О разработке и применении нового перечня документов со сроками хранения

Интервью с Борисом Альбрехтом,
заместителем начальника отдела комплектования и документационного обеспечения управления Федерального архивного агентства (Росархива)
Редакция: Благодарим, что Вы нашли время дать нашим читателям разъяснения в связи с выходом нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»¹. Каков Ваш вклад в разработку этого документа?

Борис Альбрехт: ВНИИДАД и Росархив разрабатывали новый Перечень, в этой работе я также принимал участие.

Р.: Почему его так долго разрабатывали? Что было сложнее всего сделать?

Б.А.: Каждый новый Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения — это новый этап в управлении информацией и архивным делом. Предыдущий «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000 г.) был разработан в конце 1990 годов и являлся нормативным документом эпохи становления российской государственности. Он не имел возможности, в силу становления правового пространства России, учесть документационное обеспечение этого сложнейшего и многоаспектного процесса. Однако развитие нового правового поля, вновь складывающая практика делопроизводства, появление новых видов документов показало необходимость разработки нового Перечня, который вобрал бы в себя все новые тенденции.

Учитывая сложность разработки нового Перечня типовых управленческих документов, его значимость, Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД приняли за системную основу его поэтапную разработку. На первом этапе был разработан и разослан в федеральные ­органы исполнительной власти, органы управления архивным делом в субъектах Российской Федерации специальный вопросник. На втором этапе полученные предложения систематизировались разработчиками, обобщались и сводились в первый вариант проекта Перечня, который был разослан рецензентам. Предложения и замечания рецензентов тщательно анализировались и многие из них были внесены в окончательный проект Перечня типовых документов, проект которого был размещен на сайте Рос­архива для всеобщего обсуждения (в этом заключался третий этап работы). Следует отметить, что это имело положительный эффект, так как позволило ознакомиться с проектом многочисленным пользователям и­ высказать свои замечания и предложения.

Такой многоэтапный процесс подготовки Перечня, конечно, сказался на времени его разработки, но, на наш взгляд, имея в виду значение и масштабность применения данного нормативного ­документа, такая детальная проработка только улучшила его качество, позволила избежать многих ошибок. Особенно это относится к проработке составителями состава видов документов, образующихся в органах и­ организациях, и к установлению сроков их хранения.

Этот аспект был наиболее сложным во всей работе над Перечнем, так как необходимо было найти в действующих нормативных актах на уровне федеральных законов, Указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ, актов федеральных органов государственной власти подтверждение легитимности формулировок названий видов ­документов и­ сроков их хранения (т.е. то, что называется статьей Перечня).

Р.: Когда новый Перечень был готов и когда его утвердили? Почему так долго Минюст не давал добро?

Б.А.: Проект Перечня был готов в феврале 2010 г. и уже в марте был направлен в Министерство юстиции Российской Федерации. Только регистрация в Минюсте России придает нормативному акту ведомства межведомственный нормативный характер, вот почему это было крайне важно для нового Перечня типовых документов со сроками хранения. В Минюсте России Перечень прошел серьезную юридическую экспертизу, в результате которой были переработаны Общие положения, уточнен ряд формулировок. Именно поэтому регистрация в­ Министерстве заняла достаточно много времени.

Р.: Когда новый Перечень начинает действовать? Отменен ли старый «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в­ деятельности организаций, с указанием сроков хранения» 2000 года?

Б.А.: После регистрации в Минюсте России Перечень вступает в действие по истечении 10 дней со дня официального опубликования², в соответствии с этим Перечень вступает в силу с 1 октября 2010 г.

Приказом № 558 от 25 августа 2010 г. Минкультуры России ­отменен старый «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» 2000 года. При этом обратите внимание: для документов, образовавшихся до введения в действие нового Перечня, сроки хранения ­устанавливаются в соответствии со статьями Перечня 2000 года.

Р.: Как быть организациям со своими номенклатурами дел на 2010 год, ведь сроки в них взяты из старого Перечня? Нужно ли ­вносить изменения в номенклатуры дел?

Б.А.: Учитывая, что номенклатура дел — это нормативный документ органа (организации), определяющий срок хранения его документов, образовавшихся в определенном году, считаем нецелесообразным, изменять сроки хранения в номенклатуре дел 2010 года, тем более что для большинства видов типовых управленческих документов эти сроки не претерпели изменений. Но в номенклатуре дел организаций, которые могут образоваться в них в 2011 году, придется ­вносить ­необходимые уточнения.

Р.: Какие группы документов добавлены?

Б.А.: Состав документов увеличился в 2 раза. Усложнились функции государственного управления, правоустанавливающих, судебных, налоговых, финансовых органов, что отразилось на образовании новых видов документов. За это время произошли две крупные административные реформы аппарата управления (2000 и 2004 гг.), следствием которых стало усложнение схемы управления, в том числе и на муниципальном уровне, а как итог — появление новых видов документов.

