Облачные технологии: преимущества, риски, будущее

Нет сомнений в том, что облачные технологии меняют бизнес. Небольшие компании ценят возможность хранения документов в облаке и удобного управления ими, крупные игроки бизнеса – возможность экономии средств на приобретении и обслуживании собственной инфраструктуры по хранению данных.

Что нам предлагают облака

Самое важное – облачное хранение. Цифровые документы всегда доступны из любой точки мира и не занимают пространства в офисе в виде файлов. Некоторые облачные сервисы позволяют хранить файлы и документы без ограничений по размеру. Также есть сервисы, обеспечивающие доступ к разным облакам через один портал, т.е. при обращении к данным вы не заметите, что переходите с сервера на сервер.

Организация совместной работы с данными. Это один из важнейших аспектов работы в облаке. Доступ к сервисам может получить каждый сотрудник с любого устройства, что позволяет улучшить совместную работу над проектом, сокращая время на выполнение работы и бесконечную переписку по почте. Что касается безопасности данных, то документы можно защитить паролем или сделать так, чтобы они удалялись по истечении определенного времени (нескольких минут, часов или дней).

Новый тренд – облачные CRM, ERP и ECM-системы. Такого рода локальные системы используют почти в каждой компании вне зависимости от ее размера. Они обладают всеми преимуществами облачного хранения и организации совместной работы и имеют при этом единую структурированную базу данных для хранения информации. Преимущества развернутой в облаке системы заключаются в том, что вы всегда можете получить доступ к важным данным. При этом вы защищены от потери данных, если вдруг ваш внутренний сервер выйдет из строя.

Отсутствие необходимости располагать серверы прямо в офисе. Можно воспользоваться услугами сторонней компании, которая предоставит вам полноценную компьютерную инфраструктуру: серверы, системы хранения данных, сетевое оборудование, а также программное обеспечение для управления этими ресурсами. Контроль и управление инфраструктурой остается за провайдером, позволяя вам экономить деньги на содержание оборудования.

В случае выхода системы из строя, у вас всегда будет план аварийного восстановления данных. Компании, которые хранят свою информацию на сторонних ресурсах, могут не беспокоиться потерять эту информацию в случае возникновения пожара или природных катаклизмов (наводнение и т.д.), т.к. все необходимые данные можно будет получить через Интернет.

Оценивая возможности новых технологий, необходимо критично посмотреть и на потенциальные риски:

●   Ваши данные находятся в руках третьих лиц, поэтому, прежде чем выбирать вендора, необходимо тщательно проверить вопрос безопасности.

●   Провайдеры облачных сервисов быстро появляются и так же быстро исчезают. В этом случае есть риск потерять все данные. Вы избежите его, если имеете несколько резервных копий.

●   Надежное и качественное интернет-соединение. При проблемах со связью придется работать с бумажными документами (или локальными копиями).

●   Увеличение расходов тоже может стать неожиданностью, если процесс перехода на облачные технологии не был детально спланирован. Необходимо учесть возможности масштабируемости системы на будущее и при этом остаться в рамках бюджета.

●   Также можно столкнуться с расхождением федеральных законов хранения данных, если облачное хранилище физически находится в другой стране. Необходимо знать, в какой стране находится ваша информация.

Недоверие к облакам в первую очередь связано с вопросом безопасности. Стоит отметить, что некоторые вендоры разрешают компаниям использовать свои ключи шифрования. Также вы можете зашифровывать файлы, прежде чем передать их в облачное хранилище. Шифрование позволит обеспечить доступ к конфиденциальной информации только авторизированным пользователям. Кроме того:

●   Большинство провайдеров защищают информацию посредством AES с длиной ключей 128 или 256 бит.

●   Облачные провайдеры всегда делают резервное копирование данных, что обеспечивает сохранность файлов, даже если к ним не обращались в течение какого-то времени.

●   Облачные хранилища хорошо охраняются и обеспечивают сохранность данных, тогда как внешний жесткий диск или USB-накопители с информацией легко могут украсть.

Почему облака?

Ответ на этот вопрос прост: самым весомым фактором перехода на облачные технологии является простота использования инфраструктуры и экономия наличных средств*.

* По данным AIIM. В опросе принимали участие 362 респондента, можно было выбрать до 3 ответов.

Гибридные облака и будущее

Многие специалисты в этой области рынка видят будущее именно за гибридными облаками, имея в виду безопасность совместного использования информации. В гибридном облаке IT-ресурсы скомбинированы: часть из них находится во внутреннем (частном) облаке организации, а другие – в публичном облаке, которое предоставляется коммерческим провайдером. Таким образом, количество ресурсов увеличивается, а внутренний контроль приложений усиливается. «Если гибридные облака получат развитие, это будет правильное решение для многих компаний. Они еще наберут обороты», - говорит Алан Вайнтрауб, аналитик компании Forrester Research Inc.

Гибридные облака обеспечивают стандартную функциональность для вашей ECM-системы, но предоставляют более быстрый доступ к данным для удаленных сотрудников и усиленную безопасность. Они имеют централизованное хранилище, к которому сотрудники обращаются в любое время, а также систему контроля версий и историю работы с объектами. Кроме того, конфиденциальная информация защищена от лишних глаз. Облака также предлагают возможности управления документооборотом и, что немаловажно, аварийное восстановление данных. В общем и целом: облака расширяют стандартную функциональность, но имеют упрощенный доступ и способы использования.