Обзор исследований Deloitte по переходу на удаленную работу и выстраиванию КЭДО

Удалёнка — какая она?

В 2021 г. Deloitte совместно с X5 Group провели исследование, пытаясь понять: переход на удаленную работу — это тренд либо новая реальность?

Вместе с началом пандемии работодатели по максимуму переводили сотрудников на удалёнку. При этом оговаривался формат удалённой работы: полностью дистанционный либо гибридный. Каждая компания самостоятельно определяла порядок появления сотрудников в офисе. Из наиболее частых вариантов встречались: установление количества дней в офисе/дома (3/2, 4/1 и т. д.) либо всегда дома, но с возможностью при необходимости выйти в офис и т. д.

73% опрошенных заявили, что и до пандемии у них была возможность работать удаленно. Это касалось сотрудников, которые сразу были оформлены как дистанционные работники. Но и часть «стационарных» работников могла взять отдельные дни, чтобы поработать из дома.

Профит от удалёнки получили как сотрудники (как минимум это экономия времени и денег на дорогу до офиса), так и работодатели:

• экономия на офисных пространствах (у кого есть такая возможность);
• повышение лояльности сотрудников;
• уход от региональной кадровой зависимости, возможность нанимать на работу специалистов по всей стране.

Трудности перехода

Необходимо было организовать всё технически — обеспечить сотрудников оборудованием (компьютеры, планшеты и т. д.), настроить работу с информационными системами за пределами внутренней сети. Также пришлось заметно перестроить значительную часть процессов в HR и ИТ.

Работникам потребовалось полностью поменять привычный образ жизни — нужно было прокачать навыки работы в удалённом формате. Спустя какое-то время себя проявил недостаток живого общения — его стали восполнять онлайн-коммуникацией.

Среди того, что помогло и помогает преодолевать сложности, респонденты отмечали:

• заранее подготовленную инфраструктуру: выстроенные процессы, ИТ-инструменты;
• уже имеющийся позитивный опыт удалённой работы;
• эксперименты по использованию разных форматов.

Среди способов обеспечения удалённой работы был переход на цифровой формат кадрового администрирования.

Как в переходе на удалёнку помог кадровый ЭДО

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! По результатам опроса конца 2020 г. чуть менее 50% опрошенных компаний уже использовали КЭДО в своей работе. Начало пандемии подстегнуло организации переводить кадровые процессы в электронный вид: 37% участников опроса начали развивать КЭДО примерно в это время, для 14% компаний кадровый ДО стал первой областью, переводимой в электронный формат. И это несмотря на то, что в 2020 г. ещё не были приняты поправки в законодательство, официально разрешающие перевод кадровых документов в электронный вид. При этом 24% компаний из тех, кто перешёл на КЭДО, уже имели положительный опыт использования электронных кадровых документов в ходе налоговых и аудиторских проверок, а также в качестве доказательств в судах.

Ожидаемо, что первопроходцами в переводе кадрового ДО в электронный формат стали компании с большой численностью сотрудников, с распределенной на несколько регионов структурой. Затраты на передачу/пересылку бумаг между офисами, на курьеров при удаленной работе требовали оптимизации. А вот сфера деятельности компаний почти не повлияла. Так или иначе бизнес разной направленности оцифровывают кадровые процессы. Это и ИТ, и торговля, и даже производственный сектор, предприятия которого в силу специфики не могли массово переводить людей на удалёнку.

В топе цифровых кадровых процессов оказались:

• Ознакомление работников с расчётными листками.
• Предоставление ежегодных отпусков.
• Направление в командировку.
• Ознакомление с ЛНА.

Со стороны работников компании активно использовали простую электронную подпись (в 79% случаев), УНЭП была менее распространена (16%).

Вполне возможно, что после подписания Федерального закона 377-ФЗ от 22.11.2021 изменится состав лидирующих процессов (в топе окажутся, например, процессы по приему, переводам и увольнениям сотрудников), а также статистика использования и состав разных видов электронной подписи со стороны работников. Самое главное, что новый закон убрал одну из лидирующих причин, препятствующих переводу кадровых документов в цифру.

Если вашей компании нужна кадровая цифровизация, вам будет интересно узнать, какие возможности предлагает комплексная система управления кадровыми процессами, документами и сервисами Directum HR Pro.