О важности аналитических отчетов, перспективах развития СЭД и реальных потребностях заказчиков

Конец 2009 ознаменовался активным обсуждением востребованности и методологии аналитики на рынке СЭД. Не осталось в стороне и подведение итогов и определение перспектив развития ECM-систем в 2010 году. Ресурс ECM-Journal.ru попросил прокомментировать эти темы Ирину Борисовскую – специалиста, который обладает практическим опытом использования СЭД, будучи начальником отдела по управлению договорной работой ЗАО «Группа ЧТПЗ», и в то же время оценивает ситуацию с позиций независимого эксперта как член Гильдии управляющих документацией.

В связи с недавними отчетами DSS Consulting и CNews Analytics и дискуссиями, связанной с ними, хотелось бы узнать: как Вы считаете, важны ли аналитические отчеты для потенциальных заказчиков СЭД? Обращают ли заказчики внимание на такие исследования? И что важнее для заказчика: количество озвученных в исследованиях проектов внедрения СЭД, масштаб этих проектов или, возможно, прибыль компании-поставщика СЭД?

Я считаю, что аналитические отчеты, безусловно, важны, причем как для потенциальных заказчиков СЭД, так и для разработчиков и поставщиков СЭД. Однако конечным потребителям отчетов необходимо правильно и грамотно пользоваться информацией, представленной в отчетах, верно ее интерпретировать и, естественно, пользоваться этой информацией параллельно и вместе с информацией из других источников, а не взамен нее.

При этом конечный потребитель информации должен уметь верно оценивать полноту и беспристрастность отчетов, а также полноту охвата исследованиями определенного круга изучаемых объектов (например, отчет по количеству удачных внедрений СЭД и средних сроках внедрения не может быть информативным, если было обследовано всего пара-другая компаний, проводивших такие проекты).

Принимая участие в консультировании организаций, планирующих внедрение СЭД либо реализующих подобные проекты, я могу сказать с полной уверенностью, что заказчики знакомятся с аналитическими отчетами крупных исследовательских агентств и принимают к сведению почерпнутую из них информацию. При этом в первую очередь их интересует не прибыль компании- поставщика СЭД, а показатели, имеющие практическое применение либо характеризующие конкретные СЭД, конкретных поставщиков и факторы, влияющие на ход проектов внедрения. Например, большая территориально распределенная организация, планирующая реализовать СЭД с количеством рабочих мест более 2000-3000, безусловно, будет заинтересована информацией, какие конкретно СЭД, в каких организациях, за какие сроки и с какими издержками были реально внедрены при аналогичных условиях (большим количеством рабочих мест на территориально распределенных площадках). Наиболее удобный и быстрый путь получения такой информации - именно аналитические отчеты крупных исследовательских компаний.

На что еще, кроме аналитических отчетов и исследований, обращают внимание заказчики при выборе СЭД (мнение коллег по отрасли, стоимость СЭД, функционал, интеграционные возможности и т.д.)?

При выборе СЭД заказчики обращают первоочередное внимание на стоимость СЭД и функциональные и интеграционные возможности конкретных СЭД.

Однако замечу, что критерии отбора СЭД для конкретной организации зависят в первую очередь от ИТ-стратегии организации и ее особенностей, а также от того, какие именно документационные потоки планируется реализовать в СЭД. Естественно, что у организации, которая помещается в одном здании и имеет всего 100-200 сотрудников (при условии что не планируется никаких кардинальных изменений в структуре), требования к СЭД будут совершенно иные нежели у организации холдингового типа с общим числом сотрудников более 10000-20000 человек. Так же будут отличаться требования к СЭД у организаций, которые планируют автоматизировать лишь работу со служебными записками, от требований организаций, в которых будет автоматизироваться юридический и финансовый документооборот.