Поэтому в новом Перечне достаточно серьезно расширены такие блоки, как «Организация системы управления» (особенно в плане подразделов правового и документационного обеспечения управления), «Учет и отчетность», «Информационное обеспечение», «Трудовые отношения», «Административно­-хозяйственные вопросы». В указанные разделы внесены новые виды документов, соответствующие требованиям современного законодательства России. К сожалению, в формате интервью нет возможности перечислить все виды документов, внесенных не только в указанные, но и иные разделы Перечня. Это может быть предметом отдельного анализа. К тому же следует учесть, что на основании данного Перечня будут разрабатываться новые отраслевые Перечни документов, в которых должна найти отражение отраслевая специфика.

Р.: Какие­-нибудь документы изымались?

Б.А.: С 2000 года законодательство России существенно поменялось. За эти 10 лет ряд названий документов изменились, при этом их фактическая суть осталась неизменной. В новом Перечне ­формулировки даны в соответствии с действующим законодательством.

Кроме того, за эти годы федеральные ведомства разработали и ввели в действие большое количество подзаконных нормативных актов, в которых нашли отражение отдельные виды документов. Часть из них (особенно финансовые и налоговые) носит типовой ­характер, ­поэтому они были перенесены в новый Перечень.

Подводя итог сказанному, констатирую: изъятия документов из состава старого Перечня не производилось — была актуализация наименований, а также существенное добавление новых документов.

Р.: Есть документы, для которых срок хранения в новом Перечне увеличили? Что будет, если организация не заметит этого и уничтожит документ в соответствии с ранее установленным более коротким сроком хранения? И наоборот: есть ли документы, для которых сроки хранения в новом Перечне сократили?

Б.А.: Вот так в беседе, нет возможности дать подробный анализ изменению сроков хранения отдельных видов документов, тем более, что состав их увеличен почти в 2 раза. Однако, как я уже отметил, все уточнения по срокам хранения отдельных видов документов сделаны исключительно в соответствии с требованиями действующих нормативных актов. Поэтому никаких «революционных» изменений в сроках хранения в новом Перечне нет!

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» Кстати, это одна из бытующих легенд, что, дескать, сроки хранения архивных документов устанавливают архивисты. Подчеркиваю: уменьшение сроков хранения архивных документов, сроки хранения которых указаны в данном Перечне, и их преждевременное уничтожение — отнюдь не нарушение архивных правил, это нарушение законодательных и иных норм, пренебрежение которыми подпадает под статьи Уголовного кодекса России как незаконное уничтожение ­информации, которое нанесло материальный ущерб обществу и­ государству.

Организация имеет право увеличения сроков хранения документов, указанных в Перечне, если ей это необходимо, что должно найти отражение в ее номенклатуре дел.

Р.: Что еще нужно учесть при работе с новым Перечнем?

Б.А.: Введен в действие масштабный нормативный документ. На его основе будут составляться или перерабатываться номенклатуры дел организаций, отраслевые перечни документов со сроками хранения, проводиться экспертиза ценности документов и их отбор к ­дальнейшему хранению или уничтожению.

В соответствии с пожеланиями организаций состав документов, вошедших в Перечень, значительно увеличен по сравнению с предыдущим Перечнем. И, конечно же, новые виды типовых документов должны найти отражение в новых ­номенклатурах дел организаций.

К сожалению, вынужден констатировать существующий до сих пор распространенный недочет, когда документы на электронном носителе не учитываются в номенклатуре дел, когда не решаются вопросы о ведении определенных видов документов в электронной форме либо на бумажном носителе или же о возможности комбинированного ведения этих видов документов. Еще раз напоминаем, что срок хранения документов, установленный Перечнем, не зависит от формы носителя информации. Именно поэтому в разрабатываемых номенклатурах дел в графе «Примечание» необходимо указывать носитель документов (бумажный, электронный, видео), а также в каком виде он может быть передан на архивное хранение.

В статьях нового Перечня даны четкие формулировки видов документов, многие из которых (особенно временного срока хранения) вполне подходят для комплекса документов под названием «дело». Это даст возможность уходить от таких распространенных до сих пор неформальных терминов, как «разная переписка», «переписка входящая и исходящая», «материалы по объекту №» и других подобных, не дающих никакой информации заголовков.

Обращаю ваше внимание на еще один важный аспект применения Перечня — его социальную функцию. Это связано с тем, что в данном нормативном акте собраны и систематизированы основные виды документов по личному составу, защищающие конституционные права граждан. Это относится к кадровой, бухгалтерской документации, документам по аттестации, повышению квалификации, производственному травматизму, о работе во вредных условиях труда. Думается, что расширение состава этих документов окажет существенную помощь гражданам России в реализации их конституционных прав.

В заключение хотелось бы еще раз подчеркнуть, что нет и не может быть универсальных документов, отвечающих всем требованиям пользователей. Собственно Перечень типовых документов ­такую задачу не мог ни поставить, ни выполнить. Его задачей было систематизировать именно типовые виды документов, образующиеся в организациях, и установить им сроки хранения. Надеемся, что эта задача Перечнем выполнена успешно, и он станет необходимым нормативным актом для решения вопросов организации документов в­ делопроизводстве, для экспертизы их ценности и архивного ­хранения.

¹Прим. ред.: скачать текст нового Перечня (494 Кб, pdf).
²Перечень был опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20.09.2010 № 38.

Источник: Делопроизводство и документооборот на предприятии (Дело-пресс)