Охрана труда: главные тренды и реальная практика цифровой трансформации

Можно ли в 2022 году перевести всю охрану труда в электронный вид? Насколько это необходимо и какие выгоды может принести? Давайте разбираться.

А по какому праву? Законные основания для цифровизации охраны труда

С 1 марта 2022 года вступил в силу 311-ФЗ: он внес поправки к ТК РФ, в частности, наделил работодателей правом использовать ЭДО в сфере охраны труда и предоставлять надзорным органам дистанционный доступ к базам электронных документов (статья 214.2 ТК РФ). Правда, никакой конкретики по этому поводу закон не вносит.

В то же время 377-ФЗ, принятый еще в ноябре 2021 года, также разрешает вести электронный документооборот в сфере трудовых отношений, но прописывает ряд документов-исключений. Например, по этому закону на бумаге следует оставить акт о несчастном случае на производстве и журналы проведения инструктажей.

Остается надеяться, что в скором времени эти противоречия на уровне Трудового Кодекса будут устранены, и перевод в цифру всей документации по охране труда станет законным.

Методические рекомендации по переходу в цифру

Не обязательно цифровизировать все процессы по охране труда единовременно. Можно начать с наиболее массовых процессов, таких как выдача СИЗ, проведение обучений, оформление нарядов-допусков, а также обязательной с марта 2022 года регистрации микротравм (ушибов, ссадин) работников.

Введение электронного документооборота по охране труда требует технической и методологической подготовки. После того как работодатель определился с перечнем документов для перевода в цифру, необходимо выполнить следующие шаги:

• выбрать информационную систему, в которой планируется вести ЭДО. Среди требований к ПО — возможность подписания и хранения документов;
• получить письменное согласие работников на электронное взаимодействие с работодателем. Если есть профсоюз — согласие нужно получить и у него. Кстати, каждый сотрудник имеет право отказаться и продолжить подписывать документы на бумаге;
• определиться с подписями, опираясь на 377-ФЗ и 63-ФЗ. Работодатель может утверждать документы с помощью усиленной квалифицированной подписи, а сотрудникам закон оставляет право использовать неквалифицированную подпись или простую электронную подпись. Еще один вариант НЭП от правительства — приложение Госключ, но пока только в рамках эксперимента;
• подготовить и выпустить локальный акт о переходе на ЭДО, в котором будут прописаны сроки ознакомления и подписания с документами по ОТ, выбранное ПО, перечень документов для перевода в цифру и т. д.

Перенимаем опыт лидеров

В первую очередь цифровую трансформацию «распробовали» крупные промышленные компании. В ПАО «Лукойл» внедрили систему для создания электронных нарядов-допусков на проведение работ повышенной опасности. От бумажных документов отказались из-за высоких трудозатрат на заполнение, частых ошибок в оформлении, длительного процесса согласования.

Подробнее о том, как компаниям сэкономить ресурсы с помощью оформления электронных нарядов-допусков, читайте в нашей статье.

Другой лидер добывающей отрасли — «Восточная горнорудная компания» — перевела в цифру фиксацию нарушений техники безопасности. В результате удалось серьезно сократить объем бумажного документооборота, а скорость оформления нарушений выросла в 5 раз.

Чтобы зафиксировать проступок сотрудника «ВГК» или работника подрядчика, специалисты по охране труда используют планшеты с мобильным приложением Directum Solo: составляют акт в системе, прикладывают фотографии, ставят подпись на документах при помощи стилуса.

Дальнейшие действия также происходят внутри системы Directum RX: акт отправляется в отдел кадров, параллельно формируется проект приказа о нарушении. Наконец, виновник знакомится с приказом в электронном виде.

Преимущества внедрения электронного документооборота в ОТ

Специалисты по охране труда проводят до 80% рабочего дня за созданием, оформлением, согласованием документов. Цифровизация процессов — важный шаг в избавлении от большого количества рутины.

Однотипные операции можно не выполнять вручную, а доверить системе. Освобождается время, которое раньше занимали манипуляции с бумажными документами: распечатка, перемещение между подразделениями, подписание и т. д.

К другим выгодам цифровизации охраны труда можно отнести:

• сокращение затрат на печать, расходники, пересылку документов;
• прозрачность процессов: документы в электронном виде не теряются, можно разграничить права доступа к ним, легко отследить, на каком этапе согласования находятся;
• уменьшение количества ошибок, вызванных человеческим фактором;
• снижение убытков от штрафов, т. к. проще соблюдать сроки подачи документов регуляторам.

Сегодня у работодателей есть все, чтобы внедрить ЭДО в охрану труда: законодательная база, готовые технические решения, опыт ведущих компаний. Чем раньше бизнес начнет движение в сторону цифровой трансформации ОТ, тем быстрее сможет воспользоваться ее преимуществами.