Оцените эффективность бизнес-процессов прямо сейчас

Светлана Казанцева

Во многих статьях на классический вопрос «зачем нужно внедрять системы классов BPM и ECM» дается ответ: «для повышения эффективности бизнес-процессов». Но для руководителя остается вопрос, а нужно ли в данный момент улучшать бизнес-процессы или следует сконцентрировать внимание на кадрах, конкурентах, снабжении и прочем.

Определение эффективности текущих бизнес-процессов задача очень трудоемкая и требует, в первую очередь, значительных временных затрат. К ней тоже нужно готовиться, определять цели, ожидания, выделять ресурсы. Не всегда текущая работа позволяет качественно подойти к рассмотрению таких вопросов. И руководители, возможно даже и признавая не совершенность процессов управления, предпочитают не тратить время на выяснение причин и откладывают «на потом…когда-нибудь позже».

В таких случаях пригодятся экспресс-тесты. Сегодня я хочу рассказать о трех тестах, связанных с темой повышения эффективности бизнес-процессов это:

●    тест по расчету уровня зрелости предприятия в области ECM на сайте ECM-Journal.ru;

●    тест по определению зрелости системы стандартизации бизнес-процессов – сайт FineXpert.ru;

●    проект по оценке диагностики бизнеса – BIZDIAGNOSTICS.

Расчет уровня зрелости предприятия в области ECM

Тест по расчету уровня зрелости предприятия позволяет оценить уровень готовности предприятия работать в ЕСМ-системе и качество управления бизнес-процессами с использованием ЕСМ-средств. Тест несложный и не требует много времени для прохождения. Если предприятие уже работает в системе, то можно сравнить показатели работы бизнес-процессов до автоматизации и после. Определяются направления, в которых предприятию нужно развиваться для перехода на новый уровень. Таким образом, мы получаем наглядный отчет о текущем уровне зрелости предприятия и возможностей его дальнейшего развития в области ECM.

Уровень зрелости системы стандартизации бизнес-процессов

С точки зрения стандартизации бизнес-процессов на сайте FineXpert.ru представлено два теста. Первый тест называется «Что такое система процессов организации?» и  дает результат общего понимания необходимости построения бизнес-процессов и их стандартизации. Второй тест – «Уровень зрелости системы стандартизации бизнес-процессов компании» ориентирован на рассмотрение инструментов и элементов организационной структуры, которые задействованы в работе с нормативно-методическими документами, обеспечивающими эффективность протекающих бизнес-процессов предприятия. Вопросы теста достаточно простые, их немного, и касаются они только процессов организации работы с технологической и другой документацией. Такой тест можно пройти достаточно быстро. Итоговые результаты теста разделяют эффективность системы стандартизации бизнес-процессов на уровни. При «зачаточном» состоянии системы процессы и инструменты стандартизации только начинают формироваться. Если на предприятии есть некоторые элементы системы стандартизации бизнес-процессов, но они не работают или работают слабо – это будет уровень очень низкой эффективности работы системы. Приемлемое состояние системы стандартизации бизнес-процессов – низкая эффективность работы системы. Средняя эффективность работы системы будет при нормальном состоянии системы стандартизации бизнес-процессов. Уровень «зрелости» системы стандартизации бизнес-процессов будет присвоен работе системы с высокой эффективностью.

Я бы назвала такой тест – экспресс-анализ. Быстрый тест – быстрый результат, короткие вопросы – короткий итоговый отчет.

В любом случае, получение даже такого отчета все же лучше, чем ничего не делать и не предпринимать действий по анализу и оценке качества управления бизнес-процессами.

Диагностика бизнеса

Для оценки системы организационной диагностики группой компаний «Современные технологии управления» был разработан крупный он-лайн проект – BIZDIAGNOSTICS. Сервис платный. Свободное использование возможно только в течение первых 20 дней.

Представленная система BIZDIAGNOSTICS включает в себя 2 вида тестов: тестирование организационной структуры и  бизнес-процессы компании.

Первый тест называется «Оценка качества распределения зон ответственности». В рамках этого теста диагностируется организационная структура. На тест должны ответить руководители предприятия всех уровней.  Для того, чтобы в результате получить данные об эффективности  созданной организационной структуры.

Второй тест – «Оценка качества бизнес-процессов». Здесь диагностируемым объектом являются бизнес-процессы и определяется качество их организации и выполнении. Тест предназначен для всех руководителей, а также сотрудников предприятия, способных дать объективную оценку бизнес-процессам. В результате, формируется отчет о слабых бизнес-процессах, которые замедляют работу всей компании; о сильных бизнес-процессах и о бизнес-процессах, требующих внимания.  

Плюс BIZDIAGNOSTICS в том, что он дает не только отчет об эффективности работы предприятия и о том, что мешает так работать, но и рекомендации для исправления ситуации.

Тесты BIZDIAGNOSTICS требуют качественного подхода к ответам, выделения специального времени для их прохождения. Привлечения других сотрудников. Конечно, можно ответить только одному человеку, но тогда это скажется на объективности значений. 

Ну и в заключение я хотела заметить, что тесты эти очень разные, и основаны на различных целях и задачах. Учитывают различные подходы и методики к решению вопросов эффективности бизнес-процессов. А, соответственно, и дают совершенно различные результаты. Я бы не стала эти тесты и полученные результаты сравнивать. Их лучше объединить. В этом случае, мы получим более четкий и обоснованный вывод об эффективности бизнес-процессов и путях их совершенствования.

И даже иногда жертвуя точностью оценки в пользу времени и скорости полученных результатов, есть резон воспользоваться представленными он-лайн тестами. Ведь главная задача, вовремя диагностироваь проблему, когда ситуацию еще можно исправить.

А эффективность бизнес-процессов прямо пропорционально влияет на функционирование всего предприятия. И главная задача руководителей предприятий выстроить систему управления таким образом, чтобы работала целая система: клиенты были довольны качеством и ценой продукции, работники – условиями работы и заработной платой, кредиторы и инвесторы должны быть уверены в состоятельности предприятия, а собственники – в развитии и получении прибыли.