Описание бизнес-процессов перед внедрением СЭД. Ответы на вопросы читателей

В ECM-системы входит модуль управления потоками работ (workflow) – специальный механизм, заставляющий документы двигаться по заранее разработанному маршруту. Для чего в данном процессе необходимы нотации? И какую роль в этом играют специалисты служб ДОУ?

Как правило, внедрение ЕСМ-системы делится на несколько этапов, и настройка маршрутов движения документов далеко не первый из них.

Прежде, чем настроить движение различных документов по тем или иным маршрутам непосредственно в системе, необходимо изучить, как проходит конкретный процесс в организации, исследовать потоки движения документов. А при необходимости оптимизировать и описать, как процесс будет проходить в системе электронного документооборота. Именно для описания и схематического изображения процесса и используются специальные нотации, понятные различным специалистам: консультантам, аналитикам, бизнес-пользователям, разработчикам и т.д. Таким образом, описание процесса с использованием различных нотаций в дальнейшем используется в качестве основы для настройки маршрутов движения документов. Для описания процессов на уровне бизнес-аналитиков часто используется нотация BPMN.

Существуют решения, которые позволяют переносить схемы процессов, разработанные с помощью специальных инструментов и нотаций, непосредственно в систему, автоматически создавая при этом маршрут. Это облегчает работу бизнес-аналитика, что в конечном итоге позволяет более оперативно реагировать на внутренние изменения в бизнес-процессах предприятия.

При этом функции специалистов служб ДОУ могут быть различными. Например, они могут выступать в качестве экспертов, которые помогают консультантам понять протекание процессов, связанных с документационным обеспечением, выявить узкие места в процессах и определить варианты их оптимизации. Кроме того, специалисты ДОУ могут выступать консультантами, самостоятельно исследовать и описывать процессы, используя определенные нотации и инструменты создания схем, консультировать разработчиков, как должна быть настроена работа по различным процессам в ЕСМ-системе. Специалисты ДОУ могут быть привлечены к проверке правильности настройки движения документов по маршрутам до того, как в системе начнут работу все пользователи. Также очень часто на специалистов ДОУ ложится работа по ведению нормативной документации, регламентирующей различные процессы и движение различных документов. При этом тоже могут быть использованы различные нотации и инструменты описания процессов.

Нужно ли привлекать стороннюю компанию пред внедрением СЭД для описания имеющихся бизнес-процессов, или можно обойтись своими силами?

Описание бизнес-процессов – это очень трудоемкая задача, которая требует не только больших затрат времени, но и опыта и знаний от непосредственных исполнителей, глубокого и вдумчивого анализа процессов.

Как правило, работы по описанию бизнес-процессов выделяются в отдельный проект. Исполнители должны определить инструментарий и методологии (в том числе нотации), которые будут использовать для описания процессов. Определяющим в вопросе выбора методологии и программного обеспечения для описания бизнес-процессов должны быть цели, ради которых начаты работы. Также понятность для конечного пользователя (заказчика), так как работать в дальнейшем с результатами описания бизнес-процессов будут сотрудники, которые не обучены сложным нотациям и не имеют опыта системного анализа. Затем аналитикам необходимо детально разобраться в процессах, изучить работу сотрудников на местах, учесть все возможные взаимосвязи с другими процессами и особенности корпоративной культуры, при необходимости навести порядок. В ходе выполнения работ исполнителям придется много общаться с руководителями, которые будут оказывать давление и давать указания, как, по их мнению, должен быть построен тот или иной процесс.

Поэтому, для того, чтобы ответить на ваш вопрос, необходимо определить:

●    обладают ли ваши специалисты необходимым опытом и знаниями;

●    есть ли у вас ресурсы для обучения своих специалистов;

●    смогут ли ваши специалисты выделять значительное количество времени для описания бизнес-процессов и выполнять при этом текущую работу.

Если по всем пунктам вы можете дать положительный ответ, значит, можете описать бизнес-процессы своими силами.

Однако, на мой взгляд, наиболее эффективным будет совместное привлечение сторонней организации и плотное привлечение своих специалистов.

Привлечение внешних консультантов позволит вам не отвлекать своих людей от текущей работы и сэкономить на их обучении. Также консультанту из внешней компании гораздо легче общаться с руководителями и сотрудниками заказчика, так как он не является их подчиненным, и менее подвержен давлению.

Используя своих специалистов, в будущем вы не рискуете попасть в зависимость от сторонней компании. Свои специалисты при совместной работе смогут поднять свою квалификацию и затем регулярно проводить анализ бизнес-процессов после ухода консультантов. При этом, обращаясь к внешним консультантам, убедитесь, что они готовы не только выполнить работы непосредственно по описанию бизнес-процессов, но и передать свой опыт и знания вашим специалистам.

И самое важное в описании бизнес-процессов, чтобы эта работа не была сделана просто для галочки. Нужно чтобы сделанные выводы и рекомендации по оптимизации бизнес-процессов затем явно были выражены в проекте внедрения и подкреплены возможностями СЭД. А это чаще всего могут сделать именно внешние консультанты, хорошо знакомые с возможностями СЭД.

В продолжение темы рекомендую вам статью Пять типовых шагов для внедрения ECM-системы.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"