. Это запрещено законодательно. Поэтому скорее всего нам придется жить с гибридными архивами еще какое-то время.

Но разные правила работы с бумажными и электронными документами сильно усложняют жизнь, представьте бухгалтеру или делопроизводителю, каждому сотруднику, руководителю нужно держать все варианты регламентов. При этом доля электронных оригиналов в общем документальном фонде растет неуклонно, поэтому мы рекомендуем унифицировать максимально процессы и сделать их электронными, это вполне реально.

Важно затормозить рост бумажного архива — закон позволяет создавать и хранить в электронном виде 90% внутренних, 90% кадровых, 99% бухгалтерских и финансовых документов. А для бумажных — оцифровывать и помещать их в электронные архивы, и пользоваться всеми преимуществами электронного взаимодействия, быстрого и удобного доступа.

Иван Агапов (Directum): «Перевод бухгалтерских документов в электронный вид — это тренд, который держится в топе не первый год» При этом есть и методические трудности на нижнем уровне с «гибридными делами», которые фактически не разрешены в новых правилах. Это еще один повод максимально переходить на ЭДО.

Таким образом, всю работу с документами стоит перевести на единые электронные процессы. А старые архивы будут требовать только поддержания, расходы на них будут снижаться при наступлении сроков уничтожения документов. Такие архивы можно даже передать на внеофисное хранение — новые правила Росархива допускают такой вариант.

Системы, которые позволяют единообразно хранить электронные копии бумажных документов и цифровые оригиналы, дают максимальную эффективность от внедрения. Такими возможностями как раз обладает решение «Долговременный архив» Directum.

Как развивается этот рынок в России, в частности, с точки зрения импортозамещения? Каковы тренды и перспективы?

На государственном уровне уже принимаются меры по масштабному переходу на электронный документооборот. Буквально недавно принято распоряжение правительства РФ от 16.03.2024 № 637-р «Об утверждении стратегического направления в области цифровой трансформации государственного управления». Согласно нему, к 2030 году все документы должны храниться в электронном виде, что делает архив крайне востребованным.

В бизнесе приходит понимание, что электронные документы и цифровые архивы — это выгодно. Сокращаются стоимость передачи, хранения, время на поиск и работу с данными. Некоторые клиенты хотят оцифровать свои физические архивы за последние десять лет.

В свою очередь, разработчики принимают актуальность задачи и начинают разрабатывать свои решения. Однако важно учитывать методологическую работу и опыт работы с архивами. Лучше работать с компаниями, которые давно занимаются вопросами долговременного хранения документов, предлагают решения, эффективно и быстро справляющиеся с большими объёмами данных. При этом — разрабатывают продукты в связке с другим российским программным обеспечением (ОС, СУБД) и выстраивать комплексную ИТ-инфраструктуру на полностью импортонезависимом ПО.