От оптимального выбора СЭД, которая бы удовлетворяла текущим и планируемым требованиям конкретной организации, во многом зависит успех внедрения и эффективность автоматизации документооборота. Произвести его возможно лишь если заказчик сам четко понимает, что он хочет получить от СЭД, и если заказчик тщательно изучит особенности различных СЭД. Помочь ему в этом могут статьи в специализированных ИТ-изданиях, публикации на специализированных сайтах, посвященных электронному документообороту и средствам его автоматизации, очное общение с организациями, которые уже внедрили и используют конкретные СЭД.

Замечу, что в последнее время очень большое внимание заказчики уделяют профессиональному имиджу и деловой репутации компаний-поставщиков СЭД, надежности поставщиков и качеству предлагаемого ими сопровождения ПО после его внедрения. Сведения об этом заказчики, как правило, получают из общения с представителями организаций, уже использующих конкретные СЭД.

А вот мнение коллег по отрасли учитывать, конечно, нужно, однако использовать его как единственное оправдание выбора конкретной СЭД на мой взгляд нельзя. Организации различны: у них различные структуры, численность, ИТ-инфраструктура, управленческие процессы, планы развития, даже их персонал отличается по численности, среднестатистическому образованию и возрасту. Поэтому СЭД, оптимальная для одной организации, может оказаться совершенно неприемлемой для другой организации и принести ей стагнацию и ущерб.

В каком направлении, на Ваш взгляд, должно происходить развитие СЭД? Какие возможности, появляющиеся с внедрением СЭД, наиболее интересны для предприятий?

В настоящее время для организаций крайне интересны интеграционные возможности СЭД, поскольку, как правило, к моменту внедрения СЭД в них уже используется специализированное программное обеспечение, без интеграции которого с системами электронного документооборота невозможно добиться стабильной и слаженной работы офиса. Удачная интеграция СЭД с другим специализированным программным обеспечением (например, ERP-системами) позволяет избежать дублирующего ввода одной и той же информации на разных этапах управленческих процессов в разные программы; значительно уменьшить затраты на поиск документов и информации; высвободить сотрудников (тем самым минимизировав фонд заработной платы); создать единые управленческие процессы, полностью прозрачные и подконтрольные на всем протяжении.

При помощи интеграции СЭД например с финансовыми, бухгалтерскими и CRM-системами можно создать единый жизненный цикл для договоров (от фиксирования преддоговорных отношений через согласование договора и до контроля за исполнением договора), что позволит помимо вышеперечисленных плюсов получить еще и возможность обширной аналитической работы и работы по минимизации финансовых и юридических рисков, автоматизировать контроль за сроками исполнения договоров и начала претензионно-исковой работы, автоматизировать подключение службы безопасности организации в момент попытки менеджерами по продажам начала преддоговорной работы с контрагентами, уже отрицательно зарекомендовавшими себя (например, не оплатившими или оплатившими не полностью один из ранее заключенных договоров).

Поскольку все больше организаций становится территориально распределенными, то особое значение приобретают вопросы возможности стабильной работы СЭД в условиях распределенности. Офис с управленческим персоналом располагается в центре города, а сеть управляемых ячеек рассеяна по городу? Головная организация находится в одном городе, а филиалы распределены по России? Естественно, таких заказчиков очень сильно интересуют именно СЭД, доказавшие на практике свою состоятельность и бесперебойную работу в условиях распределенности, ведь они в случае удачного внедрения получают совершенно незаменимый механизм для управления и контроля территориально разделенных ячеек организации. В холдинговых структурах СЭД при правильном и успешном внедрении позволяют достигнуть огромной оперативности при принятии управленческих решений, внутреннем согласовании договоров, внутренней переписке и при этом обеспечить полную прозрачность процессов.

Очень интересны для организаций функциональные возможности СЭД, позволяющие достигнуть максимальной мобильности принятия решений. Например, когда сотрудник склада торговой организации может выполнить определенные операции или получить оперативную информацию на свой сотовый телефон посредством сообщения.

