Нужно вчера: какие процессы в информационной системе настроить в первую очередь?

Какие процессы цифровизировать в первую очередь? Рассказываю, чем руководствовались мои клиенты, решая эту задачу.

Вариант 1. Считаем документы

Составьте список всех видов документов, которые «ходят» по вашей организации, и посчитайте, сколько их создается в месяц. Выберите две-три самые многочисленные категории и пропишите связи. Например, вместе с договорами обычно заключаются дополнительные соглашения, далее по ним выставляются счета и акты. Именно такие группы в первую очередь стоит перенести в Directum RX.

Затем для каждого вида документа опишите порядок работы:

• создание — кем/когда/как;
• регистрация и нумерация — нужна/не нужна, когда/кем;
• согласование и подписание — нужно/не нужно, кем, в какой последовательности;
• контроль возврата, если документ отправляется контрагенту и т. д.

Например, в компании Uсell начали с приказов, так как их создавали особенно часто, а процесс согласования затягивался. Сначала сотрудники обсуждали содержание документов по электронной почте, далее инициатор распечатывал бумажную версию и лист согласования, собирал подписи, относил руководителю, а потом в канцелярию, где приказ регистрировали в журнале. С началом работы в системе согласование ускорилось, так как из регламентов исключили лишние этапы, а рассмотрение документов «переехало» в мобильное приложение.

Вариант 2. Ищем точки роста

Выявите ключевые задачи вашей компании и оцените их эффективность. Для того, чтобы собрать больше информации, опросите сотрудников, при необходимости обратитесь к бизнес-консультанту. В результате вы должны понять, цифровизация каких процессов поможет организации повысить такие важнейшие показатели, как прибыль.

Компания «Селеста» из Нижнего Новгорода производит автомобильные компоненты. Директору важно знать на каком этапе работы по заказам, и кто за них отвечает, поэтому цифровизация процессов в компании началась с внедрения решения «Управление проектами». Теперь в «Селесте» на каждую заявку открывается проект, из него стартуется задача на согласование технико-коммерческого предложения. Все заинтересованные специалисты выполняют свою часть, добавляют материалы, расчеты. Затем формируется план с этапами работ в виде диаграммы Ганта.

Результат не заставил себя долго ждать. Сразу после настройки процесса клиенты предприятия отметили, как выросло качество и скорость выполнения заказов

Вариант 3. Тушим пожары

Наверняка покупка системы для организации обоснована крупными бизнес-целями, но, чтобы их достичь, требуется довольно много времени. Поэтому на первом этапе можно отвлечься от масштабных задач.

Как внедрить корпоративную систему вопреки всему: 8 поучительных историй Подумайте, какие сложности не дают работать компании эффективно прямо сейчас? Это могут быть: медленное согласование договорных документов, от которых зависит снабжение производства материалами, или сложности в контроле за исполнением поручений. С выявления таких узких мест и стоит начать.

Например, компания «Ватт-Электросбыт» из Саранска изначально покупала систему для того, чтобы отслеживать заявки потребителей, видеть, кто из сотрудников взял их в работу и когда выполнил. Но помимо этого, в электронный вид решили сразу перевести процесс согласования договоров, счетов на оплату и заявок на закупку. Это было важно, так как согласующие находятся в разных офисах, и доставка документов к ним занимала слишком много времени.

Вариант 4. Используем всё, что есть

Изучите те модули, которые вы купили, и создайте очередь внедрения, выделив приоритеты. Чаще всего наши клиенты начинают с этих процессов:

• делопроизводство — обработка и регистрация документов, рассмотрение входящей корреспонденции, выдача поручений, контроль их исполнения;
• договорная деятельность — все работы в компании по подписанию соглашений: создание документов из шаблонов, их согласование по настроенным маршрутам, подписание и обмен с контрагентами;
• хранение финансовых документов — создание централизованного архива первичных учетных документов, быстрый поиск, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

В компании «ЭкоСтройРесурс» из Самары начали с модуля «Делопроизводство», так как количество входящих писем в месяц достигает 10 тыс., а исходящих — 6 тыс. Оптимизировав работу с письмами, организация перевела в Directum RX другие задачи.

Вариант 5. Исполняем мечты

Оцените готовность подразделений к автоматизации. Например, сотрудники договорного отдела обычно знают, что такое электронный документооборот, и мечтают о продвинутой системе. Опишите регламенты работы сначала под них. Затем цифровизируйте процессы других отделов, параллельно отмечая результаты на общих собраниях. По нашему опыту, благодаря хорошим отзывам коллег, у вас выстроится очередь на внедрение.

В отделе документационного обеспечения МГИМО использовали простую систему регистрации входящих и исходящих писем. В ходу были бумажные версии, а процессы согласования не отличались прозрачностью. В университете решили, что этот подход крадёт слишком много времени, и приобрели Directum RX. Канцелярия стала первым отделом, который оценил возможности СЭД/ЕСМ и начал рекламировать систему среди коллег. Вскоре к цифровизации присоединились договорной и кадровый отделы, а затем и кафедры.

Вариант 6. Тренируемся на простом

Начните с базовых задач и постепенно добавляйте более сложные. Например, создайте электронный архив, чтобы исключить потерю документов, ускорить поиск и фиксировать историю изменений. Установите правило — оформлять решение вопросов в виде простых задач, а не обсуждать их устно. Это еще больше вовлечет работников в использование системы. Потом переведите в цифру регламенты согласования. И, наконец, перейдите на электронный документооборот с контрагентами.

Руководство компании «Специализированное монтажное управление-2» сразу заявило, что «система нужна еще вчера». Поэтому основополагающим фактором стал срок внедрения. Настройку начали с базовых возможностей, и уже через 60 дней в организации заметно выросла эффективность работы, ускорились процессы и снизились затраты на бумагу.

Читайте также:

• «Выбираем корпоративную систему: 5 историй, когда компании ошиблись на этом этапе»
• Глаза боятся, руки делают: как самостоятельно внедрить Directum RX?
• Как внедрить корпоративную систему вопреки всему: 8 поучительных историй