Какие условия необходимы, чтобы внедрение ИТ-проектов давали толчок стратегическому развитию компаний?

ИТ-проекты - это мощное орудие, при помощи которого компания может очень много выиграть… либо очень много потерять. При правильно проведенных внедрениях оптимально выбранного программного обеспечения организации могут высвободить большие человеческие и финансовые ресурсы, которые могут быть использованы при реализации стратегических планов, при рывках вперед; могут упорядочить и сделать реально подконтрольными процессы, что позволит ими управлять, быстро реагируя на требования рынка и организации. Все это вместе способно укрепить деловую репутацию компании, удержать ценных клиентов и найти новых, повысить прибыль.

Однако чтобы это стало возможным, необходимо понимание собственниками компаний силы того орудия, которое может быть использовано во благо или во вред. Грамотно разработанная ИТ-стратегия организации, увязанная с стратегией организации в других сферах - это первое условие того, чтобы ИТ- проекты служили опорой для стратегического рывка компании вперед. Компетентная и опытная команда по внедрению и сопровождению ИТ-проектов; достаточное для проведения всех необходимых мероприятий время и средства; грамотная ИТ-стратегия; поддержка ИТ-внедрений на уровне политики организации (т.е. предоставление всех инструментов, необходимых для качественной реализации ИТ-стратегии) - последующие условия для того, чтобы ИТ-проекты давали компании толчок для развития, а не служили бы тормозом и средством внесения хаоса.

И последний вопрос, который, возможно, задаст новые направления для развития нашего ресурса. Какие темы из области СЭД и бизнес-процессов требуют детального рассмотрения, но пока остаются без внимания вендоров и организаторов отраслевых мероприятий? Что следовало бы обсуждать на конференциях, выставках и специализированных ресурсах?

Крайне интересными были бы истории внедрений в конкретных организациях, чтобы потенциальные заказчики могли оценить и подготовиться к всему комплексу проблем и трудностей, которые возникают при внедрениях и дальнейшем сопровождении внедренных СЭД. Безусловно, потенциальным и реальным заказчикам было бы интересно узнать, как именно в некоторых организациях создана единая система управления бизнес-процессами, в которых СЭД является инструментом автоматизации лишь на части этапах, на других этапах которых используется либо иное программное обеспечение (ERP), либо автоматизация отсутствует вообще в силу специфики этих этапов (например, юридический или финансовый документооборот, в котором невозможно уйти от определенных действий с документами на бумажном носителе).

Безусловно интересными для заказчиков были бы круглые столы, во время которых их представители могли бы задать опытным специалистам по автоматизации бизнес-процессов вопросы, возникающие в ходе внедрения и сопровождения СЭД. К сожалению, в основной части организаций, внедряющих СЭД, нет своих сотрудников, имеющих опыт работы с СЭД, поэтому совершается очень много ошибок, минимизирующих для организаций эффект от внедрений. Все осложняется еще и тем, что внедрение СЭД должно совмещаться с упорядочиванием системы управления и документооборота организации, то есть проекты по внедрению СЭД должны быть частью проектов по реформированию системы управления в целом и вестись специалистами, компетентными не только в ИТ-сфере, но и в сфере управления организациями, документационного менеджмента, бизнес-архитектуры. Большое количество организаций не могут себе позволить содержать специалистов подобной квалификации и испытывают большое затруднение именно при решении вопросов, стоящих на грани разных профессиональных сфер - например, на грани информационных технологий и управления бизнес-процессами; или на грани системного администрирования и документоведения. Думаю, что заказчики оценили бы и были благодарны, если бы им была предоставлена возможность ознакомления с опытом других организации в решении подобных вопросов, а также возможность прямого диалога с опытным и компетентным во всех необходимых смежных сферах профессионалом.

Ирина, спасибо за интервью. Надеемся увидеть Вас на страницах нашего журнала и в 2010 году.

Источник: Эксклюзивно для ECM-Journal